Организация учета топлива (ГМС, бензина, дизельного топлива) в бухгалтерии

В п. 1 ст. 252 НК РФ сказано, что любая компания обязана подтверждать свои расходы в командировках. Подробно о самих командировках мы рассказывали в этой статье, а сейчас поговорим об учете ГСМ в деловых поездках.

Расход бензина

1. Путевые листы

Чтобы доказать деловую составляющую поездки и правильно учесть расход ГСМ, оформляют путевые листы. В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 можно увидеть все рекомендованные формы путевых листов в зависимости от типа транспорта. В этом же постановлении регламентируется содержание путевого листа.

Отметим, что в документе — рекомендованные формы, а с 2013 года организация может сама разработать форму первички.

2. Чеки

Помимо путевых листов, сотрудник после командировки должен предоставить чеки об оплате топлива или отчеты АЗС по количеству топлива, которое он залил в поездке. Также подойдут талоны на бензин, слипы по топливной карте.

Нормы расхода ГСМ

Нормы по расходу ГСМ, которые действуют сейчас, указаны в распоряжении Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 20.09.2018) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Плюс унифицированных норм: они уже есть, не нужно никаких трудозатрат по их разработке. Они унифицированы по большинству автомобильных марок, по типам дорог, видам груза и т.п.

Однако, само предприятие по закону вправе установить свои нормы и утвердить их у руководства. Собственные нормативы можно в полном объеме учитывать в прочих расходах — как часть затрат на содержание служебного автотранспорта.

Плюс собственных норм: у каждой фирмы своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобилей, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно сделать нормы более точными — на каждый автомобиль в компании.

Решение о том, будете вы применять собственные нормы или нормы Минтранса, можно указать в учетной политике. Собственные нормы или нормы Минтранса с корректировками (надбавки, разные нормы по сезонам) утвердите в приказе руководителя.

Все, что сверх лимита, учитывается в налоговом учете в не принимаемых расходах. Однако можно обосновать превышение документами, например, при росте расхода ГСМ зимой можно оформить приказ о сезонном увеличении нормативов и новый акт контрольного заезда.

Пример. Сотрудник ездил в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на служебном заправленном компанией автомобиле. После предоставления чеков на бензин и путевых листов выяснилось, что часть времени сотрудник потратил на поездку по своим личным делам. Был пересчитан километраж, а деньги за перерасход затраченного бензина (ГСМ) сотрудник вернул в бухгалтерию. В бухгалтерских проводках это было отражено как доход. Затраты на содержание машины и потраченное топливо организация списала на расходы.

Налоговый учет ГСМ в командировках

Учет горюче-смазочных материалов при командировках зависит в основном от целей поездки и вида деятельности организации.

1. Грузовые и пассажирские перевозки

ГСМ заносим в прямые расходы. Они заносятся в учет как расходы на приобретение сырья.

Если это перевозки по заказу, тогда покупка ГСМ является материальным расходом, а поездку нельзя оформить как командировку.

Если это, к примеру, деловая поездка управляющего транспортной компанией, тогда поездка считается командировкой. ГСМ относятся в этом случае на прочие расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2. Торговая поездка

ГСМ заносим в транспортные расходы.

Если топливо затрачено на доставку приобретенных товаров до покупателя, тогда эти расходы считаются прямыми (ст. 320 НК РФ) и распределяются на товарные остатки на складах и на стоимость реализованной продукции.

Если это поездка директора с целью доставки готового товара или покупки продукции, такая поездка не является командировкой, а ГСМ относят на прямые затраты в транспортных расходах.

Если в поездке не было приобретений/продажи товаров, то эта поездка считается командировкой, и списание затрат на ГСМ происходит по стандартной схеме.

Автор статьи: Борис Юзефпольский 

Ведите учет по транспорту в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно на 5 дней

Учет расхода топлива — Монтранс на vc.ru

34 просмотров

Главной статьей расходов на каждом транспортном предприятии является топливо. Грамотный учет контроля расхода топлива — ключевой вопрос у бухгалтерии и руководителя автопарка.

Отлаженная система учета ГСМ, вкупе с постоянным контролем расхода и пресечением сливов, поможет эффективно уменьшить финансовые траты на покупку горючего до 30% и оказать положительное влияние на работу всего автотранспортного предприятия.

Учет расхода ГСМ: по нормам и по факту

Учет ГСМ в автопарке обычно ведется с использованием заранее разработанных и внедренных норм расхода. Они прописаны в документации, разработанной Министерством транспорта РФ и отражены в распоряжении № AM-32-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Данное положение время от времени редактируется и обновляется. Актуальный документ содержит информацию для разных типов спецтехники и автомобилей (легковых и грузовых).

Там же отражены формулы для расчета норм и поправочные коэффициенты. Последние учитывают состояние трасс, время года, длительность использования транспортного средства, население конкретного региона, в рамках которого перемещается авто и многие другие факторы. Также для каждого типа автомобиля предусмотрены поправочные коэффициенты, учитывающие объем цилиндра и тип используемых ГСМ.

Все это значительно упрощает учет топлива на автомобиле. В целом, нормы расхода представляют собой экономическое обоснование для налоговых органов и бухгалтерской отчетности. Несмотря на то, что Налоговый Кодекс Российской Федерации не содержит в себе прямых норм по списанию ГСМ, сотрудники Налоговой службы все же имеют полное право потребовать у руководителя предприятия обоснование затрат на израсходованное горючее. Руководителю, в свою очередь, выгодно ссылаться на принятые нормы — в зависимости от налоговой нагрузки и формы собственности предприятия, это позволяет значительно уменьшить размеры выплачиваемых налогов.

Со стороны бухгалтерского учета, выгоднее указывать фактические расходы ГСМ, ведь такой подход положительно скажется на уменьшении финансовых трат. Оптимальный выход из ситуации — вести комбинированный учет ГСМ на предприятии. Но независимо от выбранного варианта, важно понимать, соответствуют ли установленные нормы реальности, ведь только так можно увидеть максимально полную и точную картину по учету потребляемого топлива.

Какие трудности возникают на предприятии при неправильном учете расхода топлива и ГСМ?

— Фактический расход горючего превышает нормативный план;

— имеют место быть незафиксированные сливы ГСМ с рабочего транспорта;

— обналичивание топливных карт и прочие махинации с операторами АЗС;

— расхождения фактических заправок в бак с прилагаемыми чеками.

Почему важно вести электронный учет расхода ГСМ в автопарке?

Электронная система учета ГСМ на автотранспортном предприятии даст возможность полностью автоматизировать процесс внесения финансовых трат и контроля расхода по нормативам, а также избавит руководителей от устаревших, бумажных и неэффективных способов ведения учета ГСМ. В эпоху всеобщей цифровизации ручной учет расхода ГСМ уже не актуален и убыточен — он забирает много времени и несет риски серьезных погрешностей.

Современное программное обеспечение для ведения учета расхода ГСМ автопарка серьезно изменило функционирование всех без исключения транспортных компаний. В сравнении с прошлым десятилетием, теперь владельцам транспортных предприятий не придется заниматься рутинной работой и бумажной волокитой.

По словам Вадима Тарахнова, ведущего инженера по контролю систем мониторинга техники компании «ОСК 1520», являющейся крупнейшим подрядчиком РЖД, — «в результате внедрения системы мониторинга транспорта в автопарке компании значительно сократился расход топлива и средний пробег, исчезли факты ее нецелевого использования, а также сократился расход ГСМ примерно до 30%».

Цифры не врут и эффект от внедрения современных телематических решений говорит сам за себя.

Автоматизация процесса передачи информации о движениях топлива на предприятии

Контроллер учета топлива (КУТ) является новейшей автоматизированной системой управления распределением и контроля топлива, которая может помочь вашей организации улучшить отчетность и добиться существенной экономии средств.

Прибор предназначен для сбора, хранения и передачи информации о полном цикле движения ГСМ (Горюче-смазочные материалы) на предприятиях: отгрузка со склада ГСМ или нефтеперерабатывающего завода в топливовозы, доставка и слив топлива в стационарные хранилища, заправка из стационарных хранилищ в топливозаправщики, заправка техники топливозаправщиками, контроль расхода топлива каждой отдельной единицей техники. А также контроль нецелевого использования топлива.

Контроллер определяет уровень горючего в баках, цистернах и стационарных емкостях. Прежде, чем приступить к заправке, КУТ производит идентификацию водителя и машины, показывает — сколько топлива прошло через заправочный пистолет.

С контроллером MONTRANS экономия ГСМ на автопредприятии достигает до 30%. Сам прибор окупается в течении 2-3 месяцев.

Контроллер возможно установить на любую емкость для хранения топлива, после доработки её до уровня АТЗ, то есть, после установки насоса, счетчика и топливного фильтра.

На автозаправщиках КУТ можно подключить к штатному счетчику выдачи топлива.

Терминал MONTRANS имеет высокую степень защиты от влаги и пыли.

При необходимости для каждой электронной карты можно прописать суточный лимит выдачи топлива. В результате водитель не сможет получить горючего больше, чем установлено нормой.

Учет расхода топлива становиться понятным и «прозрачным».

Функции контроллера

Контролирует полный цикл движения топлива на предприятии

✔ Исключает человеческий фактор из процесса списания топлива

✔ Обеспечивает сбор, хранение и передачу данных о заправках и сливах

✔ Передает оператору дату, время и координаты места заправки

✔ Может эксплуатироваться в сложных климатических условиях

✔ Подключается к штатному счетчику выдачи топлива

✔ Может устанавливать суточные лимиты по объемам выдачи ГСМ

✔ Позволяет получать электронные ведомости, сокращая бумажный, бухгалтерский документооборот

✔ Формирует путевой лист

✔ Экономит рабочее время сотрудников

✔ Норма расхода топлива падает

✔ Позволяет добиться значительной экономии бюджета предприятия

СМОТРЕТЬ ВИДЕО

Как вести учет запасов топлива

Управляйте своим бизнесом

Дэниел Р. Мюллер

Опубликовано 26 сентября 2017 г.

Учет запасов топлива требует функционального метода объемных измерений как при приемке, так и при выдаче топлива. Факторы окружающей среды могут вызвать кажущуюся нехватку запасов; например, при высоких температурах часть топлива в баках без давления может испаряться и, следовательно, быть недоступной для измерения объема жидкости или даже вытекать, когда сосуд открывается для проведения ручного измерения. С другой стороны, холодная погода может вызвать сокращение объема запасов жидкого топлива. Предотвращение кражи за счет использования запирающих механизмов также важно для поддержания точного запаса топлива.

Шаг 1.

Запись операций с топливом в журнал. Компании с несколькими офисами должны иметь журнал регистрации для каждого пункта выдачи, который периодически обновляется административным персоналом предприятия. Водители компании должны вести личный журнал операций с топливом. Совместно используемые транспортные средства должны иметь свой собственный журнал в дополнение к независимым журналам водителей, чтобы два набора данных можно было сопоставить позже. В бортовых журналах транспортных средств и водителей также должны быть указаны расстояния, пройденные каждый день, для контроля эффективности использования топлива.

Шаг 2.

Периодически объединяйте данные из журналов в компьютерную таблицу, чтобы сформировать более полную картину использования топлива организацией. Компании, имеющие топливные склады, могут использовать данные бортового журнала, чтобы определить, сколько топлива осталось на складе.

Шаг 3.

Периодически проверяйте и записывайте фактическое количество топлива на складе, используя как механизированные индикаторы, так и ручной дозатор. Сравнение фактического имеющегося запаса топлива с оценкой на основе электронной таблицы может предупредить компанию о неисправном насосном оборудовании или кражах. По данным Cantest Solutions Inc., испарение топлива не должно приводить к расхождению измерений более чем на 0,125 % даже в обычный летний день. Расхождения, значительно превышающие это значение, могут указывать на проблему.

Шаг 4.

Всегда запирайте насосы и газовые крышки, когда они не используются. Это предотвращает сокращение запасов из-за кражи.

Шаг 5.

Сравните данные за один месяц с другим, используя данные из журналов и электронных таблиц. Перекрестные ссылки на данные могут выявить тенденции использования топлива и даже могут предоставить полезный индикатор для технического обслуживания транспортных средств, поскольку записи будут отслеживать расход топлива каждым транспортным средством.

Подсказка

Создание нескольких электронных таблиц на основе данных журнала может позволить сотрудникам бухгалтерии отслеживать различные факторы, имеющие отношение к бизнесу. Некоторые предприятия, такие как заправочная станция, могут довольствоваться записью простых отчетов о заправке и расходе топлива, в то время как предприятия, использующие автопарк, могут получить полезную информацию из более сложных записей и отчетов.

Предупреждение

Важно время от времени снимать показания вручную, особенно при управлении подземными топливными резервуарами. Механизированные считывающие устройства могут выйти из строя, а баки могут протекать, а это означает, что простой тест объема с помощью измерительного щупа может выявить проблему до того, как она перерастет в нечто более серьезное.

• ссылки
• писатель
• обратная связь
• цитировать

Ментальный учет и потребление бензина

Дайджест: № 12, декабрь 2012 г.

Подписаться

Делиться

Твиттер LinkedIn Электронная почта

Когда цены на бензин растут… рыночная доля обычного бензина увеличивается, а рыночная доля бензина более высокого качества падает.

В то время как традиционная экономическая теория предполагает, что лица, принимающие решения, относятся к доллару как к доллару, независимо от того, как он был заработан или должен быть потрачен, на практике некоторые домохозяйства могут вести «мысленный учет», выделяя специальные бюджеты на определенные цели, например, на продукты питания.

, одежду или транспорт. Домохозяйства, которые составляют бюджет таким образом, могут по-разному реагировать на определенный прирост или потерю дохода в зависимости от того, как он поступает. Например, домохозяйство может по-разному отреагировать на налоговую скидку, чем на сопоставимое повышение заработной платы. Или домохозяйство может сократить расходы на предметы роскоши, связанные с транспортными средствами, в большей степени в ответ на повышение цен на топливо, чем в ответ на сопоставимую потерю финансового благосостояния.

В Умственный учет и потребительский выбор: данные о шоках цен на товары (Рабочий документ NBER № 18248), Джастин Хастингс и Джесси Шапиро рассматривают этот тип мысленного учета с данными о покупках бензина. Используя агрегированные данные за период с 1990 по 2009 год и данные о покупках в розничной торговле за период с 2006 по 2009 год, авторы обнаруживают явное и положительное влияние цен на бензин на рыночную долю обычного бензина, бензина самого низкого качества из доступных.

Когда цена бензина увеличивается — как правило, на одинаковые суммы для всех уровней качества — рыночная доля обычного бензина увеличивается, а рыночная доля бензина более высокого качества падает.

Степень замены бензина более высокого качества обычным бензином нельзя объяснить только эффектом дохода. Во время финансового кризиса 2008 года, например, эффект дохода предсказал бы увеличение покупок обычного бензина и уменьшение покупок бензина премиум-класса. На практике произошло обратное.

Более того, влияние дохода, необходимое для объяснения взаимосвязи между ценами на бензин и выбором качества, чрезвычайно велико. Домохозяйства скорректировали свой набор покупок бензина почти в 20 раз больше на снижение покупательной способности из-за повышения цен на бензин, чем на эквивалентное сокращение доходов из других источников.

Психологические модели принятия решений могут помочь объяснить покупательские модели, наблюдаемые в данных. Эти результаты также имеют интересные последствия для поведения розничных продавцов: они показывают, что потребители будут больше ценить экономию денег на газе в периоды высоких цен на газ, чем во времена низких цен на газ.