Расходы гсм – Как признавать расходы на ГСМ по автомобилю, по которому Минтрансом не утверждены нормы списания?

Содержание

норма расхода. Нормы расхода горюче-смазочных материалов для автомобиля

В компании, где задействованы транспортные средства, всегда необходимо учитывать расходы на их эксплуатацию. В статье рассмотрим, какие траты должны быть предусмотрены на горюче-смазочные материалы (или ГСМ). Норма расхода обычно рассчитывается специалистом, знающим все нюансы.

Этот вопрос стал еще более актуальным тогда, когда цены на ГСМ стремительно потянулись вверх. На предприятиях стали осваивать новые нормы расхода ГСМ и пытаться найти инструменты контроля за оборотом горюче-смазочных материалов, а также возможности свести их к минимуму, сохранив при этом эффективность деятельности компании.

Основы нормирования

Нормирование расходов — это сравнение затрат на разные ГСМ с теми, которые списаны фактически. Для этого механизма имеются две технологии.

Первая основывается на информации об использованном топливе по факту. Если все же будут учитываться базовые нормы расхода топлива, то остатки бензина должны быть подтверждены детально.

Вторая технология основывается на тех нормах, которые утвердил руководитель предприятия с учетом модели автомобиля, его степени износа и особенностей эксплуатации. Тут надо еще отметить то, что и при списании применяются нормы расхода, установленные Министерством транспорта.

Оптимальный вариант

Естественно, будет проще применять нормы расхода ГСМ Минтранс. Но многие компании предпочитают утверждать свои собственные. В подавляющем большинстве случаев разработкой своих нормативов занимаются компании, где используется много ТС. Эта работа является далеко не самой простой, как может показаться на первый взгляд.

Сначала руководитель подписывает указ о проведении замеров расхода топлива по всем имеющимся маршрутам следования, с учетом разных условий.

После проведенных замеров для каждого участвующего автомобиля оформляется соответствующий акт.

На основе этого издается приказ о нормах расхода ГСМ внутри компании. Данные заносят в положение о контроле над расходом горюче-смазочных материалов.

Чтобы со стороны налоговых органов не было лишних вопросов, необходимо подтвердить, что нормы, зафиксированные в учетной политике, приняты в соответствии с реальными условиями эксплуатации транспорта и состоянием используемых ТС. Подробный расчет и учет ГСМ на предприятии бывает достаточным для того, чтобы проверяющие органы понимали, что эти траты являются обоснованными. В остальном же те нормы, которые предлагает Министерство транспорта, вполне можно использовать в работе в качестве базы.

Что учитывается?

Для того чтобы списать в конкретном случае ГСМ, норма расхода должна быть обоснована экономически. Налоговые инспекторы подразумевают под этим то, что расход фактический должен соответствовать тем нормам, которые утверждены в этой же компании. Это касается в том числе и тех организаций, которые работают по упрощенной схеме налогообложения.

Минтранс

В Министерстве транспорта при разработке норм учли и некоторые особенности при эксплуатации.

Так, зимняя норма расхода топлива составляет от 5-ти до 20-ти процентов в зависимости от климата.

На дорогах в горной местности предполагается до 20 %, в зависимости от высоты над уровнем моря.

На разных дорогах со сложным планом повышенный расход может составлять до 30 %.

В условиях города также бывают ситуации, когда расход увеличивается до 25 %.

При частых остановках транспорта предусматривается 10 %.

При транспортировке тяжелых, больших, опасных или же хрупких грузов, когда автомобиль вынужден двигаться на малой скорости, предусматривают до 35 % перерасхода.

При работе кондиционера или режима «климат-контроль» - до семи процентов.

Так, чтобы нормы расхода ГСМ на автомобили регулировались в полной мере, необходимо предусматривать различные режимы их применения в зависимости от конкретных условий эксплуатации.

Программы

Сегодня, наверное, при ведении любого вида бизнеса используется ПО с соответствующей специализацией. Особенно это актуально для тех компаний, в которых стремятся оптимизировать процесс таким образом, чтобы получать лучший результат при минимальных затратах усилий.

Так, при эксплуатации автомобиля учет ГСМ на предприятии может производиться с помощью обычной программы Exel. Однако для обеспечения наиболее удобного контроля потребуется специализированное ПО. Утилиты позволят автоматизировать процесс поступления и расхода ГСМ по всем используемым предприятием транспортным средствам и контролировать с максимальной точностью отклонения фактических затрат от тех, что входят в нормы расхода ГСМ (Минтранс или разработанных непосредственно в компании).

Что делать при перерасходе?

Отчетность принесет реальную пользу лишь тогда, когда будут сравниваться показатели предыдущие и будущие. При установлении конкретного факта значительного превышения ГСМ ситуация должна быть подробно проанализирована. Целью является выявление причин, которые привели к такому результату. На их основании и принимается решение по данному вопросу.

Воровство или другая причина?

Когда уровень ГСМ (норма расхода) существенно превышен, это не всегда свидетельствует о воровстве. Иногда при детальном рассмотрении разработчики приходят к выводу о необходимости пересмотра норм. К примеру, грузовики тратят различное количество топлива, в зависимости от состояния загруженности и условий работы.

Кроме того, во внимание иногда нужно принимать и другие внешние и внутренние факторы, например, особенности используемой дороги и многое другое.

Выяснение причины

Чтобы докопаться до причины, во-первых, нужно, чтобы водитель написал объяснительную, где бы обосновал превышение расходов. В зависимости от выводов, сделанных на основании предоставленного документа, принимается решение о том, учитывать с превышением расход топлива и ГСМ-нормы в налогообложении прибыли или все-таки лучше списать затраты в счет собственных средств компании. Если же будет выявлен недобросовестный расход, то он, естественно, списывается непосредственно с водителя.

Так, в компаниях осуществляется расчет ГСМ, норма расхода которого берётся в талоне, и далее определяется экономия или перерасход. Горюче-смазочные материалы всегда можно списать как фактические затраты. Однако они будут считаться обоснованными лишь в том случае, когда не превышают установленные компанией или утвержденные Минтрансом базовые нормы расхода топлива.

Порядок списания

Необходимо точно решить, каким образом будет производиться учет приобретенного топлива. Чаще всего водители сами покупают его на заправочных станциях при необходимости, на что им специально выделяются деньги. Затем они предоставляют авансовый отчет об этом вместе с приложенными чеками с автозаправочных станций.

Другой вариант может предусматриваться тогда, когда компания заключает договор с какой-то сетью автозаправочных станций. Тогда бензин будет оплачиваться по безналичному расчету. В этом случае в конце месяца будет присылаться подробная информация о том, сколько бензина и по какой цене было отпущено по предоставленным водителями талонам или картам. Специально для такого учета иногда целесообразно открывать специальный счет.

Далее следует продумать политику списания горюче-смазочных материалов. Чаще всего нормы расхода ГСМ (Россия) предполагают списание топлива в бухучете на общехозяйственные нужды, а также на производство. Выбор в данном случае зависит от рода деятельности организации, а также от вида используемого транспорта.

Путевые листы

ГСМ списывается на основе данных, представленных в путевых листах. Именно они являются документами, которые заполняются водителями и по которым выясняется, были ли соблюдены нормы расхода ГСМ (Минтранс РФ или те, что разработаны в компании).

Министерством транспорта предписывается указывать на документах точный маршрут и километраж, объем имеющегося топлива на момент начала пути и в его конце. Определяемая разница по параметрам покажет произведенный фактический расход, который затем списывается. Это делается по себестоимости, средней цене или технологии ФИФО. В последнем случае технология должна быть отражена в учетной политике. Следует учесть, что метод качественно отличается от того, как списываются другие материалы.

Путевые листы оформляются на один день, смену или заказ. Более длительный срок может быть предусмотрен лишь в случае командировки, когда задание выполняется более одной смены. Однако законом такое предписание обязательно для выполнения только автотранспортными организациями. Если же компания осуществляет иную предпринимательскую деятельность, путевые листы вполне могут выписываться и на более длительный срок, в зависимости от необходимости. Однако период (как и форма) путевого листа должны быть изначально регламентированы руководителем компании.

Налогообложение

При расчете налога на прибыль ГСМ прописывается или в материальных затратах, или в прочих расходах, которые необходимы для содержания транспорта. В Налоговом кодексе не предписывается необходимость нормированных соответствующих расходов. Поэтому они вполне могут списываться в размере фактических затрат.

В то же время нельзя забывать о том, что расходы должны быть обоснованными. Поэтому для более эффективного контроля рекомендуется использовать специальную таблицу, в которой будут отражаться нормы.

Для этой же цели следует прописать, по какой статье будет производиться учет: по материальным или по другим, и как именно обеспечится контроль над расходами горюче-смазочных материалов.

Нормы: применять или не применять?

Решая вопрос о том, использовать или нет нормы, определенные Министерством транспорта, нужно понимать, что они были разработаны для определенных автомобилей и при определенных условиях. Но, например, зимняя норма расхода ГСМ будет существенно отличаться от предписанной изначально. Также имеет значение наличие светофоров, необходимость технических остановок и прочее.

Поэтому, как правило, на практике получается, что разработанные нормы значительно отличаются от реальных условий. Когда учитывается низкая температура воздуха, малая скорость езды, например, в городских пробках и необходимость периодических остановок и многие другие факторы, то становится понятным, что предлагаемые изначально нормы будут существенно превышены.

С другой стороны, они вполне могут быть взяты за базу, и их данные будут потом скорректированы с учетом реальных внутренних и внешних факторов эксплуатации транспортных средств.

В заключение можно отметить, что точный учет, куда входят разные условия, например, зимняя норма расхода топлива и другое, обеспечиваются правильными документацией и документооборотом, которые установлены в компании.

fb.ru

Расходы на ГСМ

«Лирическое вступление». О консультантах замолвите слово...

Хотелось бы сразу отметить, что эта статья в первую очередь может быть полезной работникам тех организаций, которые не являются автотранспортными. То есть для тех, где автопарк состоит из небольшого количества автомобилей, никаких специальных подразделений нет, проще говоря, где несколько машин возят начальство.

Начнем с того, что в последнее время некоторые видимо большие специалисты безапелляционно заявляют, что расходы нигде не нормируются, а списываются в размере фактических затрат. При этом, исходя из подобных консультаций, получается, что путевые листы нужны исключительно для подтверждения использования автомобиля в служебных целях.

При этом такие консультанты ловко обходят неизбежный вопрос, а как же бухгалтер должен определить этот самый фактический размер.

То есть получается, бухгалтер должен иметь путевые листы лишь в качестве подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, а списывать по чекам, талонам, картам указанным в авансовых отчетах водителей, ну и акт какой составить, для очистки совести.

Браво, бухгалтера хлопают в ладоши, всё просто и красиво, зачем раньше считали километраж в путевых листах, смотрели какие-то нормы, долой бюрократизм! К ним дружно присоединяются водители, теперь километраж в путевых листах можно писать прямо с потолка гаража, всё равно ведь теперь - сколько заправил столько и спишут!

На этом можно было бы, и закончить, как говорится и жизнь хороша, и жить хорошо. Однако, как же быть с тем, что в соответствии с законом о бухгалтерском учете: - «совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику».

А согласно ПБУ: - «учетная политика организации должна отвечать требованиям полноты, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности»
.

Есть в том же законе и такие слова: – «Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни».

Обязан, понимаешь, организовать и осуществлять контроль, а вот консультант не обязан, отсюда видимо и такие рекомендации, которые даже в журналах печатают.

Теперь перейдем к налоговому учету, в тех же консультациях на голубом глазу пишут: - « НК РФ не требует нормировать расходы на ГСМ ни для налога на прибыль, ни для налога при УСН. Нормы Минтранса по расходу топлива и смазочных материалов для целей налогообложения необязательны. Это признает и Минфин (Письма Минфина от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67)».

Требований о нормировании расходов НК РФ может и не содержит, зато он содержит вот такие базовые требования к расходам: - «Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме».

Почему-то сразу же вспоминается анекдот:

Урок геометрии в грузинской школе.
Учитель:
– Гоги, нарисуй треугольник.
Гоги рисует.
Учитель просит:
– А теперь докажи, почему это треугольник.
Гоги бьет себя кулаком в грудь и говорит:
– Треугольник, мамой клянусь!

Таким образом, чтобы не выступить в роли Гоги и как поется в одной песне: - «так оставим не нужные споры…», нормы списания ГСМ должны быть, и они должны быть обоснованные. Иначе ни о каком внутреннем контроле в этом случае и быть не может, бухгалтерия просто выполняет учетные функции.

Нормы расхода минтраса и другие виды норм расхода топлива

Итак, сначала самое очевидное насчет норм списания ГСМ. Организации, не относящиеся к автотранспортным, вправе также как автотранспортные использовать нормы, установленные в Методичке Минтранса (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р).

Однако могут, не значит, обязаны. Следовательно, есть возможность применять какие-то другие обоснованные нормы списания ГСМ, кроме норм Минтранса. Вариантов здесь не так много, хотя кто знает, подойдет любой обоснованный.

Второй по очевидности вариант, это воспользоваться данными, указанными в технической документации завода-изготовителя на конкретный автомобиль. Однако этот способ не очень удачный, всем мы знаем, что одной из характеристик повышающих достоинства автомобиля в глазах покупателей является низкий расход топлива. По этой простой причине, изготовители нередко занижают расход топлива.

На этом этапе можно сравнить нормы списания ГСМ Минтранса и завода изготовителя, выбрав наиболее приемлемые.

Третий способ - разработать собственные нормы, это самый лучший с точки зрения достоверности способ, но при этом и самый так сказать канительный.

Для этого создается комиссия, затем проводятся контрольные замеры, по итогам которых составляется акт или акты где фиксируются километраж и расход топлива.

Такие замеры проводятся в хорошую погоду, при отсутствии пробок, при отключенном кондиционере и т.д. и т.п., поскольку нужны именно «базовые» нормы, от которых потом можно будет «плясать» в сторону их увеличения в зависимости от условий эксплуатации автомобиля.

Четвертый способ, скорее теоретический заказ на разработку нормативов можно перенаправить сторонней организации. Минус здесь в том, что за это удовольствие придется заплатить.

Так или иначе, никто не запрещает выяснить нормы списания топлива всеми четырьмя способами и затем выбрать самый подходящий.

В ряде случаев организациям придется ориентироваться только на данные о расходе ГСМ производителя или на собственные контрольные замеры. Причина банальна, в Методичке Минтранса норм списания для конкретного автомобиля может попросту не оказаться. При этом в любом случае Методичка Минтранса может пригодиться для установления повышающих коэффициентов.

Обоснованно увеличиваем нормы расхода ГСМ

Очевидно, что расход бензина напрямую зависит от того, в каких условиях эксплуатируется автомобиль (какая за бортом погода, летними или зимними шинами оснащена машина, едет автомобиль по пустой трассе или стоит в пробках и т.п.). Можно, попытаться разработать такие коэффициенты самостоятельно. Однако, скорее всего это уже будет лишней и неэффективной работой, здесь следует поступить проще, а именно отталкиваться от размеров коэффициентов, которые рекомендует Минтранс.

«Зимние» коэффициенты

Предельные значения зимних надбавок к нормам расхода автомобильного топлива в Методичке приведены по регионам России. Надбавки определены на основе значений среднемесячных, максимальных и минимальных температур воздуха, данных о средней продолжительности зимнего периода, обобщения опыта эксплуатации автомобильного транспорта в регионах - в соответствии с ГОСТ 16350-80 "Государственный стандарт Союза ССР. Климат СССР. Районирование и статистические параметры климатических факторов для технических целей".

Соответственно, размер «зимней» надбавки может составлять от 5 до 20 процентов в зависимости от региона (федерального округа), где эксплуатируется автомобиль. Например, для Москвы, Брянской области, Республики Татарстан и т.д. надбавка составит 10 процентов, для Кировской области - 12 процентов, для Оренбургской области - 15 процентов, для Республики Саха - 20 процентов и т.д.

Обратите внимание! При использовании установки "климат-контроль" независимо от времени года при движении автомобиля по Методичке может быть применен коэффициент до 7 процентов, при стоянке - до 10 процентов. В этом же размере устанавливается и коэффициент при использовании кондиционера, но в зимнее время года его применение не допускается.

«Списочный» критерий

Базовые нормы расходов на топливо могут быть повышены также в зависимости от численности населения в городе (населенном пункте и т.п.), где работает компания.

Так, при работе автотранспорта в населенных пунктах

www.royal-agency.ru

Нормы расхода ГСМ на разные виды транспорта. Таблица :: BusinessMan.ru

Работа любой компании, в которой используются автомобили или же какие-либо другие транспортные средства, в любом случае обуславливается необходимостью расходов на их эксплуатацию, и в частности это касается различных горюче-смазочных материалов. Именно по этой причине в таких компаниях всегда присутствует специалист, который понимает нормы расхода ГСМ и их детальный расчет.

С увеличением стоимости ГСМ руководители преимущественного большинства компаний начинают все более и более часто искать ответы на ряд важных вопросов. В частности, многие начинают осваивать нормы расхода ГСМ, а также стараются искать инструменты, которые предоставляли бы возможность не только детально контролировать расход топлива, но, помимо всего прочего, также минимизировать расходы на это, сохранив при этом эффективность работы всей компании.

Возможность нормирования

Нормирование расходов представляет собой сравнение нормативных затрат на различные горюче-смазочные материалы с теми расходами, которые были фактически списаны.

Есть две основные технологии того, каким образом списываются ГСМ:

  • На базе информации о фактически использованном топливе. При этом стоит отметить, что, если вы собираетесь учитывать нормы расхода ГСМ, в специализированном акте должны детально подтверждаться остатки бензина в баках.
  • В соответствии с нормами расхода, которые утверждаются руководителем компании, учитывая марку и модель используемых автомобилей, степень износа каждого из них, а также особенности условий работы. Также стоит отметить, что при списании используются и нормы расхода ГСМ, которые устанавливаются распоряжением Министерства транспорта РФ.

Как лучше?

Конечно, гораздо проще просто использовать нормы, а также поправочные коэффициенты, которые предлагает Минтранс, но многие предпочитают разрабатывать собственные нормы для организации. В преимущественном большинстве случаев собственными нормами пользуются те компании, в которых присутствует достаточно большое количество различных транспортных средств, так как процесс разработки является далеко не таким простым, как это может показаться на первый взгляд. Осуществляется он следующим образом:

  • Изначально руководитель издает приказ о том, что нужно будет провести замеры расхода топлива по каждому из маршрутов в различных условиях.
  • Оформляются результаты проведенных замеров актами по каждому отдельному автомобилю.
  • Полностью утверждаются внутренние нормы, которые заносятся в Положение о контроле над расходом бензина или других видов ГСМ.

Для того чтобы при этом вы могли полностью исключить какие-либо вопросы со стороны налоговых служб, вам нужно будет подтвердить, что те нормы, которые принимаются в вашей учетной политике, всецело учитывают реальные транспортные условия, а также техническое состояние используемых транспортных средств. Ведь просто предоставления подробных расчетов расхода ГСМ по каждому автомобилю будет вполне достаточно для того, чтобы проверяющие не сомневались в том, что подобные затраты являются обоснованными. В остальных же случаях предлагает Минтранс нормы расхода ГСМ, которые можно будет использовать в своей работе.

Что нужно учитывать?

Для того чтобы списать определенную статью затрат на ГСМ, вам нужно будет обосновать эти затраты с экономической точки зрения. Налоговики под этим предусматривают ситуацию, при которой фактический расход соответствует нормам расхода топлива, которые были утверждены в данной компании. При этом стоит отметить тот факт, что такой принцип работает не только в случае общей, но и с упрощенной системой налогообложения.

Помощь Минтранса

Также предлагает свои особенности Минтранс. Нормы расхода ГСМ предусматривают возможность повышенного расхода в следующих условиях:

  • В зимний период – от 5 % до 20 % в зависимости от определенных климатических особенностей региона.
  • На различных дорогах общего пользования, проложенных в горной местности, – до 20 % в зависимости от уровня высоты над морем.
  • На различных дорогах общего пользования, которые возведены со сложным планом, – до 30 % в зависимости от категории трассы.
  • В городских условиях – до 25 % в зависимости от населения города.
  • В случае слишком частых технологических остановок, связанных с необходимостью погрузки или же выгрузки, – до 10 %.
  • При проведении транспортировки слишком тяжелых, крупных или же опасных грузов, а также товаров, которые являются хрупкими и должны транспортироваться при пониженной скорости, – до 35 %.
  • В случае использовании кондиционера или же специализированной системы «климат-контроль» в процессе движения – до 7 %.

Таким образом, для того чтобы обеспечить нормальное регулирование расхода ГСМ, нужно будет установить разные режимы его применения в зависимости от того, при каких условиях эксплуатируется данный автомобиль.

Программы

На сегодняшний день при выполнении практически любых бизнес-процессов можно использовать специализированное программное обеспечение, особенно если вы хотите получить максимально эффективный результат, приложив к нему возможный минимум усилий.

В частности, если вы эксплуатируете автомобиль, нормы расхода ГСМ можно будет учитывать при помощи стандартного Excel. Но если же вы хотите обеспечить максимально удобный учет и контроль, то в таком случае нужно будет использовать уже специализированное программное обеспечение. При помощи таких утилит вы сможете полностью автоматически учитывать расход и поступление горюче-смазочных материалов по транспортным средствам и автомобилям, а также обеспечить максимальный контроль отклонений фактических затрат от тех, которые были установлены в соответствии с нормативными правилами.

Что делать в случае перерасхода?

Ведение отчетности является актуальным только в том случае, если вы можете сравнить данные с какими-либо предыдущими или дальнейшими показателями. Если вы обнаружили, что факт расходования топлива существенно превышает нормы расхода ГСМ тракторами или другими присутствующими у вас транспортными средствами, то в таком случае вам нужно будет детально проанализировать все возможные причины, после чего принять соответствующее решение.

Перерасход – не всегда воровство

Не стоит забывать о том, что наличие повышенного расхода далеко не всегда говорит о том, что присутствует нелегальная утечка топлива в вашей компании. В некоторых случаях действительно нужно предпринять определенные меры, направленные на то, чтобы изменить нормы расхода ГСМ. КАМАЗ, КРАЗ и другие грузовики могут тратить разное количество топлива в зависимости от своего состояния или же изменения условий работы, поэтому при возникновении таких проблем иногда есть смысл пересмотреть используемые нормы. Помимо всего прочего, на расходы могут влиять и другие факторы, такие как особенности дороги при транспортировке, загруженность автомобиля при эксплуатации и многое другое.

Как определить?

В обязательном порядке вы должны добиться от водителя объяснительной о том, почему именно возник перерасход, после чего уже принимается решение о том, нужно ли будет его учитывать в процессе налогообложения прибыли или же, возможно, нужно будет списать его за счет собственных средств компании. Если же вы определили, что расход все-таки был недобросовестным, то в таком случае необходимо будет, конечно же, списать эту сумму с водителя.

Таким образом, каждая компания самостоятельно осуществляет расчет норм расхода ГСМ в качестве эталона, в соответствии с которым будет определяться перерасход или же экономия. Конечно, можно всегда списать ГСМ в размере фактических затрат, однако назвать обоснованными эти затраты можно только в том случае, если они находятся в пределах норм, установленных учетной политикой компании.

Порядок списания должен быть прописан

Вам следует в обязательном порядке определиться с тем, каким образом вы собираетесь вести учет купленного топлива. В преимущественном большинстве случаев водители полностью самостоятельно покупают бензин на станциях, и на это им выделяется определенная сумма подотчетных средств. После того как водителем будет предоставлен авансовый отчет, к которому будут приложены чеки АЗС, вы приходуете бензин.

Второй вариант: в соответствии с договором с определенной сетью АЗС компания будет оплачивать полученный бензин безналичными путями. Таким образом, в конце каждого месяца вам будет предоставляться детальная информация касательно того, какое количество бензина и по какой стоимости было отпущено различным сотрудникам по предоставленным ими талонам или же топливным картам. Такой бензин вами также приходуется. Для того чтобы учитывать топливо, рекомендуется выделить специализированный счет.

Списание бензина – важный момент

Следующий момент, который вам в обязательном порядке следует прописать в выбранной вами учетной политике, – это списание ГСМ. В преимущественном большинстве случаев нормы расхода ГСМ (РФ) предусматривают списание расходованного топлива в бухгалтерском счете на общехозяйственные расходы, расходы на продажу, а также основное производство, и в данном случае выбор уже будет зависеть непосредственно от того, какой деятельностью занимается ваша организация, а также каким именно транспортом осуществляется расход топлива.

Путевые листы – обязательный элемент работы водителей

Бензин должен списываться на основе информации, предоставленной в путевых листах. Именно это те первичные документы, которые должны заполняться водителями и по которым изначально определяется, соблюдаются ли нормы расхода ГСМ. Минтранс РФ предусматривает указание в этих листах километража, маршрута, а также объема топлива в баке на момент начала и конца поездки. Разница между этими параметрами и будет представлять собой фактический расход топлива, который должен быть списан. Списывать его следует в соответствии с фактической себестоимостью, средней ценой или же по технологии ФИФО, при этом выбранная технология также должна прописываться в вашей учетной политике. Стоит отметить, что в данном случае метод может быть отличным от того, каким образом вы списываете другие виды материалов.

Для налогообложения

В процессе расчета налога на прибыль цена использованных вами горюче-смазочных материалов может прописываться в материальных затратах или же относится на прочие расходы, необходимые для содержания используемого вами служебного транспорта. Ни в одной из соответствующих статей Налогового кодекса не говорится о том, что расходы на бензин в обязательном порядке должны быть нормированными или же должны использоваться нормы расхода топлива, вследствие чего вы можете списывать их в объеме фактических затрат.

Однако при этом вы должны понимать, что расходы должны иметь определенную экономическую обоснованность, и именно для того, чтобы вы могли более эффективно контролировать количество расходов, финансовым ведомством рекомендуется к использованию таблица норм расхода ГСМ.

Именно по этой причине изначально вам следует в налоговой учетной политике полностью прописать, по какой конкретной статье вы собираетесь вести учет топлива – по материальным расходам или же каким-либо другим, а также написать, каким образом вы обеспечиваете контроль надо обоснованностью расходов ГСМ.

Использовать ли нормы?

Как говорилось выше, Минтранс РФ утвердил определенные нормы расхода ГСМ для определенных марок автомобилей, но при этом вы должны понимать, что такие нормы подготавливались в соответствии с идеальными дорожными условиями, что просто неприемлемо в условиях отечественных дорог. Другими словами, эти нормы рассчитывались при использовании абсолютно прямой трассы, а также качественного дорожного покрытия при минимальном количестве поворотов и светофоров, отсутствия пробок и умеренной температуре воздуха. Вполне естественно, что в условиях наших дорог подобная транспортировка невозможна в принципе.

Именно поэтому вы должны понимать, что если ваши автомобили передвигаются по городу на небольшой скорости, да еще и транспортируют груз при высокой или же, наоборот, низкой температуре воздуха, то в этом случае расход топлива будет значительно превышать предлагаемые нормы и вам нужно будет постоянно корректировать базовые ориентиры.

Если же речь идет об эксплуатации военных автомобилей, то там использование норм является обязательным. В частности, в обязательном порядке учитывается приказ № 65, нормы расхода ГСМ в котором расписаны предельно подробно.

Таблица

Ниже представлена краткая таблица для наиболее распространенных грузовиков (количество литров на 100 км):

ГАЗ-2310 "Соболь"14,7
ГАЗ-270515,0
ГАЗ-330210 "Газель"16,0
ГАЗ-3302 "Газель"16,5

businessman.ru

Списание ГСМ. Расходы или прибыль?

Несмотря на различные убеждения и теории, весь мир сегодня зависим от нефти. Она является неотъемлемым компонентом для большинства окружающих нас вещей. Основным среди них является топливо, которое каждый год только дорожает. В связи с этим, списание ГСМ и их учет считаются ключевыми для любых отраслей, связанных с машинами. Четкая система и пристальный надзор порой позволяют сэкономить до 30% средств на перевозку.

При расчетах используются, как правило, два главных критерия: расстояние и расход топлива на 100 км. Сегодня порядок списания ГСМ четко регламентирован и оформляется отдельным документом. Как правило, такая справка выдается на определенный период времени и подписывается специально уполномоченным лицом. Эта процедура необходима для любого предприятия, хоть как-то связанного с автотранспортом. Согласно постановлению Министерства транспорта от 2003 года, налоговые органы имеют полное право изучить всю информацию о тратах на топливо. Сложившаяся многолетняя практика показала, что списание ГСМ по путевым листам является самой совершенной системой на сегодняшний день.

В крупных автотранспортных предприятиях соблюдение этих требований ставится на первое место. Такое отношение руководства к данной теме убивает сразу двух зайцев. Во-первых, избавляет от лишних проблем и штрафов со стороны налоговой. Во-вторых, позволяет самостоятельно изучать и контролировать нормы расхода топлива. Бывают случаи, когда списание ГСМ превышает установленные законом рамки. Зачастую это связано с дополнительным переоборудованием автомобиля под нужды предприятия, либо с неудовлетворительным состоянием техники.

Если второй вариант достаточно легко устранить, то из-за первого могут возникнуть некоторые трудности, но и их можно решить. Закон позволяет в этом случае увеличить фактический расход топлива, вне зависимости от указаний завода-изготовителя. Но все это должно быть подкреплено нормативными документами предприятия и личным распоряжением директора об увеличении статьи расходов на списание ГСМ. Как показывает практика, в случае судебных разбирательств хорошая нормативная база позволяет налогоплательщику выиграть дело.

Важным звеном в этой цепочке является сам водитель, ведь от точности внесенных им данных в путевой лист зависит многое. Таким образом, списание ГСМ является солидарной ответственностью как работника, так и работодателя. В конце месяца бухгалтерия обязана сверять путевые листы со своей внутренней документацией на предмет расхождения баланса. Такой контроль позволяет получать максимальные данные о проделанной работе водителя за месяц. И если все выполняется по одному графику, а траты на топливо возрастают, это сразу будет видно в отчетной документации, что позволит своевременно принять меры.

Списание ГСМ - достаточно сложный и многообразный процесс, включающий в себя множество разнообразной документации и спецификаций, в зависимости от рода деятельности фирмы. Поэтому прежде чем выделять средства на покупку ГСМ, рекомендуем тщательно изучить этот вопрос и подготовить всю необходимую документацию. Порой даже самая маленькая квитанция или путевой лист уберегут вас от уплаты солидных штрафов налоговой.

fb.ru

Как признавать расходы на ГСМ по автомобилю, по которому Минтрансом не утверждены нормы списания?

Журнал «Российский налоговый курьер» № 17, август 2011

Комментарий Натальи Николаевны Колос, директор по аудиту

31 августа 2011

В чем суть вопроса? В НК РФ не конкретизировано, в каких размерах можно признавать затраты на покупку ГСМ для служебных автомобилей. Налоговики настаивают, что нужно руководствоваться нормами Минтранса России. Но как поступить, если норм для конкретной модели нет?

Как избежать спорной ситуации? Безопаснее обратиться за разработкой таких норм в специализированную научную организацию. До получения заключения можно самостоятельно установить временные нормы.

 

Тема для дискуссии

Нормы списания ГСМ для служебного автотранспорта были утверждены Минтрансом России еще в марте 2008 года. С момента их принятия многие автопроизводители, прежде всего, зарубежные компании, существенно расширили модельный ряд выпускаемых ими автомобилей. Например, появились новые модели и модификации таких популярных марок автомобилей, как Mazda, Opel, Volkswagen, Kia, Hyundai и др.

Нормы списания топлива и смазочных материалов по новым моделям автомобилей Минтрансом России не установлены. Нет их и по большинству иностранных автомобилей представительского класса. Какими нормами следует руководствоваться организациям при отражении в налоговом учете расходов на ГСМ по таким автомобилям? Вправе ли компания самостоятельно утвердить нормы списания? Может ли она списывать ГСМ в фактически израсходованном объеме?

За разъяснениями по этим вопросам мы обратились к представителям Минфина России и ФНС России, а также в авторитетные аудиторские компании. Мнения специалистов разделились.

 

Минфин советует обращаться за разработкой норм к местным властям, а до получения ответа списывать ГСМ по собственным временным нормам

Валентина Александровна Буланцева, начальник отдела налогообложения прибыли организаций Минфина России, считает, что в случае эксплуатации автомобиля, по которому Минтранс России не установил нормы расходования ГСМ, организация может обратиться в местную администрацию с заявкой на разработку этих норм.

Именно такие разъяснения приведены в п. 6 Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации).

Разработкой норм списания горюче-смазочных материалов по индивидуальным заявкам занимаются специализированные научные организации. При этом они руководствуются специальной программой-методикой. Кроме того, компания - собственник автомобиля вправе напрямую обратиться в такую специализированную организацию, минуя местную администрацию.

Однако организация сможет применять индивидуальные нормы расхода топлива и смазочных материалов только после их согласования с Минтрансом России. До получения ответа компания имеет право разработать и утвердить свои временные нормы расхода ГСМ. Аналогичные разъяснения приведены в Письмах Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 и от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6.

При разработке собственных норм списания топлива нужно использовать сведения, приведенные в технической документации на автомобиль, а также любую иную информацию, предоставленную его изготовителем.

После получения разработанных норм от научной организации или местной администрации пересчитывать количество уже списанного бензина или дизельного топлива и смазочных материалов не нужно. Следовательно, не нужно корректировать и сумму, включенную в налоговом учете в расходы на содержание служебного автомобиля.

 

ФНС России рекомендует поручить разработку норм специалистам, но в ряде случаев готова принимать расходы на ГСМ по нормам самой организации

Если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлива для конкретной модели автомобиля, то руководитель компании вправе ввести в действие своим приказом нормы, которые были разработаны специализированной научной организацией по специальной программе-методике. Такого мнения придерживается Константин Викторович Новоселов, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса, кандидат экономических наук.

При оценке обоснованности затрат на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщикам следует учитывать Методические рекомендации. В п. 6 данного документа указано, что для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода ГСМ, можно использовать нормы, разработанные по индивидуальным заявкам специализированными научными организациями. Такие нормы могут быть введены постановлением или решением руководителя местной администрации региона или приказом генерального директора организации.

До принятия подобного приказа, постановления или решения организации вправе руководствоваться технической документацией и информацией, предоставленной изготовителем автомобиля.

Как быть, если организация "не укладывается" в Нормы расхода ГСМ, определенные Минтрансом России? Представляется, что она вправе самостоятельно установить повышенные нормы расхода. Дело в том, что применение каких-либо норм именно для целей налогообложения должно быть оговорено непосредственно в Налоговом кодексе. Но в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которому организации могут признавать при расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, подобных ограничений нет.

Поэтому применяемые нормы необходимо обосновать соответствующими документами, например заключением станции технического обслуживания, актами контрольных замеров расхода ГСМ, и утвердить в качестве одного из элементов учетной политики для целей налогообложения. Напомним, что в таком же порядке организации вправе устанавливать нормативы технологических потерь, которые также не нормируются согласно НК РФ, а учитываются в пределах утвержденных организацией нормативов (пп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ).

В любом случае расходы на приобретение бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Кроме того, эти расходы необходимо подтвердить либо товарными накладными (при безналичной форме оплаты), либо кассовыми чеками на покупку ГСМ (при наличной оплате и расчетах с использованием платежных карт), а также путевыми листами.

Нормы, разработанные компанией самостоятельно или с привлечением специализированных научных организаций, необходимо применять с момента их утверждения.

 

Эксперт первый: в расходах можно учесть стоимость фактически израсходованного количества ГСМ

По мнению Натальи Николаевны Колос, аудитора Первого Дома Консалтинга "Что делать Консалт", Налоговый кодекс не содержит ограничений по учету расходов на топливо и смазочные материалы для служебного автотранспорта. Поэтому в ситуации, когда по той или иной модели автомобиля нормы списания ГСМ не утверждены, следует руководствоваться общими принципами признания расходов, предусмотренными ст. 252 НК РФ.

Одним из требований, предъявляемых к расходам, является их обоснованность, то есть экономическая оправданность. Из этого критерия и нужно исходить при определении сумм расходов на ГСМ.

Обосновать затраты на покупку топлива и смазочных материалов для служебных автомобилей помогут утвержденные нормы их списания. Причем эти нормы нужны не только и не столько для целей налогового учета, но и для контроля за расходованием ГСМ работниками. Опираясь на такие нормы, руководство компании сможет выявлять факты излишней и необоснованной траты ГСМ недобросовестными сотрудниками.

Предположим, указанной проблемы в организации нет. А реальный расход топлива представляется обоснованным. То есть он существенно не отличается от нормативов, разработанных для автомобилей данного класса Минтрансом России или специализированной организацией, либо от норм, заявленных заводом-изготовителем в технической документации. В подобной ситуации при расчете налога на прибыль организация может включать в расходы стоимость фактически израсходованных ГСМ.

Вместе с тем при списании ГСМ в таком объеме нужно быть готовыми к претензиям налоговиков. Дело в том, что нормы, самостоятельно установленные организацией исходя из замеров реального расходования топлива, вызывают сомнение у инспекторов. Нормам списания ГСМ, которые разработаны и утверждены Минтрансом России, они доверяют больше.

Допустим, компания подала заявку в специализированную научную организацию на разработку норм списания топлива и смазочных материалов для автомобиля, по которому Минтрансом России не определены такие нормы.

До получения разработанных нормативов она вправе признавать расходы на топливо по этому автомобилю либо в фактически израсходованном объеме, либо по нормам, установленным ею самостоятельно. При разработке собственных внутрифирменных норм организации целесообразно исходить из технических сведений об автомобиле, предоставленных его изготовителем.

Как только компания получит от специализированной научной организации готовые нормы расходования ГСМ, ей нужно будет пересчитать сумму учтенных ранее расходов. Причем сделать это нужно с начала эксплуатации автомобиля.

Ведь внедряя в своей организации нормы, разработанные специализированным учреждением, она признает, что именно эти нормы являются экономически обоснованными. Здесь не имеет значения дата, когда разработчик закончил работу над определением норм и передал их заказчику. Тем более что эти индивидуальные нормативы не утверждаются законодательно и, следовательно, не имеют определенной даты вступления в силу.

 

Эксперт второй: безопаснее применять специально разработанные нормы, а до получения ответа использовать собственные нормативы

Даже если нормы расхода ГСМ для той или иной модели автомобиля Минтрансом России не утверждены, у организации могут возникнуть разногласия с налоговиками, если она будет признавать расходы на топливо по нему в том размере, в котором оно было фактически израсходовано. Такую точку зрения высказала Карина Валерьевна Аракелян, старший консультант отдела налогообложения компании "Эрнст энд Янг".

Основываясь на позиции Минфина, при отсутствии утвержденных норм руководитель компании должен приказом ввести в действие нормы, которые разработала по ее заявке научная организация, занимающаяся расчетом этих норм по специальной программе-методике. Тем более что именно такой порядок действий предложен в п. 6 Методических рекомендаций.

Чтобы признавать расходы на ГСМ в период, пока научная организация разрабатывает нормативы, налогоплательщик вправе установить свои временные нормы. Для этого нужно взять за основу техническую документацию на автомобиль, а также руководствоваться информацией, предоставленной его изготовителем. Против временного списания ГСМ в пределах собственных внутрифирменных норм не возражает и Минфин России (Письма от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6 и N 03-03-06/1/15).

После получения от научной организации разработанных норм пересчитывать расходы на ГСМ, учтенные в течение указанного периода, не нужно.

При списании топлива как по нормам, специально разработанным научной организацией, так и по собственным временным нормам расходы на покупку ГСМ должны быть надлежащим образом оформлены и документально подтверждены. В противном случае их нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль.

 

Выводы редакции: безопаснее обратиться к специализированной организации, а до получения ответа использовать собственные временные нормы

Поскольку Минфин России по-прежнему настаивает на обязательном нормировании расходов на ГСМ, рискованно отражать такие расходы в налоговом учете в фактически осуществленном размере. Данный вывод относится и к ситуациям, когда организации используют автомобили, по которым нет утвержденных Минтрансом России норм.

Если компания стремится избежать разногласий с налоговыми органами, для признания расходов на ГСМ по указанным автомобилям ей необходимо сделать следующее:

- через местные органы власти выяснить, какая специализированная научная организация занимается разработкой норм расходования ГСМ в конкретном регионе;

- направить в эту научную организацию заявку с указанием марки и модели автомобиля и предполагаемых условий его эксплуатации;

- после получения разработанных норм ввести их в действие приказом или распоряжением генерального директора компании.

До утверждения норм, подготовленных научной организацией, компания вправе определить и использовать собственные временные нормативы расходования ГСМ. Для их разработки нужно произвести контрольные замеры фактического расхода ГСМ, а также учесть сведения о расходе топлива и смазочных материалов, заявленные в технической документации на автомобиль.

Результаты контрольных замеров оформляются актом, который составляется в произвольной форме. А временные нормы расходования ГСМ следует утвердить приказом или распоряжением генерального директора компании. В этом документе целесообразно сослаться на акты контрольных замеров и указать, что временные нормативы применяются до момента утверждения норм, подготовленных специализированной научной организацией.

После получения разработанных норм пересчитывать расходы на ГСМ, признанные по временным нормативам, компания не обязана. Расходы, связанные с разработкой норм списания ГСМ, она вправе учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих затрат (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Допустим, компания не намерена тратить время и средства на разработку норм специализированной организацией, так как, например, знает, что будет эксплуатировать данный автомобиль лишь несколько месяцев. В этом случае выход один - на основе контрольных замеров и технической документации на автомобиль установить собственные нормы расхода ГСМ по нему. Временными эти нормы называть не следует, так как других норм у организации скорее всего не появится. Разве что Минтранс России когда-нибудь утвердит нормативы по новым моделям автомобилей и наконец внесет дополнения в Методические рекомендации.

При списании ГСМ по нормам, определенным самой организацией, ей вряд ли удастся избежать претензий со стороны налоговиков. Чтобы доказать свою правоту в арбитражном суде, такой компании можно порекомендовать следующие аргументы.

Прежде всего нужно обратить внимание суда на тот факт, что в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на содержание служебного автотранспорта. Нормируются только расходы на выплату работникам компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Очевидно, что, если бы законодатель подразумевал необходимость нормирования еще и расходов на ГСМ, он предусмотрел бы это в НК РФ.

Кроме того, компания может представить суду приказ или распоряжение генерального директора, которыми утверждены нормы расходования ГСМ по конкретным маркам автомобилей. Нелишним будет предъявить суду акты контрольных замеров и техническую документацию на автомобиль, исходя из которых определены нормативы. Как правило, этих документов достаточно, чтобы убедить суд в обоснованности списания ГСМ именно в таких размерах (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 15.12.2010 по делу N А53-3254/2010 и Центрального от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29 округов).

 

Источник: СПС КонсультантПлюс ИБ Бухгалтерская пресса и книги

www.audit4dk.ru