Как работать с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность — обычное дело в бизнесе. Вот только грамотная работа по взысканию «дебиторки» ещё не стала, к сожалению, повседневной практикой для российских предприятий. Тем не менее за время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуального кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накоплен достаточный опыт эффективного взыскания долгов, использовать который может каждый бизнесмен.

Долги неизбежны

Практически любая отечественная компания вынуждена время от времени продавать товары/работы/услуги (далее — товары) с отсрочкой платежа и приобретать сырьё или иную продукцию по предоплате с отсрочкой момента поставки, что приводит к появлению дебиторской задолженности.

Подобное положение дел вполне естественно, поскольку продажа с отсрочкой платежа зачастую является необходимым маркетинговым ходом, способом обойти конкурентов, захватить новый рынок сбыта, а приобретение товаров по предоплате с отсрочкой момента поставки — распространённая практика работы с крупными поставщиками, которые таким образом страхуются от риска неплатежа.

Образование долгов в бизнесе — вещь почти неизбежная. Однако это отнюдь не означает, что можно махнуть на них рукой и спать спокойно. Как раз наоборот: для того чтобы сон был крепким и здоровым, с «дебиторкой» нужно уметь грамотно работать — опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений. В США, например, взысканием просроченной задолженности занимаются специализированные агентства (collection agencies). Данные организации, выработавшие нормативно закреплённый регламент работы (Fair Debt Collection Practices Act) и руководствующиеся принципами профессиональной этики, берут на себя выполнение всех процедур по общению с должником — от ведения переговоров до розыска имущества.

• В Гаити существует курьёзная, но эффективная традиция: за должником несколько дней неотступно следует нанятый кредитором человек, одетый в костюм местного фольклорного героя, внешне напоминающего нашего Чебурашку и знаменитого раздачей пустых обещаний и большими долгами. Каким бы забавным ни казалось это действо, общественное осуждение вскоре заставляет неплательщика рассчитаться с кредитором.

Как работать с дебиторской задолженностью?

После того как была разрушена советская планово-административная система хозяйствования, молодой российский бизнес долгое время относился к планированию крайне негативно. Большинство крупных и средних предприятий создавалось стихийно, управление финансами и активами зачастую также осуществлялось по наитию.

Сегодня ситуация коренным образом изменилась: компании ясно определяют стратегию и тактику развития. Работа с дебиторской задолженностью тоже требует планирования и чётко выстроенного процесса управления риском неплатежа.

В первую очередь следует определить, какой размер дебиторской задолженности является для компании критическим, а какой нормальным, рабочим. Эти плановые показатели будут своего рода индикаторами, сигнализирующими о необходимости усилить (либо, наоборот, немного ослабить) работу с неплательщиками.

Целесообразно написать регламент либо положение по работе с «дебиторкой», в котором будет чётко оговорено, кто имеет право подписывать договоры с условиями последующей оплаты, на какую сумму и в какой срок партнёру направляется напоминание о погашении задолженности, кто организует судебную защиту и отвечает за нормальную оборачиваемость дебиторской задолженности.

Практика волгоградских предприятий показывает, что систематизированная работа с дебиторской задолженностью, как правило, не ведётся и ответственных за своевременный возврат долгов администрация не назначает. В результате руководитель или главный бухгалтер компании всякий раз изобретают велосипед: тратят время на изучение ситуации с каждым конкретным должником, назначают работников, ответственных за составление претензии, проведение переговоров о возврате долга и т. д. Бесспорно, любому делу присущи свои особенности, но в то же время большинство случаев достаточно стандартны и могут быть решены сходным образом.

Именно поэтому работу с дебиторской задолженностью важно выстроить таким образом, чтобы каждый сотрудник знал, что именно, как и в какой срок необходимо сделать. Здесь возможны три варианта:

• распределить обязанности по работе с долгами фирмы (мониторинг размера и состава дебиторской задолженности, проведение переговоров, написание писем и претензий, судебная защита, взаимодействие с судебными приставами) между сотрудниками;
• создать в штатном расписании специализированную единицу либо структурное подразделение, ответственное за взаимодействие с неплательщиками;
• всю работу по взысканию долгов отдать на аутсорсинг юридической компании или агентству, специализирующимся на данном виде деятельности. Стоимость подобных услуг зависит от срока возникновения долга, его размера и т. д.

К факторам, определяющим выбор в каждой конкретной ситуации, относятся численность компании, специфика бизнеса, размер и состав дебиторской задолженности. Первый вариант чаще всего используется небольшими фирмами, не имеющими возможности держать в штате юриста или менеджера-претензиониста. Второй вариант применяется средними и крупными компаниями, имеющими как юридический отдел, так и службу безопасности. Передача взыскания долгов на аутсорсинг в чистом виде встречается довольно редко: этот способ решения проблем, как правило, дополняет два предыдущих. На аутсорсинг обычно передаётся крупная либо проблемная задолженность.

Что касается управления риском неплатежа, его можно и нужно осуществлять в процессе подготовки к заключению сделок. Главное — внимательно выбирать контрагентов, анализируя их благонадёжность и финансовую устойчивость. Для этого, как правило, запрашиваются учредительные документы, баланс, сведения об открытых расчётных счетах. На основе данной документации анализируются история компании, её «юридическая безупречность», состав активов, соотношение собственных и заёмных средств, сроки оборачиваемости кредиторской и дебиторской задолженности. В дальнейшем это позволяет сделать вывод о целесообразности заключения договора и использования тех или иных обеспечительных мер (неустойка, залог, поручительство и т. д.). Полезной может также оказаться информация о контрагенте, полученная из СМИ, от клиентов или поставщиков контрагента либо иных источников (Интернет и др.).

Арсенал кредитора

Компании, постоянно работающие с дебиторской задолженностью, выработали специализированные методы и подходы, которые в совокупности можно назвать арсеналом кредитора. Выбор того или иного инструмента зависит от ситуации: особенностей должника, суммы задолженности, количества дней просрочки и т. д. Рассмотрим наиболее распространённые способы работы с должниками.

Предварительные (досудебные) меры. К их числу относятся:

• личные встречи (переговоры) с руководством организации-неплательщика, телефонные звонки;
• письма, напоминающие о приближении сроков погашения задолженности;
• претензии.

Важно отметить, что такие меры, как переговоры и звонки, по большому счёту должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника и, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебная защита осуществляется путём подачи искового заявления о взыскании задолженности и — желательно — обеспечении риска, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если их непринятие может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

Исполнительное производство.

• Предъявление исполнительного листа в банк, обслуживающий должника, для взыскания долга с расчётного счёта должника в соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об исполнительном производстве», положениями Раздела VII АПК РФ, а также Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.03.02 № 10103/01.
• Предъявление исполнительного листа в службу судебных приставов для ведения исполнительного производства, а также самостоятельный розыск имущества должника, открытых им расчётных счетов; рассылка запросов в ГАИ, БДД, БТИ и т. д.

Практика показывает, что долги взыскиваются эффективнее в том случае, когда кредитор действует совместно со службой судебных приставов, осуществляя в параллельном режиме поиск имущества должника, рассылая запросы в соответствующие государственные и муниципальные органы и учреждения. Действуя таким образом, вы в ряде случаев можете получить информацию быстрее, чем пристав (который одновременно ведёт несколько дел и порой по причине большой загруженности направляет запросы позже, чем следует), а также проверить объективность сообщаемых им сведений. К сожалению, иногда должник даёт приставу взятку, чтобы последний не проявлял активности и составил акт о невозможности взыскания.

К направляемым запросам в обязательном порядке необходимо прикладывать надлежащим образом заверенные копии исполнительного листа, свидетельства о государственной регистрации и документа, удостоверяющего полномочия заявителя (протокол об избрании директора либо доверенность).

При этом важно отметить ещё один нюанс, касающийся направления в налоговую инспекцию запроса об открытых должником расчётных счетах в банковских и иных кредитных учреждениях. Такое право взыскателя при наличии исполнительного листа с неистёкшим сроком давности прямо предусмотрено ч. 3 ст. 46 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а порядок предоставления информации определён приказом МНС РФ от 23 января 2003 г. № БГ-3-28/23. Тем не менее, некоторые налоговые органы отказывают в предоставлении данной информации, ссылаясь на то, что она составляет налоговую тайну. В этом случае полученный отказ вкупе с вашим заявлением о незаконности действий налоговой инспекции следует немедленно направить в прокуратуру, которая, как показывает практика, быстро объясняет налоговикам их неправоту.

Дополнительные меры, стимулирующие должника к погашению долга.

• Заявление в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за неисполнение решения суда по ст. 315 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по ст. 177 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по ст. 159 УК РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором).
• Инициирование процедуры банкротства в отношении должника.
• Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнёров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую один лишь факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы отрезвляет неплательщика и позволяет решить имеющуюся проблему. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера может оказаться действенной только в том случае, если предприятие-должник ведёт реальную бизнес-деятельность и имеет активы. В таком случае, скажем, при назначении конкурсного управления у собственника возникает угроза потери контроля над предприятием. Публикации в СМИ, информирование клиентов и партнёров должника принесут желаемый результат только в том случае, если компания-неплательщик имеет хорошую репутацию и подобные сообщения могут негативно отразиться на её имидже. Разумеется, применение подобного механизма давления предполагает основательную документальную подготовку. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации-должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причинённых распространением недостоверной информации.

Избавление от проблемной дебиторской задолженности. Речь идёт о факторинге (договоре финансирования под уступку денежного требования). Безусловно, в данной ситуации денежное требование приходится уступать по цене ниже номинала, однако в ряде случаев эта мера является лучшим способом вернуть хоть часть своих денежных средств и избавиться от проблем, связанных с взысканием. Как говорится, «с паршивой овцы хоть шерсти клок».

Закон, и ещё раз закон!

Искушённый читатель наверняка заметит, что в указанном перечне приводятся только легальные способы работы с неплательщиками и не упоминаются методы взыскания долгов при помощи криминальных структур. По этому поводу хочется сказать следующее: во-первых, услуги «джентльменов удачи» стоят достаточно дорого — порой до 60-70% от суммы долга, а во-вторых, как показывает практика работы правоохранительных органов, подавляющее большинство предприятий и бизнесменов, рискнувших обратиться за помощью к бандитам, только удвоили свои проблемы. Так, например, широкую известность приобрёл случай, когда некий бизнесмен обратился к уголовным авторитетам с просьбой оказать помощь во взыскании долга с нерадивого партнёра, отказывающегося платить за совместно приобретённый магазин, а должник тем временем обратился за содействием к другой преступной группировке. В итоге бандиты решили, что им проще сотрудничать друг с другом, нежели воевать, и «развели» бизнесменов. Взяв с каждого из прежних партнёров крупную денежную сумму на оперативные расходы, они продолжительное время имитировали бурную деятельность, а затем, воспользовавшись ситуацией, лишили предпринимателей их магазина.

Именно поэтому работать с неплательщиком необходимо в рамках правового поля. Это касается не только отказа от обращения за помощью к криминальным структурам, но и общего характера взаимодействия с должником. В рамках устного и письменного общения с представителями предприятия-неплательщика недопустимы угрозы и оскорбления, так как любая подобная ошибка кредитора может быть использована против него. Например, не так давно в СМИ Волгограда был опубликован материал, в котором рассказывалось о возбуждении уголовного дела в отношении начальника службы безопасности одного из волгоградских предприятий, в прошлом сотрудника правоохранительных органов. Причиной возбуждения уголовного дела стали высказанные им в адрес руководителя организации-должника угрозы во что бы то ни стало взыскать долг, в том числе путём обращения ко вчерашним коллегам (для проведения заказных проверок, обысков и т. д.).

Необходимо в любой ситуации сохранять деловой тон общения, быть настойчивым, но вежливым. Возвращаясь к зарубежной практике, стоит отметить, что нормативно закреплённые в США правила работы агентств, занимающихся возвратом долгов, предписывают их сотрудникам быть сдержанными, негативных эмоций не проявлять, должника не оскорблять и не унижать, угроз не высказывать.

Везёт тому, кто сам «везёт»

Практика показывает, что толще кошелёк у того кредитора, который проявляет наибольшую активность и настойчивость. Этому есть вполне разумное объяснение: должник стремится расплатиться в первую очередь с тем, кто регулярно о себе напоминает и мешает спокойно жить. Именно поэтому в процессе заключения договора и в ходе его исполнения важно поддерживать в глазах партнёра имидж компании, умеющей отстаивать свои права и выбивать долги. Зачастую одно только грамотное позиционирование позволяет привести «сомневающегося» неплательщика к нужным выводам и, следовательно, снизить риск неплатежа. При этом необходимо отметить, что «правильный» имидж нужно создавать как на внешнем уровне (в официальных заявлениях должностных лиц предприятия, публикациях и т. д.), так и на внутреннем (в глазах работников предприятия). Ведь чаще всего образ компании формируется именно в результате общения с её сотрудники: огромную роль играет то, как они говорят о своём работодателе и как описывают его потенциальным партнёрам.

Важно также, чтобы предприятие, выступающее кредитором, само имело репутацию исправного плательщика.

Таким образом, можно с уверенностью сказать: будут вам платить в срок либо с задержкой, во многом зависит от вас самих и ваших сотрудников.

Подводя итоги, важно отметить следующие ключевые моменты:

• образование дебиторской задолженности — естественная составляющая ведения предпринимательской деятельности;
• необходимо планировать размер и состав дебиторской задолженности, чётко организовывать процесс работы с ней, управлять риском неплатежа;
• с должником следует работать строго в рамках правового поля, используя наработанную практику и возможности действующего законодательства. Выбор мер и способов воздействия на неплательщика зависит от особенностей конкретной ситуации;
• важным условием снижения риска неплатежа, помимо всего прочего, является формирование имиджа надёжной компании, исправно выполняющей свои финансовые обязательства, а также умеющей отстаивать права и эффективно работать с должниками.

www.volgogradru.com

Бизнес-процессы Работа с просроченной дебиторской задолженностью (ПДЗ)

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизированно работают с долгами клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

 

Что это такое

и зачем с этим работать

У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее “ДЗ”). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы – долги вам от ваших контрагентов. ДЗ – нормальное и понятное явление, вы отгрузили – клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква “П” – она добавляется к “ДЗ” и получается “просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)”. Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью. 

Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:

1. Возврат ПДЗ. Чтобы вернуть то, что нам уже должны
2. Отгрузка при ДЗ. Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.

Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из “ТОП 3” запросов клиентов нам на автоматизацию. 

Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать – через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:

1. Сами запускаться при возникновении долга
2. Формировать письма клиенту
3. Направлять задачи менеджерам
4. Контролировать сроки оплаты и т.д.

 

Необходимые условия

для внедрения процесса в жизнь компании

1. Договора, заключённые с вашими клиентами, должны содержать пункты:

• по срокам оплаты (если это пред- и пост- оплаты, то указание их долей)
• пени и штрафные санкции в случае просроченной оплаты

Не указано в договоре? Не лучший вариант, но поможет ГК РФ статья 314, по которой оплата должна произойти в “разумные сроки” или в 7ми дневный срок с момента востребования по свершению обязательств.

2. Задачи по нему должны возникать сами и системно. Нет системы = нет контроля = лишняя нагрузка на пинки, напоминания и оправдания.

3. Есть такая неприятная “болезнь ребенка в магазине игрушек” – когда хочется, чтобы сразу было и то, и другое, и еще вот это. Начать следует с простого бизнес-процесса, с минимумом событий. Будет желание прикрутить сюда тонну оповещений, согласований срока от менеджера к руководителю… Не надо. Лучше проще, но заработает сразу, а бантики успеете позже доделать. Дайте сотрудникам привыкнуть к новому формату работы.

4. Должна быть ответственность у исполнителей процесса. Т.е. если менеджер получает свой процент независимо от оплаты клиента, то и работать с ПДЗ интереса для него не будет.

 

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят

Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

 

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
– менеджер клиента
Используемые документы:
– письмо напоминание об оплате
– событие в crm о звонке клиенту и результате общения

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают: 
– менеджер клиента 
Документы:
– письмо просьба исполнить обязательства по договору
– событие в crm о звонке клиенту и результате общения
– опционально – блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт “как задумано”. Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня 
Работают: 
– руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
– письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
– событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

4. Оплата просрочена на 10 и более дней. 
Работают: 
– юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки – подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

 

Итого

как это использовать

1. Скачиваем схему и регламент процесса
2. Подгоняем “мероприятия” под свои запросы
3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции “Процессы 3.0: Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям“. В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии – добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. “Процессы 3.0” встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!

1c-e.ru

Как забрать долги без боя?

Одной из самых острых проблем в любой компании является проблема возврата долгов. Как правильно работать с дебиторской задолженностью, и можно ли забрать долги без боя, рассказал на своем тренинге Максим Голубев, собственник группы компаний Brain Energy, бизнес-тренер, генеральный директор Национального Тренингового Агентства (NTA). Подробно об этом — в репортаже журналиста Training.com.ua.

«Как вы считаете, если компания поставляет товары или услуги по предоплате, приходится ли ей работать с дебиторской задолженностью?» — задает вопрос аудитории Максим Голубев.

И тут же отвечает: «Когда компания работает по предоплате, и покупатель по какой-то причине не заплатил (соответственно, и услугу компания не оказала), она все равно теряет свои деньги, заложенные в бюджет. Поэтому ей тоже приходится работать с задолженностью».

Утром деньги — вечером стулья

Там, где это возможно, спикер советует работать с клиентами по предоплате, поскольку это легче, чем потом забирать долги, как это часто происходит в случае кредитования. Для того, чтобы продажи по предоплате велись успешно и компания не теряла свой доход, нужно следовать нескольким простым и очевидным правилам:

• Выписанный счет — это еще не завершенная сделка. Сделка завершена только тогда, когда деньги на счету.
• Чем больше проходит времени с момента выписки счета, тем меньше шансов, что счет будет оплачен.
• Как только вы договорились с клиентом о выписке счета, сразу же нужно согласовать дату оплаты.
• Перезвоните клиенту за день до согласованной даты, напомните ему о том, что завтра день платежа.
• Если в указанную дату деньги не поступили на счет, свяжитесь с клиентом, уточните причину неоплаты счета, договоритесь о новой дате оплаты.

Помимо классических приемов продаж, используемых компанией, также можно включать приемы дезинформации клиента. Это делается для того, чтобы «подтолкнуть» его там, где он медлит, убедить его в том, что он действительно хочет купить у вас предлагаемый товар или услугу.

Приемы дезинформации клиента могут быть следующие:

• Ограниченный запас или Ажиотажный спрос,
• Ссылка на удовлетворенного конкурента,
• Перспектива отказа от приобретения.

Максим Голубев предостерегает, что ни один вменяемый клиент не захочет покупать у менеджера по продажам что-либо, да еще и по предоплате, если этот менеджер идет на шантаж или запугивание.

Отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании
Поэтому, используя изложенные выше приемы, нужно изо всех сил пытаться стать «другом» клиенту, показать, что вы на его стороне, что защищаете его интересы и искренне желаете ему помочь.

Вечером деньги — утром…

Если все же вам приходится работать с товарным кредитованием — а это практика чуть ли не каждой компании-то вы неизбежно будете сталкиваться с дебиторской задолженностью, и в этом нет ничего страшного. По мнению Максима Голубева, «отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании».

При работе с товарным кредитованием нужно четко понимать, что какая-то часть денег не вернется. Почему? Бывает две группы причин не возврата долга. Это:

• Естественные причины,
• Искусственные причины.

«Естественные причины» не возврата долгов — это обычно 2% — 3% в год, которые случаются по «естественным причинам»:, таким как несчастные случаи, смерть, банкротство или другие «обстоятельства непреодолимой силы».

Что касается «искусственных причин» дебиторской задолженности, то это, по мнению Максима Голубева, проверка Вашего бизнеса на прочность мошенниками, которые обычно за короткое время прибавляют еще 3% — 4% дебиторской задолженности. «Если не заниматься предупреждением „Искусственных причин“, то вы подвергнитесь атаке мошенников, что может привести к банкротству Вашего бизнеса», — говорит тренер.

Максим Голубев, бизнес-тренер, генеральный директор NTA (National Training Agency)

Золотое правило дебиторской задолженности

Если вы приняли решение работать с товарным кредитованием, то нужно четко понимать основное правило по работе с дебиторской задолженностью: дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, что бы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать.
Существует несколько видов дебиторской задолженности: текущая, просроченная, проблемная и безнадежная (или убыточная) дебиторская задолженность.

Обязательным компонентом работы с дебиторской задолженностью должен быть подготовительный этап. На этом этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности.

В этом периоде проводятся следующие мероприятия:

• Знакомства.
• Переговоры.
• Проверочные мероприятия.
• Определяются объемы будущей задолженности.
• Определяются сроки погашения задолженности.
• Определяются штрафные санкции за нарушение договоренностей.

«Обязательное условие подготовительного этапа — юридически грамотное контрактование достигнутых договоренностей», — говорит Максим Голубев.

Виды дебиторской задолженности

1. Текущая дебиторская задолженность

Текущей дебиторской задолженностью считается задолженность, находящаяся в договорных сроках. Как правило, такая задолженность определяется двумя критериями:

• количество дней отсрочки платежа;
• максимальная сумма задолженности.

Даже если клиент выдерживает сроки оплаты согласно договору, менеджер по продажам должен проводить работу с текущей дебиторской задолженностью — ежедневно следить за графиками поступления денег, и напоминать клиенту о том, что скоро подходит срок оплаты счета. Как правило, такие напоминания клиенту необходимо делать за три и за один день до даты планового платежа.

На подготовительном этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности

После поступления денег на счет компании, менеджер должен поблагодарить клиента за осуществленную оплату. Максим Голубев считает: «Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!».

2. Просроченная дебиторская задолженность

Это та задолженность, срок оплаты которой, согласно договору, уже наступил, но срок просрочки не превышает критичного срока. Критичный срок — это срок, который устанавливается внутренним регламентом компании. Как правило, для разных категорий контрагентов он устанавливается разный.
При появлении просроченной дебиторской задолженности очень важно «удержать» клиента в состоянии оплаты текущих платежей. В таком случае с клиентом необходимо договориться о том, что он продолжает гасить дебиторскую задолженность согласно договорным обязательствам, а просроченная задолженность для него реструктуризируется. То есть составляется график погашения просроченного платежа. «При достижении таких договоренностей можно продолжать клиенту отгрузку», — считает Максим Голубев.

При работе с просроченной дебиторской задолженностью, очень важно дать клиенту понять, что никто не даст ему превратить это в систему.

3. Проблемная дебиторская задолженность

Проблемная дебиторская задолженность — эта та задолженность, сроки просрочки которой превысили критические сроки. При появлении такой задолженности, Максим Голубев рекомендует все отгрузки товара такому контрагенту блокировать, и предупреждает: «Чем старше проблемная задолженность, тем сложнее ее взыскать».

Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!

При появлении проблемной дебиторской задолженности, финансовая ответственность делится между менеджером отдела продаж и начальником отдела продаж. При работе с проблемной дебиторской задолженностью определяют четыре этапа переговоров:

• Переговоры на уровне менеджера отдела продаж,
• Переговоры на уровне начальника отдела продаж,
• Переговоры на уровне первых лиц компании,
• Судебное решение вопроса.

Для каждого этапа переговоров обязательно устанавливается временной регламент перевода переговоров на новый этап.

4. Безнадежная дебиторская задолженность

По мнению спикера, это задолженность с возрастом более 1095 дней. Такую задолженность уже, как правило, взыскать невозможно или очень дорого. Безнадежную дебиторскую задолженность с возрастом более 1095 дней компания имеет право списать за счет собственной прибыли.

Максим Голубев приводит данные, что в развитых странах с высокой культурой платежей норма безнадежной задолженности — 0,2% от общей суммы задолженности. В хороших российских и украинских компаниях — это 2% — 3% от общей суммы задолженности. А общепринятое критическое значение — 7% от общей суммы задолженности.

Танец, а не борьба

Так или иначе, как только компания начинает работать с дебиторской задолженностью, ей приходится вести переговоры по возврату этой задолженности. Максим Голубев убежден, что делать это нужно умеючи, используя целый набор приемов и тактик. «Переговоры по возврату долгов почти обречены, если переговорщик будет бороться с тем, кто ему должен, — говорит тренер. — Чем больше борьбы, а не общения, тем больше сопротивление должника. Должника нужно заставить „танцевать“ под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров».

По словам спикера, существует две стратегии ведения переговоров с дебиторами:

Стратегия боксера — ее основой является тактика «мы друг против друга». Данную стратегию можно применять, если вы обладаете такой силой, против которой должник точно не устоит;

Стратегия айкидо — в ее основе лежит тактика «Мы не друг против друга, а мы вместе против общей проблемы. Вы и мы хотим сохранять наши хорошие отношения в бизнесе, мы и вы хотим продолжать совместный бизнес, но у нас возникла общая проблема, которую мы совместно должны решить».

Должника нужно заставить «танцевать» под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров

Именно стратегию айкидо Максим Голубев рекомендует применять для ведения переговоров с дебиторами. Общая суть психологического айкидо заключается в том, чтобы не сопротивляться чужой агрессии, а гасить ее; от начала до конца сохранять выдержку и доброжелательность; помнить, что стремление понять, не означает принять — вы хотите понять его и только!

Кроме этого, нужно допускать, что партнер имеет полное право на свой взгляд и свою оценку ситуации. Это всего лишь сорняки в его голове. И это не повод, чтобы его ненавидеть. А управлять нужно так, чтобы самого управления не было видно.

Приемы возврата долгов

Как же применить эту стратегию на практике? Какие приемы можно использовать для ведения переговоров с дебиторами? Максим Голубев поделился несколькими такими приемами.

• Заезженная пластинка. Можно «долбить» клиента, выколачивая долг, не разрушив при этом отношений.
• Ложные акценты. Можно попросить у клиента то, что он явно не даст, но что может сломать его сопротивление, после чего он будет готов отдать то, что вы просите.
• Общие интересы. Можно обозначить общие интересы, чтобы клиент осознал вашу ценность для него.
• Подарки. Можно оказать предварительно какие-то услуги или сделать маленький подарок, чтобы сделать его обязанным вам.
• Агенты влияния. Можно использовать в качестве агентов влияния других людей, которые помогут вам повлиять на должника.
• Будущие потери. Можно описать какие-то последствия (страшилки) в случае не возврата долгов, не испортив при этом отношения.

Методы манипуляции дебитором

Очень часто для того, чтобы переговоры по возврату долгов окончились успешно, приходится использовать методы манипуляции дебитором. Вот некоторые из них:

• Я — образ. «Принято ли в вашем кругу отдавать долги? Как бы отнеслись люди вашего круга к человеку, который этого не делает? Русских купцов отличала честь. И это был самый большой репутационный капитал, помогающий создавать денежный капитал»
• Интерес к новому. «Есть теория кармы, по которой не возврат долгов разрушает карму не только самого человека, но и его детей и внуков. Подумайте, стоят ли какие-то деньги будущих болезней или несчастий для вашего потомства?»
• Рай. «Верните долг, и ваша репутация останется безупречной».
• Ад. «Если вы не вернете долг вовремя, то мы постараемся, чтобы о вашей ненадежности узнало как можно больше людей».
• Смена контекста. «Если деньги не возвращают, то это называется рэкет».
• Кресло. «Что бы вы делали на моем месте, если бы вам не возвращали долги?»
• Сократовский метод. «Порядочные люди отдают долги? (Да) Вы порядочный человек? (Да) Когда вы хотите рассчитаться?».
• Рамки. «Срок возврата до 15 числа. Далее дело передается органам, которые занимаются возвратом долгов».
• Референтные группы. «Везде есть люди, которые по разным причинам не возвращают долги во время. Среди успешных бизнесменов их меньше, а среди тех, кто сидит в тюрьмах, доля их высока».

Дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, чтобы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать
Способы защиты от манипуляций

Точно так же, как и вы, дебитор может и будет применять методы манипуляции во время переговоров. Только его целью будет — не выплачивать долги. Спикер дает совет: «При явном воздействии, когда чувствуете, что вас затягивают как муху в паутину, переключайтесь на посторонние мелочи: рассмотрите его галстук, манеру говорить и прочее, представьте его со сковородкой на голове или сидящем на унитазе. После этого вы ему не по зубам!». Вот еще некоторые методы защиты от манипуляций:Метод «Мандата». При отказе манипулятору в его просьбе, берите в руки мандат. Чтобы отбиться, лучше всего берите мандат от кого-то или чего то, что не подвергают сомнению. Не разрешает шеф. Это не входит в мои полномочия. Это запрещено законом или нашими правилами и т. п. Не пытайтесь объяснить какими-то сложившимися обстоятельствами. Манипулятор насядет на вас всей своей тушей.

«Резиновый мяч» (Вопрос-ежик). Не верьте на слово угрозам. Когда люди угрожают уйти или «это наше последнее слово», удостоверьтесь, говорят ли они это всерьез.

«Я пострадаю». Объясните манипулятору, что при выполнении его требований вы сильно пострадаете (вас выгонят с работы, вас лишат чего то, снизится ваш рейтинг или авторитет и т. п.) Иногда это проходит.

«Дайте мне закончить». Не бойтесь прерывать манипулятора. Не стоит на любой пинок отвечать тем же. Если вы поступите благородно и не ответите, то у людей возникает бессознательное чувство вины. И это создает условие для уступок с их стороны.

Бифуркация. Если требуется переломить ход переговоров, используйте приемы бифуркации — поступите неожиданно, например, измените тон голоса или темп речи. Это сбивает и ослабляет сопротивление.

12 правил работы с дебиторской задолженностью

«Все умеют бегать, но чтобы бегать, как Олимпийский чемпион, нужно не только много тренироваться, но и изменить саму парадигму бега, — говорит Максим Голубев. — Так и в переговорах. Чтобы научиться олимпийскому стилю ведения переговоров, нужно изменить внутренние установки и парадигмы». Подводя итог, тренер еще раз напоминает основные правила работы с дебиторской задолженностью:

• Деньги, которые должен клиент — мои деньги.
• Как правило, клиент всегда считает «Если можно не платить, нужно не платить!»
• В первую очередь не платят тому, кто не просит.
• Друзьям платят почти всегда, поэтому я дружу со своим клиентом.
• Если я работаю с отсрочкой платежа — я управляю дебиторской задолженностью
• Я отношусь с недоверием к каждому клиенту, поэтому заранее готовлюсь к суду. Грамотный контракт — мое спасение.
• Я начинаю работать с дебиторской задолженностью уже при появлении текущей ДЗ.
• Мой клиент знает, что я всегда помню о ДЗ.
• Штраф клиента за просрочку не его наказание, а возмещение моих убытков.
• Я занимаюсь двумя бизнесами — товарным и финансовым.
• Я участвую в финансовой ответственности за безнадежную ДЗ.
• Я знаю, что ДЗ всегда будет, но я отвечаю за ее качество.

 

golybev.com

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность – это обычное явление в коммерческой деятельности любого предприятия или ИП, заключающееся по своей сути в предоставлении другим лицам и фирмам своих собственных средств во временное пользование, чаще бесплатное. А так как от обеспеченности свободными оборотными средствами (деньгами) в текущий и любой момент времени зависит в целом эффективность бизнеса, то работа с дебиторской задолженностью – это то, чему необходимо уделять должное внимание, а отчет о дебиторской задолженности, ее движении должен быть всегда на рабочем столе предпринимателя, руководителя фирмы.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Содержание

1. Дебиторская задолженность
2. Управление дебиторской задолженностью
3. Учет и управление дебиторской задолженностью в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Дебиторская задолженность

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Читайте также: Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью системы автоматизации

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты, например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия. Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги. Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы. Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Читайте также: Контроль остатков товара на складе

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу “Бизнес.Ру”, которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

(!) Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Виды задолженностей

1. Текущая. Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
   Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
2. Просроченная. Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
   Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
3. Безнадежная. Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

(!) Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Читайте также: Как организовать деятельность менеджера по работе с клиентами

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Читайте также: Нужно ли контролировать сотрудников: опыт предпринимателей

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Читайте также: Как организовать работу с клиентской базой

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.  

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу “Бизнес.Ру”, которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

(!) Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср =  (ДЗн + ДЗк) / 2    

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота. 

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Читайте также: Особенности работы с ключевыми клиентами

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.

Читайте также: Как составить правильное продающее коммерческое предложение

Взыскание

Если ваш контрагент (должник) нарушил сроки погашения, то придется предпринять ряд мер по взысканию долга. Это происходит обычно следующим образом:

1. Претензионная работа. Этот этап проводится до того, как вы подадите в суд на своего должника. Сводится к тому, что в адрес должника вы пишите письмо (претензию) с требованием исполнить свои обязательства и отдать вам деньги.

К тому же, в претензии необходимо указать, что возвращение долга необходимо осуществить в определенный срок. И что, если в течение этого срока долг возвращен не будет, вы подадите иск в суд.

2. Судебное взыскание. Если должник проигнорировал тем или иным образом вашу претензию, ваше законное требование, вам остается подать в арбитражный суд. туда нужно будет предоставить все необходимые документы, доказывающие, что та фирма должна вам деньги: договоры, приложения к договорам, акты сверок, выписки с расчетных счетов и т. д.

Успешность этих мероприятий зависит, в том числе и во многом, от правильно организованной юридической работы.

3. Если должником является работник фирмы, то взыскать с него долг проще, если он к тому времени все еще работает у вас: взыскать за счет зарплаты. Если работник уже не работает по каким-то причинам, но остался вам должен денег, то алгоритм работы с дебиторской задолженностью точно такой же: сначала требование в виде претензии, а потом, если проигнорирует, то в суд. Правда, в случае с физическим лицом, обращаться нужно будет не в арбитражный, а в общегражданский суд.

Читайте также: Как создать клиентскую базу

Регламент работы по управлению задолженностью

Предпринимателю, руководителю фирмы будет совершенно не лишним составить и утвердить регламент – положение по работе с дебиторской задолженностью. Это внутренний документ, в котором расписано, кто, что и как должен делать, чтобы максимально эффективно работать с взаиморасчетами и долгами.  

Положение по работе с дебиторской задолженностью – это своего рода инструкция, даже должностная инструкция для тех, от кого зависит правильное и эффективное управление. Обычно на предприятии этим занимаются следующие работники:

• Менеджер по продажам.
• Начальник отдела продаж.
• Коммерческий директор.
• Директор по продажам.
• Генеральный директор.
• Бухгалтер по взаиморасчетам.
• Главный бухгалтер.
• Юрист.

В регламенте четко должно быть расписано, кто, что, в какие сроки и при наступлении каких обстоятельство должен делать.

Читайте также: Как создать отдел продаж и организовать его работу

Учет и управление дебиторской задолженностью в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Когда у предпринимателя контрагентов несколько, работа с расчетами с ними может осуществляться в ручном режиме или с применением всем известного табличного процессора Excel. Однако очевидно, что в современных условиях ритейл и любая другая отрасль коммерческой деятельности имеет дело с десятками, сотнями и тысячами контрагентов.

Количество договоров, счетов, платежных документов и всего остального, что имеет отношение к расчетам и формированию всех видов задолженности, уже представлено в огромном количестве, которое требует, чтобы все процессы управления были автоматизированы.

Делается это с помощью различных специальных программ. Одним из оптимальных решений для этого является онлайн-сервис «Бизнес.Ру»

В сервисе «Бизнес.Ру» находит отражение все, что связано с реализацией:

• Продажи.
• Расчеты наличными. 
• Расчеты безналичным способом.
• Дебиторская задолженность.

По дебиторской задолженности можно сформировать отчет за любой период, в котором на отчетную дату будет приведен список всех контрагентов-дебиторов с указанием задолженности на эту дату.

Кликнув на контрагента, можно получить историю взаиморасчетов с ним на эту дату.

Читайте также: Как контролировать каждый входящий звонок и письмо в компанию

www.business.ru

Работа с дебиторской задолженностью – Дмитрий Ткаченко

Причина возникновения многих долгов заключается в неправильной работе по профилактике их возникновения со стороны дебитора – в книге дается пошаговая технология профилактики и предупреждения возникновения задолженности.

Работа с долгами состоит из нескольких этапов, на каждом из которых нужно применять свой, отличный от других этапов инструментарий – от переговоров до угроз и ультиматумов. Он описан в книге вплоть до готовых речевых модулей.
• Большое внимание уделяется вопросу профилактики возникновения долгов.
• Подробно описана процедура оценки контрагентов.
• Множество полезных «фишек» и готовых речевых модулей для ведения переговоров.

Книга рассчитана в первую очередь на представителей коммерческих подразделений, собственников бизнеса, руководителей, генеральных и финансовых директоров, а также специалистов по работе с долгами и дебиторской задолженностью.

Характеристики книги

Дата написания: 2016
Название: Работа с дебиторской задолженностью. Как не допустить ее возникновения и правильно собрать
Автор: Дмитрий Ткаченко
Объем: 260 стр., 89 иллюстраций
ISBN: 978-5-496-01882-1
Правообладатель: Питер

Предисловие к книге «Работа с дебиторской задолженностью»

Эта книга о том, как не допустить возникновения долгов и просроченной дебиторской задолженности, а если они все-таки появятся – собрать их в самый короткий срок. Изучив ее и выполнив практические задания, которые есть в каждой главе, вы сможете:

1. Оценить уровень противодолговой обороны вашей компании.

2. Скорректировать бизнес-процессы и внедрить новые методы работы с потенциальными и реальными должниками.

3. Усовершенствовать личные навыки ведения переговоров с должниками.

4. Использовать новые и нестандартные способы давления и стимулирования должников к погашению задолженности.

5. Собрать «безнадежные» долги, применяя методы PR-воздействия на должников.

Эта книга ценна тем, что суммирует опыт десятков тысяч продавцов, тысяч проб и допущенных ошибок, сотен побед и провалов. Она написана самой практикой.

В первую очередь книга будет полезна представителям коммерческих служб – руководителям отделов продаж, коммерческим директорам, директорам и собственникам бизнеса, менеджерам по продажам. При этом она обязательна к прочтению всеми сотрудниками, так или иначе сталкивающимися в своей работе с дебиторской задолженностью. На моих семинарах по работе с долгами кроме «коммерсантов» (представителей коммерческих подразделений компаний) участвуют юристы, экономисты, бухгалтеры, финансовые и кредитные контролеры, руководители служб безопасности. И после каждого я получаю массу отзывов о применении новых методов и технологий.

Книга состоит из двух частей:

1. Как не допустить появления просроченной дебиторской задолженности и

2. Что делать, чтобы стимулировать должника к скорейшей оплате.

В ней нет сложных бухгалтерских формул и финансовых выкладок, она написана для «продавцов», наполнена коммуникативными приемами и проверенными практикой методами воздействия на должника, применимыми в работе «продажников».

Введение

В чем специфика ведения продаж в России? С этого вопроса я обычно начинаю занятия в Европе для западных предпринимателей по специфике организации продаж и ведения бизнеса в нашей стране.

В результате структурирования личного опыта участников и информации, почерпнутой ими из статей, публикуемых в западной бизнес-литературе, а также в Интернете, можно выделить три основные группы отличий:

1. Административный ресурс.

2. Откаты.

3. Несвоевременные оплаты за поставленную продукцию и оказанные услуги.

Интересный факт. Европейские предприниматели, формирующие свое представление о специфике ведения бизнеса в России на основе западной прессы и Интернета и не имеющие личного опыта, больше всего боятся административного ресурса. Часть тех, кто обладает своим небольшим опытом выстраивания продаж в нашей стране, опасаются откатов. И очень немногие, хотя, как показывает практика, самые «матерые», в первую очередь говорят о неплатежах.

У европейских предпринимателей, особенно у финской аудитории (они, по моим наблюдениям, в большей степени склонны к морально-этическим оценкам тех или иных реалий и событий), подобное, столь привычное и обыденное для нас явление, как просроченная дебиторская задолженность, вызывает тихое, а иногда не очень, удивление. Одна из участниц семинара даже переспросила: «То есть у организации-должника есть деньги и она специально не платит? Это же плохо! Они обманывают партнеров!» Здесь приходится говорить о культурных различиях. В частности, о том, что лелеемая на Западе деловая репутация в России стоит недорого; что люди, «кинувшие» своих поставщиков, после «слива» организации с долгами легко открывают новое ООО и, как ни в чем не бывало, ведут деятельность и с ними работают, зная о факте неблагонадежности в прошлом и надеясь не попасть на те же «грабли»; что судебная система и Служба судебных приставов в России, мягко говоря, не слишком хорошо работают, и о многих других специфических особенностях нашей страны.

Можно долго искать причины того, почему в данной сфере у нас дела обстоят так, а не иначе. Но лучше не углубляться в классический русский вопрос: «Кто виноват?» и сразу перейти к вопросу: «Что делать?» Ведь если у западных предпринимателей есть возможность выбора – выходить на российский рынок или нет, то нам с вами приходится работать в тех условиях и реалиях, которые нас окружают.

Причины возникновения дебиторской задолженности

От анализа системы работы с долгами в вашей компании перейдем к более общему, но не менее важному вопросу – причинам возникновения просроченной дебиторской задолженности и долгов (ДЗ).

Почему вообще возникает просроченная дебиторская задолженность? Как вы думаете, какие ответы я чаще всего слышу в ответ на тренингах по работе с долгами?

«Унаших должников нет денег!», «Мошенники!», «Нехотят платить!»

Несомненно, такие причины тоже имеют место, но главная цель данного вопроса – показать участникам, что они, образно говоря, видят соринку в чужом глазу, а не замечают бревна в собственном.

Существует четыре группы причин, которые приводят к возникновению долга.

Бизнес-процессы и политика работы с долгами вашей организации

Утвержден ли регламент по работе с ДЗ? Как принимается решение: кому отгрузить товар или оказать услугу в кредит, а кому нет? На какую сумму? Прописаны процедуры или менеджер по продажам прибегает к директору и начинает эмоционально убеждать, что «если мы не поставим в отсрочку, то потеряем клиента», а оценка платежеспособности выражается в уверенном «да» менеджера в ответ на вопрос: «Они заплатят?» При этом о многих долгах просто забывают, вспоминая лишь в момент острой нехватки оборотных средств.

Если говорить о типичных недостатках в работе с дебиторской задолженностью, это отсутствие:

• Единого центра по работе с ДЗ.

Мы уже говорили, что дебиторская задолженность – горячий уголек, от которого все хотят поскорее избавиться. В результате деятельность подразделений не синхронизирована, каждое старается снять с себя ответственность и не оказаться крайним. Часто отсутствует даже примитивный регламент по работе с ДЗ, увязывающий деятельность разных подразделений.

• Необходимой информации о партнере.

Эта проблема тоже упоминалась выше. Чаще всего под «необходимой информацией о партнера» у нас понимается запрос бухгалтерских документов, по которым сделать достоверные выводы о реальном финансовом состоянии компании проблематично. А о таком инструменте, как «Досье дебитора», многие даже не слышали.

• Механизма оценки кредитоспособности партнера и эффективности кредитования.

Это логическое продолжение предыдущей проблемы. Процесс принятия решения, кредитовать ли и если да, то на какую сумму, или «точно ли они нам заплатят и сделают это в срок?» напоминает гадание на кофейной гуще. Отсутствуют регламентированные процедуры оценки платежеспособности, кредитные рейтинги клиентов и самые простые критерии, по которым зерна отделяются от плевел. Например, мы никогда не будем отгружать в кредит ИП и ООО, зарегистрированным менее полугода назад, без имущества на балансе и с руководителями, отказывающимися подписывать договор поручительства либо вносить обеспечение. Другой аспект той же проблемы – отсутствие аналитики по прибыльности работы с клиентами, задерживающими платежи. Хотя часто прибыль от сделок с ними равна или превышает расходы на кредит, взятый в банке для осуществления поставки.

---

Работа с дебиторской задолженностью — Д. Ткаченко (скачать)

(ознакомительный фрагмент книги)

Полную версию можно найти тут — Литрес

successlib.ru

Работа с дебиторской задолженностью. Как не допустить ее возникновения и правильно собрать (Д. В. Ткаченко, 2016)

Как работать с этой книгой

Это совсем не банальный вопрос! Многие авторы включают его в свои книги, чтобы «раздуть» их объем. Но эта книга – не тот случай.

Ответьте себе на вопрос: что вы хотите получить в результате работы с данной книгой?

Могу предположить следующие варианты ответов и подходящие для них алгоритмы работы:

Узнать что-то новое

Что ж, это самая неэффективная цель. К груде уже хранящихся в вашей мозговой кладовке знаний вы добавите еще несколько заполненных полочек. Если так, читайте все подряд, и, несомненно, узнаете много нового. Но лучше переформулируйте цель, чтобы она перешла из сферы «узнать» в область «создать, сделать».

Снизить показатели по дебиторке и внедрить новые методы работы с должниками в моем отделе/ организации

Совет номер один. Вы – руководитель, и вам нужно плотно проработать первую часть книги. Призываю в обязательном порядке выполнить все задания из части 1 «Профилактика возникновения просроченной дебиторской задолженности и долгов» и начать с теста «Анализ узких мест в обороне от долгов» в главе 1. Затем прежде всего познакомиться с главами, посвященными пунктам, по которым вы поставили «минус» своей организации. И только после этого переходить к изучению остальных глав.

Совет номер два. Как бы ни хотелось сразу перейти к части, посвященной угрозам и другим жестким способам воздействия на должников, не делайте этого, оставьте названные главы «на сладкое». А начните с части 1 «Профилактика возникновения просроченной дебиторской задолженности и долгов» – проще не допустить ошибку, чем потом бороться с ее последствиями. Усилия, вложенные в профилактику, помогут «убить» проблему в зародыше.

Совет номер три. В конце книги, в разделе «Вместо заключения», дана таблица «План мероприятий на период до___».

Как только в результате работы с книгой вам будет приходить идея о целесообразности внедрения тех или иных изменений, проведения ряда мероприятий, использовании той или иной методики – прекратите чтение и запишите идею в графу «Мероприятие». Так вы аккумулируете, сохраните все новые идеи и получите готовый план мероприятий для изменения бизнес-процессов сбора долгов.

Поднять мой уровень как продавца. Внедрить в работу новые приемы и фишки. Забрать долг у компании «Икс».

Вы – менеджер по продажам или линейный руководитель, который сам много работает с клиентами, занимается продажами и ведет переговоры. Самыми ценными для вас в этой книге будут главы, посвященные коммуникативным приемам, используемым в работе с потенциальными и реальными должниками.

Найдя в этой книге интересный речевой модуль или прием, прекратите чтение и перепечатайте его в текстовый документ, адаптировав под вашу специфику общения с клиентами. Если вы работаете по телефону и клиенты не приходят на ваше рабочее место, распечатайте заинтересовавшие фразы или названия приемов – по одной на листе формата A4 – и повесьте их на стены так, чтобы ваш взгляд падал на них во время общения с должниками по телефону. Шпаргалка готова!

Если вы работаете не только по телефону, но и проводите личные встречи, заучите речевые модули из вашего списка наизусть, а на отдельный лист выпишите только названия приемов, разделив их на блоки. Например, «Профилактика», «Краткосрочная просрочка», «Длительная просрочка», «Точка кипения – угрозы». Чтобы никто не догадался, что это за лист, сократите названия разделов до одной-двух букв. Скажем, вместо «Профилактика» – буква «П» или можно сделать маленький рисунок, который вызывает ассоциацию с этим словом. Лист положите перед собой или берите на переговоры. Соответственно, если возникнет та или иная сложная ситуация, вы будете смотреть в нужную часть шпаргалки, видеть название приема и воспроизводить его по памяти. И все!

Маленький совет – не переписывайте всю книгу. Выберите два-три самых действенных, с вашей точки зрения, приема на каждую сложную ситуацию и поработайте с ними. Если их эффективность окажется меньше желаемой, измените приемы. Не стоит пытаться объять необъятное и применять все сразу – так вы просто запутаетесь.

Чтобы помочь вам и сократить объем ручного труда по перепечатыванию, я готов отправить в текстовом файле речевые модули из книги и несколько частей моего видеокурса в обмен на ваш искренний отзыв об этом труде. Подробнее читайте в разделе «Бонусы за отзыв».

kartaslov.ru

Дебиторская задолженность | Тренинг

Обычно, при обучении работе с дебиторской задолженностью, тренеры делают акцент на двух моментах: психологические техники переговоров с должниками и бухгалтерские инструменты управления ДЗ. Между тем, только системный управленческий подход к дебиторской задолженности способен обеспечить успех. Именно такому системному подходу мы и обучаем на этом тренинге, где рассматриваются ключевые составляющие успешного управления ДЗ и, главное выстраивается система их взаимосвязи.

Что такое ПДЗ и как классифицировать клиентов по степени риска неплатежа?

• Что такое ПДЗ?
• Где та грань, проходя через которую ДЗ превращается в ПДЗ?
• Когда менеджер должен начать работать над ДЗ конкретного поставщика?
• ПДЗ глазами поставщик.
• ПДЗ глазами продажника.
• Как правильно вписать ПДЗ в бизнес-процесс продажи?

Классификация по степени риска и формирование соответствующих правил работы.

• Как ранжировать клиентов по степени риска?
• Как формировать правила работы с поставщиками и расставлять приоритеты в работе менеджера, в соответствии со степенью риска?
• Регулярность отслеживания ПДЗ в соответствие со степень риска.
• Индивидуальные точки контроля поставщика, соответствующие степени риска.

Причины, которые приводят в росту ПДЗ

• Каковы причины?
• Ошибки в системе контроля.
• Ошибки в контракте.
• Ошибки в документообороте.
• Ошибки в стиле общения.

Как избежать роста ПДЗ?

• Системный подход к ДЗ: ключевые особенности.
• Анализ текущего состояния работы с ДЗ в Вашей компании.
• Чего не хватает для эффективной работы с ДЗ?
• Формирование проактивной политики работы с ДЗ в условиях Вашего бизнеса с учетом особенностей Вашего бизнес-процесса продаж.

Как правильно построить диалог с неплательщиком?

• Выявление типичных возражений поставщиков при ДЗ Вашей компании.
• Классификация возражений и методы работы с каждым классом.
• Формирование эффективных скриптов для ответов на возражения Ваших поставщиков.

Какой психологический формат общения выбрать: дружеский или формальный?

• Как вести себя в случае с ПДЗ, если у Вас с поставщиком дружеские отношения?
• Особенности, плюсы и минусы формального подхода.

Психологические барьеры при получении задолженности. Основные страхи и сомнения менеджеров.

• Искусство говорить «нет». Как это делать менеджеру?
• Формула «Да, но…»
• Как правильно менеджеру вести диалог с финансовыми специалистами поставщика?
• Как правильно менеджеру вести диалог с юристами поставщика?
• Пять шагов «запугивания» поставщика.
• Методы мягкого давления.
• Несколько психологических секретов работы коллекторских служб.

Как создать условия, при которых сохраняются доброжелательные отношения с закупщиком в ситуации давления по погашению ПДЗ?

• Разделение функций при ведении диалога по ПДЗ. Как это сделать эффективно?
•  Графики погашения ПДЗ: как вести диалог? «Торги» по срокам погашения.
• Формализация диалога. Соглашение по погашению ДЗ, как инструмент влияния на клиента.

Как попасть в пул приоритетных платежей?

• Ваша доля в структуре продаж клиента, как инструмент прогнозирования ПДЗ?
• Возврат, как инструмент урегулирования ПДЗ.
• Проактивные действия менеджера, как инструмент урегулирования ПДЗ.
• Подготовка бухгалтерской документации.

Что делать, если контрагент отказывается платить и говорит: у нас нет денег?

• Что может стоять за фразой «Денег нет».
• Как правильно обработать это возражение.
• Как научиться распознавать  отговорки должника и реагировать на них

Формирование системы работы с ДЗ

• Формирование системы работы с ПДЗ, как основа эффективности.
• Профилактика возникновения ПДЗ.
• Условия контракта, которые могут защитить от неоплаты ПДЗ

ПДЗ и мотивация менеджеров.

• Внешняя мотивация: мотивация клиентов к оплате. Бонусы и штрафы.
• Внутренняя мотивация: мотивация менеджеров. Как выстроить мотивацию, чтобы она влияла на результат?
• Типичные ошибки при создании системы мотивации менеджеров.

Регламент работы с ДЗ и ПДЗ?

• Если у Вас есть регламент: как проверить его на эффективность?
• Как создать регламент с ДЗ и ПДЗ?

Банковские продукты для работы с ДЗ

• Хеджирование рисков
• Кредитные продукты по работе с ДЗ

А какие методы закон предоставляет Вам для взыскания ПДЗ?

• Судебный порядок
• Страховой порядок
• Цессия и др.

Справка

Компания “Новые технологии бизнес-обучения” предлагает полный каталог тренинговых программ, который содержит более 100 программ.

Каталог разделен на 22 направления, в том числе это тренинги по продажам, тренинги для руководителей, тренинги переговоров, тайм-менеджменту, управлению конфликтами, тренинги для call-центров, тренинги по сервису, тренинги по телефонным продажам, публичным выступлениям, работе с возражениями, деловой коммуникации, а также консалтинг и коучинг специалистов разных уровней от менеджеров среднего звена (групповой коучинг) до индивидуального коучинга руководителей компаний и владельцев бизнеса.

Подобный структурированный каталог, где представлены бизнес-тренинги на большинство актуальных тем, во многом является уникальным на рынке бизнес-обучения. 

 

 

Возможно, лучшая книга по продажам B2B.

В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга Михаила Казанцева «Школа B2B продаж. От понимания ситуации клиента к сделке» – первое в России визуализированное пособие, где системно рассматриваются технологии продаж B2B. Книга быстро завоевала признание читателей и популярность. По итогам первой недели продаж книга стала бестселлером. В книге описаны 9 измерений ситуаций сделки и кардинальные различия между B2B и B2C продажами. Книга богато иллюстрирована и содержит 115 авторских рисунков. 

www.b-mode.ru