law-pravda.ru

Использование личного автомобиля в служебных целях и заправка гсм

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях. Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: 1.

Списание гсм при использовании личного автомобиля в служебных целях

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях. Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником. На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

Использование личного автомобиля в служебных целях

Должен быть указан порядок оплаты возмещения (вместе с зарплатой, отдельным платежом и т.д.) Отдельным пунктом указываются сроки выплат Нормальный документ Приказ руководителя фирмы о начислении работнику компенсации на указанных условиях Бумаги автовладельца на используемый транспорт Документ, подтверждающий право собственности Страховка автогражданской ответственности (ОСАГО) ксерокопия ПТС Путевые листы с фактическим маршрутом, по которому передвигался транспорт Чеки с автозаправочной станции Отчёт бухгалтера с вычислениями расходов на горюче-смазочные материалы Счета на амортизацию транспорта Счета за ремонт в автосервисе Прочие документы, подтверждающие любые понесённые расходы автовладельца В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях Затраты на обслуживание грузовых автомобилей, как правило, подлежат оплате в полном объёме.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

В случае с директором ООО, вне зависимости от того, является ли он одним из учредителей или даже единственным учредителем юридического лица, он может использовать для оформления личного автомобиля на предприятии любые вышеозначенные способы – аренду, безвозмездное пользование транспортом или же компенсационный порядок. Это допускается, так как он одновременно выступает и физическим лицом – директором и работником, и представителем юридического лица. В отношении же индивидуальных предпринимателей, арендовать или ссудить автомобиль самому себе, равно как и трудоустроить себя в качестве собственного же работника не получится.
Законодательством прямо устанавливается необходимость заключения договора между как минимум двумя разными лицами в данных ситуациях, а сам ИП является лишь физическим лицом.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2018 год предрейсовый медосмотр обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях Отдельный порядок компенсации предусмотрен в данном случае для сотрудников органов внутренних дел, Следственного комитета, а также некоторых иных категорий государственных служащих. В отношении же простых работников имеет место ряд нюансов, связанных с расходами предприятия на компенсацию таковых услуг в целях учета налогообложения и прибыли.

Использование личного автомобиля в служебных целях и заправка гсм 2018

Использование личного автомобиля в служебных целях Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент. Соглашение к договору использования личного автомобиля в служебных целях Бухучет операций по учету компенсации На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта.Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.Для учета движения средств используется счет 73.
Счет отнесения расходов зависит от профиля предприятия и отделения, в котором трудится работник.

Личное авто в служебных целях: как не остаться в минусе

В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

• Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
• Арендовать автомобиль у работника.
• Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
• Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Использование личного автомобиля в служебных целях: как всё оформить

В первую очередь, следует отметить, что ни сам ИП, ни директор предприятия тем более не освобождаются от обязанности проходить медицинские осмотры, выписывать себе путевые листы и должным образом оформлять рабочие поездки в целом. Однако на практике данное требование соблюдается далеко не всегда, особенно если деятельность субъекта хозяйствования, который они представляют, не связана с транспортными перевозками напрямую. В данном случае при возникновении каких-либо проблем, как предприниматель, так и директор вправе объяснить свои поездки личными, а не рабочими целями.

В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник. Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора. ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст.

Использование личного автомобиля в служебных целях и заправка гсм

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией. Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления. Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку.
Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта. Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Использование личного автомобиля в служебных целях и заправка гсм 2018

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты. Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля. Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута. Сообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы. Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года.

Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Использование личного автомобиля в служебных целях и заправка гсм 2017

В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:

• Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо трудовом договоре с сотрудником или коллективном договоре. В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ.
  В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
• Аренда.

advokatdokin.ru

Компенсация за ГСМ при использовании личного автомобиля 2018

Затраты на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях компенсируются работнику. Для покрытия расходов необходимо документальное оформление необходимости использования личного транспорта и подтверждение произведенных затрат. Возмещение расходов производится только работнику предприятия.

Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

• Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
• Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
• Видов затрат, оплачиваемых работнику.

Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.

Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.

Важно! Ежемесячные командировки на личном автомобиле не признаются систематическим использованием ТС.

Читайте также статью ⇒ Компенсация транспортных расходов в 2018 году.

Звонок в один клик

Звонок в один клик

Звонок в один клик

Документальное оформление соглашения с конкретным сотрудником

Кроме общих документов по организации, необходимо согласие сотрудника на использование ТС с компенсацией расходов. Лицу предоставляются для ознакомления и согласования:

1. Распоряжение руководителя об утверждении должностей с выездным характером работ.
2. Инструкцию о должностных обязанностях сотрудника.
3. Соглашение между руководителем организации и сотрудником об использовании личного ТС. Документ составляется в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Допускается включение пункта в договор, что не является обязательным требованием данных трудового контракта (ст. 57 ТК РФ).
4. Приказ о видах покрываемых расходов, сумме выплаты и нормах покрытия.

Работник может предоставить для служебного пользования любой транспорт – грузовой или легковой автомобиль, мотоцикл. Используется ТС, на которое имеется право собственности или доверенность на его управление. Для получения сумм в счет покрытия затрат работник должен проявить инициативу, написав заявление.

Размер предоставляемой работнику компенсации

Законодательством установлено право возмещения расходов сотрудника за эксплуатацию, износ ТС и расходов в связи с его эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Порядок выплат, проведения расчета сумм устанавливает работодатель по согласованию с сотрудником. Предприятие может покрывать затраты на эксплуатацию и ГСМ:

1. Из расчета километража пробега ТС. Для подтверждения показаний спидометра необходимо иметь путевые листы. Применяется стандартная форма документа или бланк, разработанный предприятием и утвержденный приказом.
2. Без учета километража. Подтверждением служебного характера поездки являются журналы учета передвижений, маршрутные или путевые листы. Ряд предприятий использует учет по лимитам, подтверждаемый служебными записками о передвижениях по одному маршруту. Сумма определяется расчетным путем, устанавливается единожды и не пересматривается при наличии постоянных перемещений на конкретные расстояния.

Документы, подтверждающие факт осуществления служебных поездок, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к формам первичного учета. При составлении документов должны присутствовать реквизиты предприятия, номера, даты, назначения с расшифровками, подписи ответственного лица.

Работник, получающий возмещение сумм расходов, должен предоставлять ежемесячный отчет о произведенных затратах. К отчету необходимо прилагать кассовые чеки по оплате расходов на приобретение ГСМ.

Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации

Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

Особенности покрытия затрат при использовании транспорта по доверенности

Письменное разрешение на управление ТС, удостоверенное нотариусом, является законным основанием для его использования. Суммы возмещения затрат при использовании личного имущества освобождены от налогообложения. В отношении доходов, полученных при эксплуатации арендованной собственности, льгота не предусмотрена. При получении компенсации:

• Сумма подлежит обложению НДФЛ.
• Работодатель должен обложить сумму страховыми взносами.
• Исчисленная сумма не уменьшает доходы при расчете базы по налогу на прибыль.

По мнению специалистов Минфина, ТС, управляемое по доверенности, не считается собственным имуществом. Льгота, предусмотренная ст. 217 НК РФ, не применяется. Сумма компенсируемых расходов облагается налогами.

Зам. директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

Наряду с отрицательной позицией Минфина имеются положительные решения судебных органов, признающие право на получение оплаты затрат при управлении ТС по доверенности. Судебные органы признают право за работником на распоряжение ТС вплоть до использования в служебных целях.

Нормы покрытия расходов в 2018 году

Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2018 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.

Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.

Читайте также статью ⇒  Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2018.

Распространенная ошибка при исчислении суммы

Ошибка № 1. Величина возмещения расходов за использование сотрудником собственного ТС устанавливается на месячный период. При фактическом отсутствии лица в связи с отпуском или болезнью транспорт не эксплуатируется, затраты не возмещаются, если иное не установлено договором. В том случае, когда работнику сумма затрат по условиям договора не пересчитывается, выплата производится полностью.

Ответы на часто возникающие вопросы

Вопрос № 1.  Допускается ли заключать соглашение об использовании личного ТС для перемещения лица в рабочее время в устной форме?

Предусмотрена только письменная форма соглашения между сторонами.

Вопрос № 2. Кто является плательщиком транспортного налога личного ТС работника, используемого в служебных целях?

Плательщиком транспортного налога признается собственник ТС или лицо, получившие имущество по доверенности (ст. 357 НК РФ). Компания, привлекающая ТС, не несет обязанности перед бюджетом.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Звонок в один клик

Звонок в один клик

Звонок в один клик

Заказать обратный звонок для консультации

kompensacii.ru

Расходы на служебный автомобиль | Бухгалтерский актив

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля принимаются в целях налогообложения, а какие – нет.

2. В каком порядке учитываются расходы на ГСМ, ТО, страхование служебного автомобиля и другие для расчета налога на прибыль и при УСН.

3. Как документально подтвердить расходы на содержание служебного автомобиля.

Большинство организаций и предпринимателей в своей деятельности не обходятся без транспортных расходов на доставку товара, на служебные поездки сотрудников и т. д. При этом каждый руководитель решает «транспортный вопрос» по-своему, исходя из потребностей и возможностей бизнеса. В этой статье предлагаю рассмотреть вариант использования служебного автомобиля, принадлежащего организации или ИП и используемого в хозяйственной деятельности. А точнее, разберем порядок учета расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля, для целей налогообложения. Как известно, использование автомобиля, а тем более интенсивное, — процесс довольно затратный, поэтому важно понимать, какие из этих затрат уменьшают налоговую нагрузку, а какие нет.

Расходы на ГСМ

Расходы, которых невозможно избежать в процессе эксплуатации автомобиля, конечно, это расходы на ГСМ. При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При применении УСН с объектом «доходы – расходы» налогоплательщик также имеет право учесть расходы на бензин, поскольку расходы на содержание служебного транспорта прямо поименованы в закрытом перечне расходов при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документально. Поэтому основанием для принятия к учету расходов на бензин для служебного авто служат подтверждающие документы: путевые листы, чеки АЗС, приказ об использовании служебного автомобиля и установлении норм расхода топлива (или другой аналогичный локальный документ, который закрепляет порядок расчета израсходованного топлива).

Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. В НК РФ прямо не установлена обязанность нормировать расходы ГСМ для служебного транспорта, учет по нормам предусмотрен только для компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта. Кроме того, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» содержит нормы расхода ГСМ, обязательные для применения только автотранспортными организациями. На основании этого, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ, при этом он может использовать нормы Минтранса (Письма Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Самый безопасный вариант – учитывать расходы на ГСМ по нормам Минтранса, однако он не всегда самый выгодный. Поэтому если Вы приняли решение учитывать расходы на бензин по самостоятельно разработанным нормам, максимально приближенным к фактическому расходу, обратите внимание на обоснование этих норм (техническая документация к автомобилю, официальная информация производителя транспортного средства, контрольный замер расхода топлива и т.д.). Применяемые нормы, их обоснование и порядок расчета расходов на ГСМ необходимо закрепить в приказе руководителя и учетной политике для целей налогообложения.

Технический осмотр

Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль и УСН. Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, талона технического осмотра, чек ККТ, платежное поручение или другой документ об оплате услуг оператора технического осмотра. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.

Расходы на ремонт автомобиля

Расходы на ремонт служебного автомобиля учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). В случае применения УСН расходы на ремонт автомобиля также уменьшают налогооблагаемую базу (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты). Кроме того, обязательным условием учета расходов при УСН является их оплата, поэтому к числу подтверждающих документов добавятся платежные поручения, чеки ККТ или квитанции об оплате.

Расходы на мойку

Несмотря на то, что без мойки эксплуатация автомобиля теоретически возможна, расходы на мойку могут быть учтены в составе расходов на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530. Аналогичный вывод можно сделать и относительно учета расходов на мойку при применении УСН. Особое внимание при этом нужно обратить на подтверждающие документы. Если оплата происходит в безналичном порядке, то проблем с подтверждением возникнуть не должно: платежное поручение, акт об оказанных услугах. Однако чаще всего водители рассчитываются за услуги мойки наличными, в этом случае необходимо проконтролировать наличие чека ККТ и правильно оформленного товарного чека или квитанции (если станция автомойки не применяет ККТ). Товарный чек и квитанция должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), кроме того квитанция, выдаваемая взамен чека ККТ, должна отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»). Лучше с этими требованиями ознакомить сотрудников, эксплуатирующих автомобиль, чтобы они проверяли правильность оформления документов на месте.

Расходы на услуги платной стоянки

В целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право учесть расходы на платную автостоянку служебного автомобиля в составе расходов, связанных с его содержанием (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404). Таким образом, есть основания учитывать расходы на автостоянку и для расчета налога при УСН. Подтверждающие документы и порядок их оформления в данном случае будут аналогичны рассмотренным в предыдущем пункте.

Расходы на страхование автомобиля

Для отражения в налоговом учете расходов на автострахование большое значение имеет вид страхования: обязательное (ОСАГО) или добровольное (КАСКО).

При расчете налога на прибыль уменьшить налогооблагаемую базу можно на расходы как по обязательному, так и по добровольному страхованию служебного автомобиля (п. 1 ст. 263 НК РФ). Расходы на добровольное страхование служебного транспорта от угона и ущерба учитываются в сумме фактических затрат по договору страхования (Письмо Минфина России от 20.02.2008 № 03-03-06/1/119). А расходы по обязательному страхованию могут быть приняты к налоговому учету только в пределах установленных законодательством РФ тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ). В настоящее время тарифы по договорам ОСАГО установлены Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии».

Расходы по договору страхования служебного автомобиля учитываются в целях расчета налога на прибыль в периоде фактической оплаты страховой премии. Однако если срок страхования охватывает несколько отчетных периодов, а оплата произведена одним или несколькими разовыми платежами, то к налоговому учету такие расходы нужно принимать равномерно в течение всего срака действия договора страхования. Сумма расходов, принимаемая в отчетном периоде, будет рассчитываться пропорционально количеству дней действия договора страхования в этом отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).

При УСН учесть в налоговых расходах можно только выплаты по договору обязательного страхования ОСАГО (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), поскольку выплаты по договорам добровольного страхования не входят в закрытый перечень принимаемых расходов. При этом расходы по договору ОСАГО уменьшают налогооблагаемую базу по налогу при УСН в том же порядке, что и для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), то есть в пределах тарифов, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739. Страховая премия по договору ОСАГО принимается к учету единовременно в момент оплаты, независимо от срока действия договора; равномерное списание в расходы не допускается (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Штрафы ГИБДД

С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю. Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм. Как же быть: принимать или не принимать такие расходы? Ответ однозначный – штрафы ГИБДД не учитываются ни для расчета налога на прибыль, ни для расчета налога при УСН.

Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 270 НК РФ), а также они не входят в закрытый перечень расходов, учитываемых при УСН. Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.

Итак, мы рассмотрели основные расходы, которые возникают у налогоплательщиков в связи с эксплуатацией служебного автомобиля. Сейчас предлагаю подвести итог, какие расходы можно учесть для целей налогообложения, а какие нельзя.

Таким образом, большинство затрат на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, уменьшают налогооблагаемую базу. В этом состоит главное преимущество использования собственного автомобиля перед, например, использованием личного транспорта сотрудников с выплатой им компенсации, размер которой лишь частично включается в налоговые расходы.

Как Вы считаете, выгодно ли использовать служебный автомобиль?

Какие расходы на его содержание самые значительные?

Пожалуйста, поделитесь в комментариях!

Законодательные и нормативные акты:

1. Налоговый кодекс РФ

2. Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

4. Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

5. Постановление Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии»

Кодексы, Федеральные законы и Постановления Правительства РФ размещены на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

6. Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

7. Письма Минфина РФ

С документами финансового ведомства Вы можете ознакомиться на официальном правовом портале Минфина РФ http://mfportal.garant.ru/

buh-aktiv.ru

Использование личного автомобиля

ДОГОВОР
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ
В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

г.Минск ” ” 2005 г.

, именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора ,

действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин , именуемый в дальнейшем

Работник, с другой стороны, а вместе в дальнейшем именуемые Стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Работник использует по поручению Нанимателя личный автомобиль ” “

(государственный номерной знак ) в следующих служебных целях:

– поездки по городу Минску;
– поездки в служебные командировки.
1.2. Срок использования автомобиля определяется сроком трудового договора Нанимателя с Работником.
1.3. Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется в размере суммы износа (амортизации) автомобиля за период его использования в служебных целях.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Наниматель обязуется:
2.1.1. Поручать Работнику выполнять задания с использованием личного автомобиля только в целях, определенных п. 1.1 настоящего договора.
2.1.2. Своевременно определять и выплачивать Работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
2.1.3. На основании отдельно заключаемых Нанимателем договоров с поставщиками нефтепродуктов предоставлять Работнику горюче-смазочные материалы или возмещать Работнику произведенные им расходы на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного транспорта в служебных целях.

2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию Нанимателя в целях и сроки, определенные п.п. 1.1 и 1.2 настоящего договора.
2.2.2. Осуществлять ремонт, техническое обслуживание автомобиля и страхование гражданско-правовой ответственности владельца автомобиля за свой счет.
2.2.3. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.4. От имени Нанимателя осуществлять получение ГСМ у поставщиков нефтепродуктов, по договорам, заключенным Нанимателем, или представлять Нанимателю документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ для заправки автомобиля и использования его в служебных целях.

3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Расчет суммы компенсации осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.
3.2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение затрат на приобретение ГСМ производится один раз в месяц в срок, установленный для выплаты заработной платы на предприятии за месяц.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. В случае нарушения сроков использования личного автомобиля в служебных целях Наниматель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий договора, либо отказаться от договора и взыскать убытки, причиненные Работником.
4.2. В случае несвоевременной выплаты компенсации Работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях или возмещения расходов на приобретение ГСМ Наниматель уплачивает Работнику неустойку в размере 0,1% от невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

5. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

5.1. Расчет суммы компенсации производится Нанимателем исходя из восстановительной стоимости автомобиля, определяемой независимой оценочной организацией на момент заключения настоящего договора.
5.2. В случае выплаты Нанимателем компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях сверх суммы амортизационных отчислений с Работника в установленном законодательством порядке удерживается подоходный налог.

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон.
6.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение срока использования автомобиля, определенного п.1.2 договора.
6.3. В случаях, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством.

7. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

НАНИМАТЕЛЬ: РАБОТНИК:

Или вот такой:

ДОГОВОР N _____
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ
В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

г.__________ “___” _________ ____ г.

_______________________________, именуемое в дальнейшем
“НАНИМАТЕЛЬ”, в лице директора ___________________________________,
действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин
_______________________________________, именуемый в дальнейшем
“НАЙМОДАТЕЛЬ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ”, с другой стороны, заключили
настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. “НАЙМОДАТЕЛЬ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ” использует по поручению
“НАНИМАТЕЛЯ” личный автомобиль марки _________________ гос. N
_____________ в следующих служебных целях: _________________________
____________________________________________________________________
1.2. Срок использования автомобиля – с ______________. по
____________.
1.3.Сумма компенсации за использование личного автомобиля в
служебных целях не начисляется.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. “НАНИМАТЕЛЬ” обязуется:
2.1.1. Поручать “НАЙМОДАТЕЛЮ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ” выполнять задания
с использованием личного автомобиля только в целях, определенных
п. 1.1 настоящего договора.
2.1.2. Возмещать “НАЙМОДАТЕЛЮ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ” произведенные им
расходы на платную парковку, приобретение горюче – смазочных
материалов при использовании личного транспорта в служебных целях
в пределах согласованных норм согласно п. 5.1.
2.2. “НАЙМОДАТЕЛЬ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ” обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию “НАНИМАТЕЛЯ”
в целях и сроки, определенные п.п. 1.1 и 1.2 настоящего
договора.
2.2.2. Не допускать неэффективное применение автомобиля при
использовании его в служебных целях.
2.2.3. Представлять “НАНИМАТЕЛЮ” документы, подтверждающие
факты платной парковки, приобретения ГСМ для заправки автомобиля и
использование его в служебных целях.

3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Расчеты по настоящему договору осуществляются путем
безналичной оплаты “НАНИМАТЕЛЕМ” стоимости ГСМ для
“НАЙМОДАТЕЛЯ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ”.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. В случае нарушения сроков использования личного
автомобиля в служебных целях “НАНИМАТЕЛЬ” вправе потребовать
возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий
договора, либо отказаться от договора и взыскать убытки,
причиненные “НАЙМОДАТЕЛЕМ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ”.
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий
настоящего договора виновная сторона несет имущественную
ответственность в соответствии с действующим гражданским
законодательством РБ.

5. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

5.1. Возмещение расходов за использованные ГСМ производится в
соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя
в пределах следующих норм:
– бензин – _______ л/100 км пробега
– моторное масло – согласно инструкции по эксплуатации;
– трансмиссионные масла – согласно инструкции по
эксплуатации;
– охлаждающие жидкости – согласно инструкции по эксплуатации;
– прочие технические масла и жидкости – согласно фактических
затрат, но не более 5% стоимости ГСМ.

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах
по одному для каждой из сторон.
6.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и
действует в течение срока использования автомобиля, определенного
п. 1.2 договора.
6.3. В случаях, не предусмотренных настоящим договором,
стороны руководствуются действующим гражданским законодательством
РБ.

7. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

7.1. “НАЙМОДАТЕЛЬ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ”:

Почтовый адрес и индекс: ___________________________________________
Паспортные данные : ________________________________________________

7.2. “НАНИМАТЕЛЬ”:

Юридический адрес и банковские реквизиты : _________________________
____________________________________________________________________

“НАЙМОДАТЕЛЬ – ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ” “НАНИМАТЕЛЬ”
__________________________ __________________________
(подпись, Ф.И.О.) (подпись, Ф.И.О.)

kadrovik.by