Учет гсм и путевых листов – “Учет путевых листов и ГСМ. ПрограммаУчет путевых листов и ГСМ предназначена для учета работы грузового и легкового автотранспорта в организациях – как.”. Скачать бесплатно и без регистрации.
Как списывать ГСМ без путевых листов?
Правила, применяемые при учете ГСМ
Как обосновывается расход топлива?
Основной документ, подтверждающий объем списания
Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?
Правила, применяемые при учете ГСМ
Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.
Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.
Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.
Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.ДзенЗалитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:
- Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
- Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.
Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.
Как обосновывается расход топлива?
Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:
- документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
- утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.
Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:
- обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
- осуществление контроля над расходованием горючего.
Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.
Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.
Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.
Основной документ, подтверждающий объем списания
Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.
Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).
В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:
- оформляется на определенное авто;
- описывает выполняемое им задание;
- содержит указание на вид используемого топлива;
- отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
- указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).
Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?
А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.
Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.
Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.
О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.
***
ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.
Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.
nsovetnik.ru
Учет движения путевых листов и ГСМ в 2018 году — СКБ Контур
При ручном ведении путевых листов и учете расхода ГСМ высока вероятность не заметить ошибки, допущенные при заполнении определенных частей документа, или, например, забыть о сроке прохождения очередного техосмотра. Бумажные документы следует заполнять с особой внимательностью: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход топлива и другие данные. Такая работа отнимает время и требует терпения, чего диспетчерам и водителям хватает не всегда.
Между тем правильное и разборчивое заполнение путевых листов крайне важно: если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что документ составлен неверно (например, неразборчиво написан пункт назначения или имеются другие ошибки), то у нее будет основание не признавать путевой лист в качестве документа, подтверждающего осуществление расходов на ГСМ. А еще бумажные документы имеют свойство теряться.
Чем могут грозить компании проблемы с заполнением документов? Налоговая база для расчета налога на прибыль компании вырастает ровно на суммы документов, не принятых к учету в рамках налоговой проверки. В итоге налог на прибыль, уплаченный компанией, оказывается меньше, и, как следствие, компании начисляются штрафы, пени.
Чтобы избежать неприятностей, достаточно следовать нескольким рекомендациям.
Совет № 1. Составляйте путевые листы правильно и разборчиво. В таком случае вы сможете корректно отнести расходы на ГСМ и таким образом уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организации.
Корректно заполнить путевой лист помогает ПО. В программе «Путевые листы и ГСМ» форма путевого листа всегда соответствует требованиям текущего законодательства. Кроме того, в программе есть несколько вариантов печатных форм путевых листов, среди которых можно выбрать тот, что подходит вам.
Сэкономить время и исключить непредвиденные ситуации с неразборчивым написанием каких-либо пунктов поможет использование готовых справочников. «Путевые листы и ГСМ» предоставляют возможность завести справочник маршрутов с указанием населенных пунктов, справочник водителей, топливных баков и т д. Процесс подготовки путевого листа занимает считанные минуты.
Автоматизированный учет путевых листов и расхода ГСМ актуален по двум причинам. Во-первых, это гарантия снижения налоговой базы и уплаты пониженного налога на прибыль. Во-вторых, особый контроль расходов на ГСМ в ситуации систематического роста цен на топливо.
Совет № 2. Используйте нормативы расхода ГСМ. Это позволит установить контроль над затратами на ГСМ в организации.
Существуют нормативы, указанные в распоряжении Министерства транспорта РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р. Каждая организация самостоятельно решает, применять или нет стандартные нормативы. Понятно, что в каждом конкретном случае ситуация особенная, однако ориентир на какие-либо нормы позволяет своевременно реагировать на появившиеся отклонения.
Программа «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести автоматизированный контроль расходов на горючее, готовить регулярные отчеты. По сути, нужно фиксировать факты поступления и расходования ГСМ, а на их основе можно проводить анализ с помощью промежуточной отчетности, где в конкретных колонках видны отклонения факта от нормы. Также в программе «Путевые листы и ГСМ» есть нормативы расходования, связанные с сезоном, маршрутом, классом автомобиля и т д.
Благодаря анализу отчетов, вы сможете выявлять подозрительные выбросы, осуществлять постоянный контроль, оперативно реагировать на ситуацию и применять управляющее воздействие. В результате снижается риск появления неконтролируемых списаний и утечек ГСМ.
Совет № 3. Если произошло резкое отклонение от нормы расходования ГСМ, разберитесь в причинах. Возможно, не учтен один из факторов, влияющих на расход топливных материалов.
Любые отчеты имеют смысл лишь в сравнении с предыдущими или последующими показателями. Если вы увидели, что факт расходования ГСМ значительно отклонился от нормы, нужно проанализировать, почему это произошло и что с этим делать. Помните, что факт повышенного расхода не всегда свидетельствует о нелегальной утечке топлива. Возможно, нужно пересмотреть нормирование. Допустим, не учтены зимние нормативы, и ГСМ по-прежнему списываются по летним нормативам. Также на расходы топлива могут влиять и другие факторы: по городу или трассе ехал автомобиль, с грузом или без и т д.
Как правило, все эти отклонения выявляются в результате инвентаризации, однако, используя ПО, вы сможете осуществлять контроль за расходом ГСМ за любой период.
Если же в результате инвентаризации была выявлена недостача (количество ГСМ в бухгалтерском учете и данных первичных документов не совпадает с количеством на складе), и недостающее количество ГСМ превышает естественную убыль, установленную законодательством, то в ходе работы инвентаризационной комиссии принимается решение об установлении виновного лица. Если выявить его невозможно, недостача относится на убытки.
Юлия Вольхина, менеджер продукта «Путевые листы и ГСМ»
kontur.ru
Учет путевых листов. Журнал учета, ведение
Содержание страницы
Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.
Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.
Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.
ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.
Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.
КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.
Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:
- заполнять бумажный вариант журнала;
- вести таблицы в Excel;
- ограничиться заполнением формы в программе 1C.
Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.
Основная документация
Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.
Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:
- легковым транспортным средствам;
- спецтранспорту;
- легковым такси;
- грузовым машинам;
- автобусам.
Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.
ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.
В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.
Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.
Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.
Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.
Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.
В документе по форме №8 отражается такая информация:
- порядковый номер выписанного путевого листа;
- дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
- ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
- номерные знаки транспортного средства;
- подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.
Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:
- водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
- диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
- бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.
Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.
Если обнаружена ошибка
При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:
- перечеркнуть одной линией неверную информацию;
- рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
- указывается надпись с правильными данными;
- обязательно проставляется дата корректировочных действий;
- каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.
Самостоятельно разработанная форма
Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:
- учетной политике;
- приказе об утверждении первичного бланка.
В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.
assistentus.ru
документация и назначение пунктов меню
Программа учета путевых листов предназначена для ввода и проверки путевых листов, расчета расхода ГСМ. Аналитический учет ведется в разрезе водителей, автомобилей (единиц техники) и видов топлива. Рассмотрим назначение основных пунктов меню задачи «Учет ГСМ и путевых листов»:
1. Справочники
1.1. План счетов – общий справочник программы, содержащий счета бухгалтерского учета.
1.2. Работники предприятия – общий справочник сотрудников предприятия.
1.3. Склады (подразделения, материально-ответственные лица) – справочник из Складского учета. Используется при получении ГСМ со склада предприятия.
1.4. Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов предприятия.
1.5. Автомобили (единицы техники) – справочник транспортных средств предприятия. Здесь указывается информация о марке, модели, государственный регистрационный номер, субсчет затрат на списание ГСМ, субсчет для списания ГСМ сверх норм, грузоподъёмность, тип транспортного средства, нормы расхода ГСМ по видам топлива.
1.6. Виды ГСМ – справочник видов ГСМ для ускорения ввода путевых листов.
1.7. Типы автомобилей – справочник типов транспортных средств.
1.8. Дополнительное оборудование – справочник оборудования, используемого на специальных автомобилях.
1.8. Реквизиты собственной организации – общие константы предприятия: ИНН, наименование и т.д.
1.9. Справочник норм расхода топлива согласно распоряжению № АМ-23-р от 14 марта 2008 года.
1.10. Места отправления/назнаяения – справочник наименований мест с адресом для удобного заполнения задания в путевом листе.
1.11. Маршруты – справочник мартшрутов транспортных средств.
2. Данные – в этом меню сосредоточены основные функции программы.
2.1. Ввод путевых листов – основной пункт программы для ввода первичных документов. Представляет собой электронный журнал выдачи путевых листов предприятия. Рекомендуется, чтобы бланки путевых листов заполнялись вручную непосредственно водителями в соответствии с приказом Министерства транспорта РФ от 18 сентября 2008 г. № 152 об утверждении обязательных реквизитов путевого листа и порядка их заполнения. Для ввода нового путевого листа нажмите кнопку «F5 Добавить», в открывшемся окне «Карточка путевого листа» укажите номер, дату путевого листа, водителя из справочника сотрудников предприятия нажав кнопку «Водитель», транспортное средство из справочника «Автомобили» нажав кнопку «Автомобиль», используемое топливо, остаток ГСМ и показания спидометра при возвращении. Остаток ГСМ и показания спидометра при выезде будут скопированы программой из последнего путевого листа по указанному автомобилю. Если топливо было заправлено на складе предприятия укажите это нажав кнопку «Получено со склада». В случае заправки топливом на АЗС нажмите кнопку «Куплено по чекам». Далее можно рассчитать расход ГСМ по путевому листу, для этого нажмите кнопку F9 Расчет расхода. Проверьте визуально списание ГСМ и нажмите кнопку «Сохранить». В форме «Карточка путевого листа» есть полезная функция «Подогнать пробег», которая позволяет избежать ошибок при заполнении путевого листа.
Для расчета списания ГСМ по специальной технике (экскаваторы, бурильные установки и проч.) используется графа «количество часов работы». Графа в форме ввода путевого листа «количество тонн/км» используется для расчета списания ГСМ для грузовых автомобилей, автопоездов с прицепом или полуприцепом. А графа «количество рейсов» необходима для списания ГСМ по норме количества рейсов. При использовании указанных методов списания ГСМ обязательно укажите в справочнике Автомобилей в пункте «нормы расхода по видам топлива» необходимые нормы: норма по количеству рейсов, норму по тонн/км, летнюю и зимнюю нормы по отработанным часам.
2.2. Остатки ГСМ в разрезе водителей – пункт меню программы для ввода начальных остатков в разрезе автомобилей, водителей и видов ГСМ.
2.3. Пересчет путевых листов – пункт меню служит для пересчета списания ГСМ по путевым листам за указанный период. Используется при обнаружении ошибок.
2.4. Передача остатков ГСМ между водителями – журнал передачи остатков ГСМ от водителя к водителю в разрезе автомобилей и видов ГСМ.
3. Отчеты
3.1. Оборотная ведомость в разрезе водителей по указанному виду ГСМ за указанный период.
3.2. Итоговый свод по счетам – отчет по указанному виду ГСМ за указанный период с итоговыми суммами остатков и оборотов, а также итогов в разрезе проводок на списание ГСМ.
4. Разное
Разное – сервисный пункт программы, содержащий пункты “Упаковка” и “Переиндексация”,”Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ», “Регистрация программы”.
Пункты “Упаковка” и “Переиндексация” необязательны к применению, но их реккомендуем выполнить после сбоев в сети энергоснабжения.
Пункт Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ» необходим для установки периода действия зимних норм расхода ГСМ,
субсчета 71 счета для расчетов с подотчетными лицами по ГСМ, субсчета 10 счета учета ГСМ, варианта аналитического учета ГСМ, а также других констант программы.
Вы можете воспользоваться нашим специальным предложением – бесплатный доступ ко всем пунктам меню и возможностям программы на 7 дней.
Для этого необходимо зарегистрировать модуль «Учет путевых листов и списание ГСМ» программы НМА, выбрав пункт меню «Регистрация программы»,
и прислать нам код для разработчиков.
Программа “Учет ГСМ” проста в освоении, сочетает в себе быстроту и удобство ввода данных.
Начать использовать программу можно прямо сейчас,
не дожидаясь начала месяца или отчетного периода: Порядок внедрения программы путевые листы и списание ГСМ.
nm-a.ru
Как списывать гсм по путевым листам – списание дизельного топлива в бухгалтерии
II. Заполнение путевых листов
7. Заполнение реквизитов путевых листов производится последовательно в соответствии с настоящими указаниями и является обязательным для всех государственных, кооперативных и общественных предприятий, организаций и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые грузовые автомобили.
8. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.
9. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автотранспортного предприятия или уполномоченным на то лицом в следующей последовательности:
9.1. На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.
9.2. В строке «Режим работы» записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.
9.3. В строке «Колонна, бригада» записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.
В строке «Автомобиль» записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.
9.4. В строке «Водитель» записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу. В строке «Табельный номер» записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.
9.5. В строках «Прицепы» записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.
9.6.
В строке «Сопровождающие лица» записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).
9.7. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.
9.8. В разделе «Задание водителю» в графе 16 «В чье распоряжение» на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.
9.9. В графе 17 «Время прибытия» записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.
9.10. В графах 18 «Откуда взять груз» и 19 «Куда доставить груз» записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.
9.11. В графе 20 «Наименование груза» записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.
9.12. В графе 21 «Количество ездок с грузом» на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.
9.13. В графе 22 «Расстояние» записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.
9.14. В графе 23 «Перевезти тонн» записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.
Право изменения задания, указанного в разделе «Задание водителю», имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках «Особые отметки». В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).
9.15. На лицевой стороне путевого листа в строке «Выдать горючее» записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.
9.16. В строке «Подпись диспетчера» диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.
10. Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:
10.1. В разделе «Движение горючего» в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче — смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.
Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.
10.2. На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.
10.3.
В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 5 «Показания спидометра» механик контрольно — пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 «Время фактическое» штамп — часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп — часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.
10.4. В разделе «Движение горючего» в графе 10 «Остаток при выезде» механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.
10.5. В строке «Подпись механика» механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке «Подпись водителя» — водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.
11. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности.
В разделе «Последовательность выполнения задания» формы N 4-с:
11.1. В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно — транспортных документов по ездкам.
11.2. В графе 25 «Номера приложенных товарно — транспортных накладных» грузоотправителем записываются все номера товарно — транспортных накладных, относящихся к данной ездке.
11.3. В графе 26 «Время прибытия» проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно — пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).
При отсутствии въездных ворот или контрольно — пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно — транспортной накладной (ТТН).
11.4. В графе 27 «Подпись и печать» грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.
12. Графа 28 «Отметки автопредприятия» может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.
13. В разделе «Простои на линии» работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.
14. В строках «Особые отметки» на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).
15. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:
15.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп — часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 «Показания спидометра».
15.2. В разделе «Движение горючего» механик КПП или ОТК заполняет графу 11 «Остаток при возврате» и расписывается под ней.
15.3. В разделе «Движение горючего» заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 «Сдано» и расписывается под ней.
15.4. В строке «Сдал» водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке «Принял» подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки «Возвращение в гараж» раздела «Работа водителя и автомобиля» и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.
16. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняет его в следующей последовательности:
16.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Нулевой пробег» по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.
16.2. В разделе «Движение горючего» в графе 13 «Коэффициент изменения нормы» записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 «Время работы спецоборудования» и графе 15 «Время работы двигателя» на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно — разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.
16.3. В разделе «Последовательность выполнения задания» диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке «ТТН в количестве» — общее количество сданных товарно — транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно — транспортных накладных водитель расписывается в строке «Сдал водитель», а диспетчер — в строке «Принял диспетчер».
warmedia.ru
Учет ГСМ в программе | Респект: Учет путевых листов и ГСМ
Программа «Респект: Учет путевых листов и ГСМ» производит расчет расхода топлива и учет остатков и движения горюче-смазочных материалов грузовым и легковым автотранспортом в 1С.
Расчет производится на основе пробега автотранспорта и выполненной работы по грузоперевозке. В качестве топлива применимы следующие виды: бензин, дизель природный газ и т.д., при этом допускается использование на одном автомобиле несколько видов горючего одновременно, при условии хранения в разных баках.
Поступление топлива
Программа автоматизирует процесс учета остатков ГСМ в транспортных средствах. При этом есть возможность корректировки остатков в баках.
Поддерживаются следующие виды заправок:
- за наличные,
- по пластиковым картам,
- по заправочным талонам,
- со своего склада,
- заправка у поставщиков.
В дальнейшем по каждому виду заправки можно сформировать отчеты.
Нормы расхода ГСМ
При расчете расхода топлива автомобилем используют базовое нормы, которое определяется для каждой модели в качестве среднестатистической базовой единицы. Отдельно указываются нормы расхода, для расчета при выполнении транспортной работы.
В программе заложен справочник норм расхода топлива в разрезе моделей. Нормы расхода основываются на распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р с изменениями от 14.05.2014 N НА-50-р и от 14.07.2015 N НА-80-р. В дополнение к распоряжениям Минтранса, организация вправе установить нормы для расчета расхода топлива самостоятельно.
Порядок расчета расхода
При расчете могут быть использованы следующие предопределенные поправочные коэффициенты:
- климатический,
- виды населенных пунктов,
- высота дороги над уровнем моря,
- класс дороги,
- возраст и общий пробег автотранспорта,
- использование кондиционера или отопителя.
При необходимости можно задать собственные коэффициенты. Значение и сроки применения коэффициентов так же могут меняться пользователем.
Для легкового автотранспорта
Нормативный расход горючего для легковых автомобилей в программе определяется как произведение нормы расхода на пробег автомобиля. Далее если указаны, применяются поправочные коэффициенты.
Поправочные коэффициенты применятся как ко всему маршруту, так и к его участкам, к примеру, при движении внутри и вне населенного пункта.
Для грузового автотранспорта
Значение расхода ГСМ для грузовых автомобилей и автопоездов рассчитывается исходя из данных об общем пробеге, данных о транспортной работе в тонно-километрах. При использовании прицепа, учитывается его вес. Применяется норма расхода топлива для пробега грузового автомобиля и отдельно норма на каждую перевезенную тонну груза.
Далее применяются поправочные коэффициенты, зависимости от данных маршрута и установленных коэффициентов для транспортного средства.
Списание топлива в расходы
Списание ГСМ в расходы производится по данным из путевых листов. На основании выборки путевых листов за период формируется документ типовой конфигурации «Требование накладная», который формирует проводки списания ГСМ в 1С. Модуль интегрируется в типовые конфигурации: Бухгалтерия предприятия, УПП, Управление торговлей, Комплексная автоматизация.
При этом в зависимости от выборки путевых листов можно сделать несколько видов списания с отнесением затрат на соответствующий центр учета расходов. Выборки могут быть группированы по следующим параметрам:
- организации
- подразделения
- автомобиль
- вид ГСМ
- водитель
Таким образом, модуль учета ГСМ в 1С детализирует движение топлива после передачи со склада на транспортные средства, и затем списывает переданное топливо на соответствующие счета затрат по нормам.
avtouchet.ru
Учет путевых листов в бухгалтерии. Порядок списания ГСМ.
На предприятии, которое использует транспортные средства, должен быть надлежащим образом организован учет ГСМ, путевых листов. Последние являются основными документами, отображающими расход топлива, маршрут движения автотранспорта, величину пробега.
Путевые листы являются стандартизованными документами. Их форма принята Госкомстатом в 1997 г. Она является универсальной, используется до сих пор. Стандартные путевые листы являются обязательными к использованию на государственных и частных предприятиях, имеющих собственный автопарк, даже состоящий из 1 транспортной единицы.
Порядок работы с путевыми листами
Путевые листы распределяются ответственным специалистом на каждую смену. Исключение представляет обеспечение необходимыми документами сотрудников, находящихся в длительных командировках. Работа бухгалтерии с путевыми листами имеет ряд особенностей:
- документы хранятся минимум 5 лет;
- изменения в путевые листы (по расходу топлива, километражу и т.п.) могут быть внесены только при визировании подписями двух ответственных специалистов;
- списание ГСМ организовывается только при наличии квитанций об их оплате;
- если для нужд компании используется личный транспорт сотрудников, информация об этом отражается в путевом листе (это обеспечивает возможность получения водителем компенсации).
Документы, подтверждающие использование транспорта для нужд предприятия, должны учитываться соответствующим образом. Это является актуальным требованием контролирующих органов. Для учета движения транспорта, расхода ГСМ и т.п. используется путевой журнал. Утвержденной для его заполнения является Форма 8.
Порядок и правила учета путевых листов четко регламентированы. Несоблюдение их является нарушением законодательства. Журнал учета должен вестись в установленном порядке. В нем указывается вся информация о выдаче путевых листов.
Что касается стандартизованной формы журнала учета, она может быть дополнена актуальными для конкретной компании графами и строками. Обязательным условием является сохранение утвержденных блоков.
Эффективный учет путевых листов выгоден прежде всего самому предприятию. Он позволяет минимизировать ошибки при осуществлении расчетов между организацией и заказчиками, контролировать работу водителей, точно рассчитывать заработную плату. Также грамотный учет обеспечивает возможность оптимизации налоговых выплат.
Специфика электронного учета путевых листов
Сегодня практически для каждой организации актуальна оптимизация бизнес-процессов. Учетные операции также могут и должны быть автоматизированы. В арсенале современных бухгалтеров имеются инструменты и средства для оптимизации учета путевых листов.
Специальное программное обеспечение позволяет минимизировать затраты времени на оформление учетных документов. Кроме того, использование профильных электронных систем снижает риск утраты важной учетной информации.
Оптимизировать процесс учета путевых листов можно и не только с помощью интеграции в существующую систему нового ПО. Хотите разгрузить бухгалтерию? Передайте часть ее функций на аутсорсинг.
Компания «Консалтинг Премиум» предлагает широкий ассортимент разовых бухгалтерских услуг и комплексные решения по сопровождению бизнеса.
Наши специалисты, благодаря высокому уровню профильной подготовки и опыту, эффективно решают различные учетные задачи, в том числе по организации учета путевых листов, с гарантией качества результата, минимизации рисков.www.konsaltingpremium.ru
Добавить комментарий