Как списывать расходы на бензин?

05Сентябрь

Схема передачи процессов на аутсорсинг. Пошаговая инструкция

Расходы на бензин при использовании корпоративного транспорта можно и нужно вычитать из налогов. Они списываются в размере фактических данных о затратах на топливо, но их еще нужно обосновать. Рассказываем по-порядку, как это сделать компаниям с общей и с упрощенной системой налогообложения.

1. Отразить методику списания ГСМ в учетной политике

Для начала ваша учетная политика должна, разумеется, содержать сведения о учете расходов на ГСМ.

Первое, что нужно прописать в учетной политике — принцип учета расхода топлива. Тут два варианта. Водители могут сами покупать его на выделенные компанией средства и сдавать авансовый отчет с чеками АЗС. Либо вы заключаете контракт с АЗС, водители оплачивают бензин топливными картами, и вы ежемесячно получаете отчет о расходах. В обоих случаях эти затраты идут по счету 10 «Материалы».

Для удобства можно выделить для топливных расходов отдельный субсчет.

Второе, что следует прописать – метод списания расходов на ГСМ. По правилам их списывают на затратные счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Счет выбирается исходя их вашей отрасли и типа транспорта, который эти расходы произвел.

Затраты на бензин списываются по фактической себестоимости, средней стоимости или методом FIFO (выбранный способ прописывается в политике). То, как вы решили списывать затраты на бензин, может отличаться от того, как вы списываете расходы на другие материалы (п. 16 ПБУ 5/01).

 2. Установить порядок ведения путевых листов

Данные о фактическом расходе бензина берутся из первичных документов, в нашем случае – из путевых листов. Форму путевого листа можно взять готовую (форма № 3, постановление Госкомстата  от 28 ноября 1997 г. № 78) или разработать свою.  Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой.

Важно, чтобы лист содержал всю необходимую информацию для последующего обоснования расходов. То есть сведения о маршруте (желательно с адресами), километраже, объеме топлива на начало и конец поездки, которые водители обязаны указывать. Если у вас не автотранспортная компания, периодичность сдачи водителями путевых листов можно устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы на момент сдачи отчетности, они были у вас на руках.

 3. Прописать расходы на топливо в учетной политике для целей налогообложения

Тут начинается самое интересное. Расходы на ГСМ можно относить к материальным затратам (пп. 5, п. 1 ст. 254 НК РФ), равно как и относить на прочие расходы на содержание служебного автопарка (пп. 11, п. 1, ст. 264 НК РФ). Обе указанные статьи Налогового кодекса указывают на возможность списания затрат на бензин по факту. Однако Минтранс считает, что просто так списывать нельзя, и расходы должны быть обоснованными. По мнению чиновников, обоснованные расходы на ГСМ – это расходы в пределах установленной нормы.

Норму установил Минтранс, а кроме того, можно установить ее самостоятельно.

Так что отмечаем себе отразить в налоговой учетной политике сведения о том, по какой статье расходов будут учитываться затраты на топливо и исходя из каких норм вы собираетесь контролировать и обосновывать эти расходы. Теперь про нормы.

4. Выбрать, какие нормы использовать для обоснования расходов

Первый вариант — взять нормы Минтранса, утвержденные распоряжением №АМ-23-р от 14 марта 2008 года.

В исходном виде нормы описывают сказочную ситуацию: в стране вечного лета по ровным дорогам без пробок, ремонта и ям на крейсерской скорости едут машины с выключенными кондиционерами и печками. К этим космическим нормам, правда, есть поправочные коэффициенты, которые позволяют учитывать сезон и специфику населенного пункта.

Здесь начинается работа с коэффициентами. Упомянем выборочно, поскольку они есть на все случаи жизни.

• В летнее время при наличии в машине кондиционера или климат-контроля норму можно увеличить на 7-10%.
• В зимнее время – на 5-20% в зависимости от региона. Перечень можно посмотреть здесь,  скажем только, что для Москвы и области – допустим рост на 10%, на севере — в Архангельской, Мурманской, Тюменской и других областях, а также в Забайкалье – на 15-18%. Чемпионы – республика Саха и Чукотка с коэффициентом 20%.
• Если ваша техника работает там, где вместо дорог направления, коэффициент растет до 20% при движении без груза и до 40% — с грузом.
• Когда транспорт по долгу службы останавливается чаще одного раза на километр пути – добавляйте 10% к норме.
• Если речь идет об обкатке новых или, наоборот, эксплуатации старых машин (старше 8 лет с пробегом более 150 тыс. км) – еще 10%.
• При движении в городе с населением более миллиона жителей – 20%, более трех миллионов – 25%.

Чтобы все это убедительно рассчитать, желательно как можно ближе к действительности, нужно быть очень внимательным и вдумчивым человеком.

 Как разработать собственные нормы расхода ГСМ?

Второй вариант, более приближенный к реальности, – обосновывать расходы на основании самостоятельно разработанных норм.

Нормы берутся, конечно, не с потолка, а по результатам собственных замеров. Еще было бы неплохо убедить налоговую, что при разработке норм за основу брались нормы Минтранса и корректировались, что называется, по фактической погоде. Чаще всего в авантюру с созданием собственных норм ввязываются компании с обширным автопарком. Итак, что нужно делать:

• Издать приказ от имени первого лица компании о проведении замеров расхода топлива для каждого служебного автомобиля на обслуживаемых ими маршрутах, указать в приказе состав комиссии, отвечающей за проведение замеров. Замеры, разумеется, нужно делать в стандартное для поездок время.
• Оформить результаты замеров актами, отдельными для каждой единицы транспорта. В актах нужно отразить состав комиссии, сведения о марке, номере и пробеге машины, маршруте, количестве топлива и километраже на начало и конец поездки и, соответственно, сделать вывод о расходе топлива в литрах на 100 километров при нормальных условиях эксплуатации.
• На основании актов утвердить нормы расхода топлива и ознакомить с ними водителей под подпись.
• Составить положение о контроле за расходом бензина с указанием норм и возможности их корректировки в случае непредвиденных обстоятельств. То есть при крупном перерасходе водитель предоставляет объяснительную записку, на основании которой решается, учитывать его для целей налогообложения, удержать с шофера или списать за счет собственных средств.

Как списать расходы на бензин для генератора, который директор принес из дома?

Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

Генеральный директор принес в компанию свой личный генератор, он необходим из-за перебоев с электричеством. Как списать бензин на этот генератор? Можно ли взять его в аренду или безвозмездную аренду и какие расходы понесет в этом случае директор как физическое лицо?

 Хотим прописать в доп.

соглашении с директором пункт об использовании личного имущества в интересах работодателя. Будет ли это достаточным основанием для списания бензина за счет компании? И несет ли в таком случае физическое лицо расходы (НДФЛ с дохода)?

ОТВЕТ

В вашей ситуации целесообразно заключить договор аренды генератора. Вы сможете учитывать в расходах сумму арендной платы, установленную в договоре, а также списывать в расходы бензин по фактическому расходу.

Аренда генератора у директора аналогична аренде автомобиля у сотрудника или у стороннего физического лица. С арендной платы удерживается НДФЛ, страховыми взносами арендная плата не облагается. Амортизацию организации начислять не нужно, а аренда учитывается на забалансовом счете.

По заключении договора ссуды (безвозмездной аренды) у организации возникает риск доначисления дохода в размере рыночной стоимости аренды аналогичного оборудования.

Однако если арендная плата соответствует рыночным ценам, то выгоднее заключить договор ссуды (безвозмездного пользования), поскольку в этом случае придется доначислить налог на прибыль в меньшей сумме, чем арендная плата.

ОБОСНОВАНИЕ

По договору аренды (имущественного найма) арендатор получает от арендодателя имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). В рассматриваемой ситуации организация арендует объект ОС, что предусмотрено п. 1 ст. 607 ГК РФ.

Согласно п. 3 ст. 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным.

Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы необходимы заключенный договор аренды, акт приемки-передачи арендованного имущества.

Затраты, связанные с получением имущества в аренду, в том числе и затраты на ГСМ, приобретаемые в соответствии с договором аренды, в данном случае признаются расходами по обычным видам деятельности на дату списания (израсходования) этих ГСМ (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99).

Арендная плата по договору аренды имущества относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Списание бензина  оформляется соответствующим первичным учетным документом, составленным по форме, утвержденной руководителем организации (ч. 1, 3, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

Поскольку генератор потребляет бензин в течение работы, норма расхода устанавливается в расчете на 1 час работы. Списание может производиться на основании технических данных генератора, а при их отсутствии –  по аналогичному оборудованию  (информация может быть взята из любого доступного источника), либо путем проведения замеров  фактического потребления  топлива.

Стоимость ГСМ включается в состав материальных расходов на основании пп. 2, 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

 К договору безвозмездного пользования (договору ссуды) (ст. 689 ГК РФ) соответственно применяются правила, предусмотренные нормами ГК РФ по договору аренды.

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

При этом все расходы на содержание и эксплуатацию   полученного в безвозмездное пользование оборудования учитываются для целей налогообложения прибыли.

При расчете налога на прибыль ссудополучатель должен начислить налог на прибыль в размере 20% от рыночной стоимости аренды аналогичного оборудования.

Коммунальные расходы | Расходы на коммунальные услуги в бухгалтерском учете

Расходы на коммунальные услуги — это расходы на коммунальные услуги, такие как электричество, вода, газ и т. д., и все другие основные коммунальные услуги, которые необходимы для коммерческих и бытовых целей, а в случае организации бизнеса коммунальные расходы сумма денег, потраченная на коммунальные услуги, используемые для помощи организации в продаже товаров или услуг, и они могут быть показаны как коммерческие расходы, административные расходы и т. д.

Объяснение

Основными переменными затратами, связанными с использованием коммунальных услуг, являются коммунальные расходы, такие как стоимость электроэнергии, стоимость воды, стоимость газа, стоимость интернета и т. д. Коммунальные расходы обычно представляют собой переменные расходы, которые варьируются в зависимости от потребления. Он может учитываться по методу начисления или кассовым методом в соответствии с методом бухгалтерского учета организации. Если метод учета представляет собой систему начисления, то учитываются фактически потребленные коммунальные услуги, а не только полученные счета. Например, в случае расходов на электроэнергию мы получаем счет за потребленную электроэнергию за один месяц в следующем месяце, поэтому за март счет должен быть получен в апреле, а расходы должны быть зарегистрированы в марте. себя на расчетной основе/потреблении. При кассовом методе фактически оплаченные расходы должны отражаться в бухгалтерском учете. В случае коммерческих организаций расходы на коммунальные услуги — это все расходы, которые помогают в продажах, такие как комиссионные с продаж, производственные расходы и т. д.

Пример расходов на коммунальные услуги

ABC Ltd понесла следующие расходы:

Сведения	Сумма ($)
Расходы на электроэнергию	50 000,00
Расходы на газ	12 000,00
расходы на воду	7 500,00
аренда машин	12 000,00
техническое обслуживание машин	3 000,00
заработная плата выплачена	15 000,00
Муниципальные налоги на строительство	7 000,00
	106 500,00

Рассчитать коммунальные расходы, оплачиваемые организацией

Решение:

Коммунальные расходы считаются расходами на коммунальные услуги, которые связаны с обеспечением основных удобств, необходимых для природы.

Расчет расходов на коммунальные услуги:

Сведения	Сумма ($)
Расходы на электроэнергию	50 000,00
Расходы на газ	12 000,00
расходы на воду	7 500,00
Муниципальные налоги на строительство	7 000,00
	76 500,00

Такие расходы, как выплата заработной платы, техническое обслуживание оборудования, аренда оборудования, не являются частью коммунальных услуг. Следовательно, они не относятся к коммунальным расходам.

Виды расходов на коммунальные услуги

Существуют различные виды расходов на коммунальные услуги, которые определяются следующим образом:

• Расходы на телефонную связь: Расходы на телефонную и мобильную связь являются коммунальными, когда они используются в деловых целях. Это помогает им найти клиентов, что увеличивает стоимость продаж и, в конечном итоге, прибыль организации.
• Расходы на Интернет: Интернет очень широко используется в организациях и очень полезен для работы. Интернет является одной из важных утилит в росте и работе организации. Интернет можно использовать для отправки официальных документов по электронной почте, платежей через интернет-банкинг и т. д.
• Плата за воду: Поскольку использование воды является платным. Плата взимается в соответствии с использованием воды. Он также взимается по-разному для коммерческого и электрического использования. Вода также является полезной для организации, поскольку она увеличивает ценность услуг организации за счет использования в производстве, если таковое имеется, при очистке и т. д.
• Счет за газ: Газ используется как в жилых, так и в коммерческих целях. Некоторые организации сохраняют газ для приготовления чая и кофе, в то время как другие используют его, поскольку он является частью их производственного процесса, например; в случае производства переработанных пищевых продуктов используется газ. Оба вида использования добавляют ценность организации и рассматриваются как часть коммунальных расходов.
• Счета за электроэнергию: Электричество является основной частью организации. Без него невозможна работа по созданию здоровой рабочей среды, работе с электрическими устройствами, производству машин и т. д. Следовательно, расходы на электроэнергию считаются наиболее жизненно важными и наиболее важными из основных коммунальных услуг.
• Прочие расходы: Прочие расходы включают в себя заработную плату охранника в случае необходимости назначения, как в случае с банками и банкоматами, расходы на содержание общественных мест, членские взносы, уход за газонами и т. д. все остальное, что способствует конечного продукта и связанные с коммунальными услугами, которые необходимы и неизбежны, считаются коммунальными расходами.
• При домашнем потреблении коммунальными расходами считаются все предметы, необходимые для жизни и без которых жизнь становится затруднительной.

Расходы на коммунальные услуги в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете все расходы, которые непосредственно способствуют продажам, прибыли и основным потребностям организации, считаются расходами на коммунальные услуги и должны учитываться в счетах, таких как расходы на электроэнергию, расходы на воду, расходы на интернет , телефонные расходы и все другие переменные расходы, связанные с общественным использованием и необходимые для ведения бизнеса, рассматриваются как подлежащие учету расходы на коммунальные услуги.

Все расходы на коммунальные услуги отражаются как расходы в бухгалтерском учете; следовательно, они подлежат дебетованию в отчете о прибылях и убытках, а в случае системы учета по методу начисления они должны учитываться в отчете о прибылях и убытках по фактическому потреблению, независимо от того, были ли они оплачены поставщику или счет, выставленный поставщиком. .

Бухгалтерская запись по учету расходов на коммунальные услуги обычно следующая:

Сведения	Сумма ($)	Сумма ($)
Отчет о прибылях и убытках                                 Dr. В Коммунальные расходы А/с	XXX	ХХХ
(Поскольку основные расходы на коммунальные услуги, используемые для бизнеса, относятся на счет прибылей и убытков)

Важность расходов на коммунальные услуги

Коммунальные расходы играют жизненно важную роль, так как это те расходы, без которых невозможна основная деятельность предприятия. Важность коммунальных расходов объясняется следующим образом:

• Коммунальные расходы считаются существенными расходами, необходимыми для нормального функционирования.
• Плата взимается в соответствии с использованием; меньшее использование приводит к минимальным коммунальным расходам.
• Услуги поставщика предоставляются по минимальной цене и с качеством и гарантиями, как в случае с водой. Плата за воду берет на себя гарантию предоставления чистой воды и воды без химикатов, чтобы она не наносила вреда пользователям услуги.

Заключение

Коммунальными расходами считаются расходы, связанные с коммунальными услугами, т.е. коммунальными услугами, необходимыми для ведения бизнеса или ведения домашнего хозяйства. Что касается расходов на домашнее хозяйство, то они определяются как расходы, необходимые для комфортной жизни. Примеры расходов на коммунальные услуги для бытовых нужд включают расходы на воду, расходы на электроэнергию, расходы на газ, расходы на техническое обслуживание и т. д., а примеры коммерческих, т. е. коммерческих расходов на коммунальные услуги, включают стоимость ремонта оборудования, комиссию за продажу, расходы на основную упаковку и т. д. Коммунальные расходы начисляются в соответствии с использование и из-за прямой связи с потреблением стоимость может быть снижена в соответствии с оптимальным использованием.

Рекомендуемые статьи

Это справочник по расходам на коммунальные услуги. Здесь мы также обсудим определение и виды расходов на коммунальные услуги, а также примеры и важность. Вы также можете ознакомиться со следующими статьями, чтобы узнать больше:

1. Начисленные расходы
2. SG & А Расходы
3. Список операционных расходов
4. Неденежные расходы

Газовые карты сокращают количество часов учета

Топливные карты для автопарка или деловые газовые карты — отличный способ сократить расходы на заправку. Тем не менее, есть больше способов сэкономить на расходах на топливо, чем доступные скидки на бензоколонке. Основным, но часто упускаемым из виду преимуществом использования транспортных карт является автоматизированная отчетность о расходах.

Для многих предприятий учет расходов на топливо является сложной задачей и занимает много времени, особенно если сотрудники должны представлять отчеты о расходах. Топливные карты помогают оптимизировать эти бизнес-операции.

Автокарты для экономии топлива

Настоящее волшебство использования деловой топливной карты заключается в данных транзакций, к которым ваша компания имеет доступ для каждой покупки.

Карты

Fleet оснащены элементами управления покупками, которые позволяют вам устанавливать лимиты транзакций, включая сумму в долларах, тип топлива, время суток/день недели и многое другое. Этот уровень контроля отлично подходит для сокращения ненужных расходов. И у вас есть данные для каждой покупки, в том числе, кто сколько тратит, где и когда.

Задав параметры покупки, можно сэкономить несколько копеек на заправке. У вас есть информация, которая может помочь вам принимать важные бизнес-решения на основе легкодоступных данных, записанных в режиме реального времени.

Автоматизированная отчетность о расходах = реальная экономия

Отчеты о расходах могут быть дорогостоящими, особенно если в них есть ошибки. Согласно отчету Global Business Travel Association, на составление отчета о расходах в среднем уходит 20 минут, но только в том случае, если он не содержит ошибок. Отчеты, требующие исправления, требуют еще 18 минут.

С денежной точки зрения отчет о расходах может стоить 58 долларов, а отчет с ошибками может составить 110 долларов.

Карты

Fleet упрощают отчетность о расходах, фиксируя и классифицируя каждую транзакцию. Затем эти данные можно экспортировать в распространенное бухгалтерское и бухгалтерское программное обеспечение. Автоматизация означает, что больше не нужно тратить время на отчеты о расходах.

Дополнительные преимущества автоматизированной отчетности о расходах

Последующие эффекты автоматизированной отчетности выходят за рамки экономии времени на учете часов и точных данных. Информация в режиме реального времени дает вам преимущества при составлении бюджета, больше времени для водителей и настраиваемые отчеты.

Бюджетные преимущества

Автоматизированные данные, импортированные непосредственно в ваше бухгалтерское и бухгалтерское программное обеспечение, дают вам информацию, необходимую для понимания того, как изменение цен на топливо влияет на вашу прибыль. Это означает, что вы можете с уверенностью устанавливать топливные бюджеты.

Пользовательские отчеты

Данные в режиме реального времени и подробная аналитика отлично подходят для управления автопарком.