Сравнение популярных программ для учета нефти и газа

Ресурсы RAX Inc.

Если вы достаточно часто общаетесь с продавцами смазочных материалов, вы обнаружите, что некоторые из них действительно четкие в отношении финансовых и операционных показателей. Они могут быстро сообщить вам размер прибыли для любых продуктов, которые они продают, или деньги, полученные от обратного выкупа для любых поставщиков, с которыми они имеют дело. В течение нескольких секунд они могут оглянуться назад на просроченную дебиторскую задолженность, чтобы определить, действительно ли клиент стоит ожидания, или заглянуть вперед, чтобы увидеть, как будут выглядеть их запасы после доставки на следующей неделе. Кроме того, они отчитываются за каждую копейку, потраченную на переупаковку и потраченную на переупаковку, и редко теряют сон из-за взимания неправильного государственного налога. Так что же отличает их?

Хотя в некоторых случаях они могут иметь степень MBA или CPA, или, в одном случае, иметь степень в области распределения нефти, само по себе образование, похоже, не имеет значения. Вместо этого JW часто обнаруживает, что за этими проницательными дистрибьюторами смазочных материалов, хорошо разбирающимися в своих финансовых и операционных показателях, обычно стоит отличная система бэк-офиса. И во многих случаях JW считает эту систему VisualSupplier.

VisualSupplier — это продукт, разработанный, изготовленный и продаваемый Rax, Inc. из Маренго, Иллинойс. Компания, которая работает с 1997, делает одну вещь, и, как сообщается, делает это хорошо. Они предоставляют и поддерживают программное обеспечение, предназначенное для маркетологов нефтепродуктов.

По словам Тома Мангано, президента Rax и главного архитектора VisualSupplier, продукт лучше всего можно описать как «полностью интегрированный пакет программного обеспечения для учета и эксплуатации для оптовых дистрибьюторов смазочных материалов и топлива». В частности, он предназначен для «удовлетворения операционных и бухгалтерских потребностей дистрибьютора путем предоставления электронной платформы для обработки дебиторской и кредиторской задолженности и управления запасами. Кроме того, он предоставляет широкие возможности отчетности и модуль прямого маркетинга».

Основываясь только на этом описании, можно легко сделать вывод, что VisualSupplier — это не более чем технология «я тоже» — просто универсальное бухгалтерское программное обеспечение, измененное хорошим маркетологом в попытке заставить его говорить с дистрибьюторами смазочных материалов. Но это не так. Потому что, если вы позволите Мангано продолжать, вы поймете, что необходимость была матерью этого изобретения. И он был построен с нуля специально для дистрибьюторов смазочных материалов и топлива.

По словам Мангано, существовало и продолжает существовать несколько поставщиков, предлагающих пакеты программного обеспечения для «распределения нефти». Однако до того, как он запустил Rax, он слышал, что многие из них были универсальными и должны были быть сильно модифицированы и побалованы, чтобы заставить их работать в распределении смазочных материалов. А из тех немногих продуктов на рынке, которые были «сделаны специально для раздачи нефти», большая часть была разработана специально для работы с топливом; и их тоже нужно было модифицировать и баловать, чтобы они работали на смазочные материалы. Кроме того, отмечает Мангано, «многие из используемых программ были написаны в DOS, и дистрибьюторам смазочных материалов было сложно использовать их из-за часто загадочного и закодированного языка, который им приходилось изучать».

Исходя из этого, Mangano задался целью «создать решение для бэк-офиса для дистрибьюторов смазочных материалов, которое было бы настоящим продуктом на базе Windows, интуитивно понятным и удобным для пользователя, быстрым и гибким и способным меняться со временем и технологиями».

Мангано не делал никаких предположений о том, что делают дистрибьюторы смазочных материалов, как они это делают или что им нужно. Вместо этого, по его словам, он «придвинул стул и сел бок о бок с вами, людьми, которые управляют бизнесом, выполняют канцелярскую работу, читают отчеты, а также продают и доставляют продукцию компаниям, занимающимся сбытом смазочных материалов». Он говорит, что делал это в течение трех месяцев и жил и дышал проблемами выкупа с двойным ключом и сложностями специального ценообразования, складских перемещений и государственных налогов. Он говорит, что на собственном опыте испытал разочарование и смущение, которые испытывали торговые представители, у которых не было ответов, когда их клиенты ожидали, что они будут знать, получили ли они оплату за последний заказ и есть ли в наличии продукты, которые им сейчас нужны. И он наблюдал за скрежетом зубов и звоном в руках владельцев бизнеса, которые, по общему признанию, «на самом деле» не знали, сколько они зарабатывают или сколько тратят, потому что их отчеты были неполными, или, что еще хуже, несуществующими. И да, он говорит, что также столкнулся с растущей конкуренцией, с которой сталкиваются дистрибьюторы из-за консолидации и необходимости, которую это создает для «лучшего управления затратами, развертывания активов и оптимизации бизнеса».

По мнению JW, именно процесс выслушивания и изучения желаний и потребностей своих клиентов в конечном итоге привел к разработке продукта, достойного четырех высоких оценок. Одного взгляда на главный экран VisualSupplier обычно достаточно, чтобы понять, что это программное обеспечение предназначено для распределения смазочных материалов, оно интуитивно понятно и просто в использовании. Вместо того, чтобы просить пользователей привыкнуть к экрану, полному кодов и загадочных команд, и просеивать тома документации, VisualSupplier имеет знакомый и удобный внешний вид любой программы на базе Windows. Его значки, смайлики и командные подсказки визуально говорят на языке, который знают дистрибьюторы смазочных материалов. На самом деле, в большинстве случаев новые пользователи обычно могут принимать заказы, оплачивать счета или создавать один из 65 готовых отчетов о продажах или 20 бухгалтерских отчетов на лету, просто указывая и щелкая их в подсказках, которые в большинстве случаев в этом бизнесе знаком с.

И, очевидно, JW не одинока в своем мнении, что этот продукт заслуживает четырех положительных отзывов. За шесть лет разработки VisualSupplier компания Rax привлекла 60 клиентов (в том числе несколько крупных компаний) и установила 80 систем. Кроме того, VisualSupplier теперь может в электронном виде подключаться к системам как ExxonMobil, так и ConocoPhillips, чтобы обеспечить молниеносную оплату при обратном выкупе без избыточного двойного ввода. И, по словам Мангано, возможность сделать то же самое с Valvoline и Citgo «находится в разработке». В то время как другие системы приходили и уходили, похоже, что система Ракса приживается с большим количеством крупных компаний.

Ценник на системе — еще одна причина, по которой она оценивается на четыре пальца вверх. Вместо того, чтобы оценивать его вне досягаемости мелких дистрибьюторов, цена зависит от количества пользователей. Ценовая вкладка для однопользовательской системы составляет 3 995,00 долларов США. Кроме того, Мангано отмечает, что дистрибьютор также должен приобрести базу данных у стороннего поставщика и заключить годовой контракт на поддержку и обновление с Rax в течение первого года.

По словам Мангано, наиболее распространенными базами данных, используемыми с VisualSupplier, являются Adaptive Server Anywhere (ASA) от Sybase (~ 1,49 долл. США).5 для системы с 10 пользователями) и Microsoft SQL Server (~ 1495 долларов США для пяти пользователей). Примерно 60% текущих клиентов Rax используют Sybase.

Контракт на поддержку и обновление с Rax стоит 20% от покупной цены системы и предоставляет клиентам «неограниченную поддержку по телефону» и примерно одну новую системную функцию (обновление) в месяц. «Обновление, сделанное в прошлом месяце, включало в себя процесс предоставления покупателям-дистрибьюторам подсказок об оплате скидки на основе галлонов, а не процентов», — отмечает Мангано. Он также отмечает, что большая часть обновлений обусловлена ​​непрекращающимся процессом Rax, который прислушивается к изменяющимся бизнес-потребностям своих клиентов и реагирует на них.

Когда вся пыль уляжется и бобы будут подсчитаны, одноразовая система VisualSupplier обойдется дистрибьютору смазочных материалов примерно в 6300 долларов в первый год. Тогда они владеют им. Если они хотят продолжить контракт на поддержку и обновление после первого года, они выписывают Rax чек примерно на 800 долларов в год в будущем. Но, по словам Мангано, однопользовательские системы необычны. В более типичной установке будет от пяти до десяти пользователей, что означает затраты от 31 000 до 53 000 долларов в первый год соответственно. После этого они тоже владеют системой, а контракт на поддержку и обновление будет стоить от 4000 до 8000 долларов в год.

Мангано соглашается с тем, что стоимость является серьезной проблемой для дистрибьюторов и фактически является «одной из основных причин, по которой проницательные дистрибьюторы смазочных материалов так быстро приняли VisualSupplier». Интересно, однако, что Мангано считает, что «не стоимость VisualSupplier в конечном итоге продает систему, а стоимость, которую VisualSupplier может снизить с операций дистрибьютора смазочных материалов, который действительно продает технологию». И, по мнению Мангано и нескольких дистрибьюторов, с которыми недавно разговаривал JW, использующих это программное обеспечение, эти расходы становятся очень очевидными и гораздо более управляемыми, когда у вас есть хорошая система бэк-офиса.

Что говорят некоторые из наших клиентов…

Я действительно впечатлен качеством услуг от Visual Supplier.

Это замечательная компания, с которой можно работать и помогать улучшать все аспекты бизнеса.