Как правильно учесть и списать ГСМ?

Начнем с того, что ГСМ – это топливо и иные сопутствующие ему материалы, за счет которых обеспечивается нормальная работа транспортного средства: бензин, газ, дизель, смазочные материалы, тормозные и охлаждающие жидкости. В связи с этим почти в каждой организации бухгалтер сталкивается с постоянной статьей расходов – топливо, для учета которой обычно открывают отдельный субсчет к счету 10 «Материалы».

 

Первоначально в учетной политике необходимо прописать порядок учета приобретенного топлива. В этом случае существует два варианта: 

· Водителям выдаются деньги под отчет, на которые они затем покупают бензин на автозаправочных станциях. Оприходование бензина по счету 10 «Материалы» производится на основании предоставленных водителями авансовых отчетов с приложением чеков АЗС;

· Бензин безналичным путем оплачивает сама компания по заключенному договору с какой-либо сетью АЗС. Тем самым в конце месяца компания сможет увидеть, сколько всего бензина было потрачено на нормальное функционирование транспортных средств, а также по какой цене он был куплен.

Оприходование приобретенного топлива происходит также на счете 10 «Материалы».

 

Еще одним важным моментом в учетной политике будет списание ГСМ.

В зависимости от того, каким видом деятельности занимается организация, израсходованный бензин списывают либо на себестоимость продукции (счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы») – для производственных организаций, либо в расходы на продажу (счет 44 «Расходы на продажу») – для торговых организаций по одному из трех существующих на данный момент методов списания материалов:

– по себестоимости каждой единицы;

– по средней себестоимости;

– по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Списание топлива происходит на основании таких подтверждающих документов, как путевые листы, которые в обязательном порядке заполняются водителями. Можно воспользоваться типовым бланком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.

№ 78, либо разработать свой. В путевых листах должны быть указаны точный маршрут, километраж, а также объем топлива в баке на начало и конец поездки.

Что же касается  учетной политики для целей налогообложения, то здесь стоимость горюче-смазочных материалов в объеме фактических затрат включают либо в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ), либо относят на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Однако необходимо помнить, что такие расходы должны быть экономически обоснованными. А для контроля величины расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы расхода топлива, которые устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению.

Данные нормативы установлены Минтрансом России, но не обязательны к применению. Такой вывод сделали чиновники из Минфина России в своем письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 «Об учете расходов на приобретение топлива для служебного автомобильного транспорта в случае превышения норм расхода топлива». Поэтому Налоговый Кодекс РФ допускает организациям разработать собственные нормы расходования ГСМ с учетом реальных транспортных условий, а также технического состояния автомобилей.

Для этого необходимо на основании приказа директора компании произвести замеры расхода топлива для каждого транспортного средства и по обслуживающим ими маршрутам. Замеры делает утвержденная приказом руководителя специальная комиссия. Результаты замеров оформляют актом с подписями всех членов комиссии.

По результатам замеров директор компании утверждает внутренние нормы расхода топлива, с которыми в обязательном порядке должны быть ознакомлены водители.

 

На сегодняшний день увеличился список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых предусмотрены нормы расхода топлива. Кроме того, скорректированы повышающие коэффициенты к данным нормам при эксплуатации автотранспорта в городах-миллионниках: в населенных пунктах с численностью свыше 5 млн. человек – до 35%, от 1 млн. до 5 млн. человек – до 25 %.

Обновленные методические рекомендации действуют с 14 июля 2015 г.

 

Анастасия Татарникова

 

Ассистент аудитора

ООО “Листик и Партнеры”

08.09.15

Посмотреть «Весь список»

Транспортные расходы, списание ГСМ

На этой странице Вы можете:

– ознакомиться с отдельными публикациями и материалами по транспортным расходам и расходам на горюче-смазочные материалы (ГСМ), и, при необходимости, скачать их для себя;

– перейти по ссылкам на страницы сайта с решениями  судов по этой же теме.

Кликните мышкой на выбранную Вами публикацию, затем, после появления файла в нижней части экрана, раскройте его для просмотра и скачивания.  

Раздел А. Публикации по транспортным расходам и расходам на ГСМ. 

а) Публикации по вопросам контроля:

10.19.3. Организация контроля за расходованием ГСМ. Т. Обухова. 2015.

10.19.3. Контроль за целевым использованием средств федерального бюджета. Извлечения. Т.С. Маслова. 2010.

10.19.3. Нарушения в учете ГСМ. Где нужна бдительность? И. Зернова. 2010.

10.19.3. О нарушениях, связанных с применением и заполнением путевого листа. С. Валова. 2009.

10.19.3. Проверка транспортных расходов. М. Волчкова. 2009.

10.19.3. Характерные нарушения, выявляемые в ходе проверок использования автотранспортных средств. П. Овчинников. 2007.

 

Ревизор конечно же должен знать и бюджетный учёт по проверяемому направлению деятельности учреждения. В связи с этим для ревизоров приводятся также и отдельные публикации по бухгалтерскому учёту.

Размещённые ниже публикации также будут полезны для бухгалтеров и финансистов учреждений.

б) Публикации по вопросам учёта:

10.19.3. Учет ГСМ- нормы расхода, путевой лист, списание. А. Павелин. 2015.

10.19.3. Учет горюче-смазочных материалов. И. Зернова. 2015.

10. 19.3. Документальное оформление списания ГСМ в воинских частях Минобороны. А. Нужин. 2015.

10.19.3. Применение зимней надбавки к нормам списания ГСМ. Учет материальных запасов – ведем правильно. Т. Сильвестрова. 2012.

10.19.3 Вопрос – Ответ. Нарушение норм расхода ГСМ, меры по устранению. А. Беляев. 2010.

10.19.3. Расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта учреждения. Как избежать ошибок? Т. Сильвестрова. (начало). 2008.

10.19.3. Расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта учреждения. Как избежать ошибок? Т. Сильвестрова. (окончание). 2008.

10.19.3. Инструкция о порядке ведения учёта, отчётности и расходования ГСМ в гражданской авиации. МГА СССР, 1991

10.19.3. Инструкция о порядке поступления, хранения, отпуска и учёта нефти и нефтепродуктов. Госкомнефтепродукты СССР. 15.08.1985

 

Раздел Б. Переход на другие страницы сайта к судебным решениям по транспортным расходам и по расходам на ГСМ.

Разграничение расходов между КОСГУ 222 “Транспортные услуги” и 224 “Арендная плата за пользование имуществом”

Разграничение расходов между КОСГУ 222 “Транспортные услуги” и 211 “Заработная плата”, 262 “Пособия по социальной помощи населению”, 226 «Прочие услуги»

Другие случаи, связанные с расходами на транспортные услуги

Разграничение расходов между КОСГУ 226 “Прочие услуги” и 211 “Заработная плата”, 222 “Транспортные услуги”, 221 “Услуги связи”, 290 “Прочие расходы”

Расходование ГСМ и материалов

 

 

Как сократить расходы на топливо для автопарка

• Расходы на топливо оказывают большое влияние на бюджет предприятий, эксплуатирующих автопарк.
• Некоторые простые стратегии, такие как проверка давления в шинах и замена кислородных датчиков, могут помочь вашему бизнесу стать более экономичным.
• Программное обеспечение GPS для управления автопарком и телематика могут оказать большую помощь в сокращении расхода топлива вашим автопарком.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров автопарков, которые ищут программное обеспечение GPS для управления автопарком, чтобы сократить свои расходы на топливо от служебных автомобилей.

Топливо является важнейшим компонентом эксплуатации парка транспортных средств. Без топлива ваши грузовики никуда не поедут, поэтому неудивительно, что топливо является второй по величине годовой статьей расходов автопарка. Исследования показывают, что расходы на топливо могут составлять 60% операционного бюджета компании.

Зная о влиянии расходов на топливо на прибыль предприятий, управляющих автопарком, важно найти способы сократить эти расходы. Вот 10 стратегий, которые вы можете реализовать, чтобы сократить расходы на топливо для вашего автопарка.

1. Сотрудничайте с поставщиком телематических услуг.

Программное обеспечение для управления автопарком с помощью GPS позволяет вам отслеживать эффективность ваших транспортных средств и обеспечивать безопасность водителя. Он может отслеживать маршруты и схемы движения водителей, расход топлива и другие показатели. Эта технология также помогает вам соблюдать нормативные акты штата и федеральные нормы, в том числе требования к электронным устройствам регистрации, Международное соглашение о налоге на топливо и отчеты о проверке транспортных средств водителем. Партнерство с поставщиком телематических услуг гарантирует, что вы оборудуете свои автомобили системами, отвечающими вашим потребностям.

2. Поддерживайте давление в шинах.

Согласно отчету Национальной администрации безопасности дорожного движения, правильно накачанные шины транспортных средств могут повысить эффективность использования топлива в среднем на 0,6%, до 3%.

Транспортные средства теряют 0,2% топливной экономичности на каждый 1 psi ниже рекомендуемого давления в шинах.

Поскольку температура наружного воздуха влияет на давление в шинах грузовых автомобилей, водителям необходимо регулярно проверять давление в шинах при изменении погоды и температуры. Давление в шинах может сильно различаться как в холодном, так и в очень жарком климате. Водители и специалисты по техническому обслуживанию должны проверять давление в шинах перед выездом грузовика на дорогу и в рамках регулярного технического обслуживания.

Чрезмерно холодная и жаркая погода могут повлиять на давление в шинах. Холодная погода приводит к снижению PSI шин, а жара — к его увеличению.

3. Поддерживайте кислородный датчик.

Все автомобили, выпущенные с 1980-х годов, оснащены кислородными датчиками. Эти устройства анализируют концентрацию кислорода в выхлопных газах автомобиля и отправляют данные на компьютер двигателя для расчета количества топлива, необходимого для каждого цикла сгорания.

Как и любое оборудование, кислородные датчики со временем выходят из строя, а это значит, что их необходимо заменять в какой-то момент эксплуатации автомобиля.

По данным Министерства энергетики США, замена или ремонт датчика кислорода может повысить эффективность использования топлива до 40%. Отдел технического обслуживания вашего автопарка должен настроить уведомления для выявления и ремонта неисправных кислородных датчиков до того, как автомобиль вернется на дорогу.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для управления автопарком GPS для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

4. Двигайтесь по ровным дорогам.

Качество дорожного покрытия может существенно повлиять на эффективность использования топлива. Двигатель транспортного средства создает кинетическую энергию для создания импульса движения вперед. Неровное дорожное покрытие будет подпрыгивать и трясти шины (и автомобиль), что нарушает кинетическую энергию, вырабатываемую двигателем, что снижает его топливную экономичность.

Хотя ваши водители не могут контролировать качество дорог, они могут максимально избегать неровностей дороги. Планирование маршрута транспортного средства и использование устройств GPS с рекомендациями по маршруту помогут водителям грузовиков избежать плохих дорог, которые могут снизить эффективность использования топлива. Это также может помочь им избежать заторов на дорогах. Согласно исследованию Института транспортных исследований Мичиганского университета (UMTRI), заторы на дорогах из-за пробок могут снизить расход топлива автомобиля на 20-40%.

Технология GPS

, такая как программное обеспечение для управления автопарком GPS, может помочь вам спланировать маршруты ваших водителей, чтобы максимально избежать плохих дорог и заторов на дорогах.

5. Избегайте ненужного холостого хода.

Автомобили, которые запускаются чаще в течение дня, расходуют больше топлива, чем автомобили, запускаемые реже. В то же время автомобили, работающие на холостом ходу, беспричинно расходуют топливо и накапливают ненужные затраты. Эти напрасные расходы могут в сумме отразиться на вашем автопарке и привести к значительному сокращению вашей прибыли.

Научите своих водителей глушить двигатели, если они собираются припарковаться или простоять какое-то время. Это приведет к краткосрочной и долгосрочной финансовой экономии с точки зрения расхода топлива и износа двигателя. Водители также должны научиться переключать передачи раньше, чтобы снизить общие обороты, что также может снизить расход топлива.

Используйте программное обеспечение для телематики, чтобы предупредить водителей о необходимости выключить транспортные средства, когда они переключились в режим парковки, и просмотрите отчеты программного обеспечения о том, какие водители простаивают больше всего, чтобы изменить эту привычку.

6. Установить ограничение скорости для водителей.

Превышение скорости расходует топливо и потенциально опасно, особенно для водителей грузовиков. Согласно исследованию UMTRI, вождение на высоких скоростях может снизить эффективность использования топлива до 30%. Установите ограничения скорости для ваших водителей, чтобы снизить расход топлива, а также риски для безопасности.

GPS-управление автопарком и телематика также могут отслеживать расход топлива и напоминать водителям о том, когда нужно снизить скорость и двигаться в пределах установленной скорости, что еще больше снизит расход топлива. Вы можете использовать программное обеспечение для создания отчетов, определяющих, какие драйверы не соблюдают ограничения скорости компании.

7. Обучите водителей избегать агрессивного вождения.

Как и превышение скорости, агрессивное вождение может увеличить расход топлива. Агрессивное вождение включает в себя слишком быстрое ускорение, ускорение, слишком быстрое торможение и слишком резкие повороты.

Ваша программа обучения водителей должна включать в себя обучение водителей сдерживанию агрессивного вождения, так как это снизит расход топлива и повысит безопасность дорожного движения. Вы также можете использовать телематику для отправки напоминаний водителям, чтобы избежать агрессивного вождения.

Согласно исследованию UMTRI, агрессивное вождение вашей команды может снизить экономию топлива вашего автопарка на 20-30%. Во многих решениях для управления GPS используются оценочные карточки водителей, которые могут сдерживать агрессивное вождение.

8. Соотнесите автомобиль и двигатель с маршрутом.

Важно, чтобы автомобиль соответствовал задаче, когда это возможно. Неэкономично перевозить небольшой груз на короткое расстояние в 45-футовом тракторном прицепе. Электромобиль меньшего размера может быть лучшим вариантом для перевозки такого типа груза. Более легкие автомобили с бензиновым двигателем также лучше подходят для более длинных маршрутов.

Перевозка грузов в автомобилях с меньшими двигателями может быть более экономичной. Многие транспортные грузовики перегружены для маршрутов и доставок, которые они совершают. Старайтесь сопоставлять грузовики и двигатели с маршрутами, а не отправлять любой доступный грузовик.

9. По возможности отправляйте более легкие грузы.

Помимо адаптации транспортного средства к маршруту, облегчение загрузки грузовика может повысить эффективность использования топлива. Тяжелые автомобили потребляют больше топлива, чем легкие. Это основная причина, по которой производители автомобилей используют композитные детали кузова в новых автомобилях, так как это снижает вес автомобиля и делает его более экономичным.

Чтобы повысить эффективность использования топлива, убедитесь, что ваши грузовики перевозят только то, что необходимо для доставки груза к месту назначения. По данным Агентства по охране окружающей среды, каждые дополнительные 100 фунтов на транспортном средстве могут снизить его эффективность использования топлива на 1%. Перевозка открытого груза (т. Е. На платформах) также менее экономична, чем перевозка груза внутри закрытого грузовика.

10. Переход на электромобили или альтернативные виды топлива.

Очевидно, что электромобили более экономичны, чем автомобили с бензиновым и дизельным двигателем. Переход на транспортные средства, работающие на альтернативных видах топлива, также может снизить ваши расходы на топливо, поскольку их эксплуатация обходится дешевле в расчете на галлон, чем грузовики, работающие на дизельном топливе или обычном бензине. Например, биодизель — это возобновляемое топливо на основе растительных масел, животных жиров или переработанного кулинарного жира, которое используется в дизельных транспортных средствах.

В то время как сопоставимые электромобили стоят дороже, чем автомобили с дизельным и бензиновым двигателем, электромобили обходятся дешевле в обслуживании. У них меньше движущихся частей, которые сломаются при многократном использовании, а также меньше деталей, которые нужно обслуживать или заменять.

Вычет пробега и квитанций за бензин для коммерческих расходов | Малый бизнес

Автор Fraser Sherman Обновлено 1 февраля 2019 г.

Чтобы списать стоимость поездки на работу, вы можете применить списание IRS за милю к количеству пройденных миль. Альтернативой является вычет части ваших фактических расходов на вождение. Это покрыло бы не только бензин, но и процент обслуживания, ремонт и новые шины – вся хрень. Это требует больше ведения записей, но это может дать вам больший вывод.

У вас есть выбор?

Налоговое управление США обычно дает вам возможность выбрать наиболее подходящий для вас метод. В некоторых случаях правила не позволяют вам получить вычет за милю. Например, вы должны использовать фактические расходы, если ваш бизнес использует пять или более автомобилей одновременно. То, как вы списываете или амортизируете стоимость автомобиля, также может потребовать использования фактических расходов. Подробная информация содержится в публикации IRS 463.

Что подлежит вычету по закону?

Методом фактических расходов можно списать часть всех расходов на автомобиль. Это больше, чем очевидные, такие как газ, ремонт и техническое обслуживание. Он также включает страховку, проценты по автокредиту, налоги на имущество и регистрацию транспортного средства. Кроме того, вы можете потребовать плату за парковку и сборы, связанные с работой. Тариф за милю не включает ваши расходы, за исключением парковки и дорожных сборов.

В обоих методах используются одни и те же правила для определения того, когда вы едете на работу, а когда не на работе. Поездка из дома на работу обычно не подлежит вычету. Разговоры с клиентами по телефону или перевозка вашего рабочего оборудования в багажнике не делают поездку франшизой. Так же как и наличие логотипа вашей компании на боковой стороне автомобиля. Плата за парковку вычитается, когда вы едете на встречу, а не когда вы паркуетесь на своем рабочем месте.

Ведение учета пробега

Если вы выбираете списание пробега, просто отслеживайте количество миль, которые вы проехали по делам, и причину поездки. Если ваш график регулярный — один и тот же маршрут каждую неделю или месяц — вам нужно только записать достаточное количество километров, чтобы установить закономерность.

Для фактических расходов вы должны вести учет ваших автомобильных расходов, а также пробега. Вам также понадобится как рабочий, так и нерабочий пробег. Например, если вы ездите на машине на 60 процентов по работе, вы можете требовать 60 процентов своих расходов в качестве вычета.

Это не так сложно, как кажется. Запишите показания одометра в начале и конце года, а затем разделите общее количество миль, которые вы проехали, на рабочий пробег. Таким образом, если вы проехали 50 000 миль на машине, а 20 000 миль были потрачены на работу, вы можете списать 40 процентов своих расходов на автомобиль.

Что работает лучше?

Многие фактические расходы, которые вы можете вычесть, такие как налоги на имущество и страхование, не зависят от того, сколько вы ездите. Если вы мало пользуетесь автомобилем, фактические расходы, вероятно, приведут к более высокому списанию за милю, чем стандартный вычет.

Единственный способ убедиться, однако, состоит в том, чтобы подсчитать цифры.