Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в 2021 году

Оглавление

1. Какие компенсации положены по закону
2. Как оформить такое возмещение расходов
3. Вариант 1. Компенсация прописана в трудовом договоре
4. Вариант 2. Официальное распоряжение руководителя
5. Вариант 3. Коллективный договор
6. Вариант 4. Договор аренды
7. Сколько денег должны вернуть за использование автомобиля
8. Облагается ли компенсация ГСМ налогами

Компенсация ГСМ — это возмещение трат на горюче-смазочные материалы, понесенных работником при эксплуатации личного автотранспортного средства для выполнения служебных обязанностей.

Нередко работникам приходится использовать частное имущество для выполнения служебных заданий и обязанностей. Давайте разберемся, какие затраты работника наниматель обязан оплатить.

Какие компенсации положены по закону

Сотрудник, который для выполнения дисциплинарных обязанностей использует личное имущество, имеет право требовать за это деньги. Такие нормы закреплены в 188 статье Трудового кодекса. Размер и порядок предоставления денежной выплаты устанавливается по соглашению сторон.

Работнику могут компенсировать следующие затраты:

1. Расходы на эксплуатацию автомобиля. Например, компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, возмещение трат на ремонт, амортизацию.
2. Затраты на использование личных инструментов, аппаратов, агрегатов, приборов и оборудования.
3. Траты за пользование материалами, принадлежащими работнику.

Самый распространенный вид используемого имущества для работы — это частный автомобиль. Следовательно, подчиненному положена оплата затрат на ГСМ.

Чтобы получить возмещение понесенных затрат, такие расходы следует все оформить должным образом.

Компенсация сотруднику за пользование его собственным имуществом должна быть закреплена в локальных актах организации. Например, в трудовом или коллективном договоре. В противном случае истребовать положенные деньги получится только через суд.

Как оформить такое возмещение расходов

Сотрудник, который получает компенсацию ГСМ за использование автомобиля, предоставляет в бухгалтерию:

1. Копию свидетельства о регистрации транспортного средства, откуда видно, что он – владелец.
2. Чеки и другие документы, подтверждающие расходы на ГСМ.

Остальные документы бухгалтерия должна подготовить сама.

Прежде чем воспользоваться своим автомобилем или другим имуществом для выполнения служебных заданий, сотруднику следует удостовериться, что ему заплатят за понесенные расходы. Есть несколько вариантов, как это оформляют.

Вариант 1. Компенсация прописана в трудовом договоре

Наниматель вправе определить порядок компенсирования трат непосредственно в трудовом соглашении при приеме сотрудника на работу. Либо разработать и подписать дополнительное соглашение, в котором подробно представлены все условия компенсирования.

Вариант 2. Официальное распоряжение руководителя

В таком случае в организации издается отдельный приказ, в котором устанавливается список работников, которым положено возмещение трат. В приказе указывает нормы затрат на ГСМ, сроки эксплуатации имущества, периодичность выплат и прочие условия.

Вариант 3. Коллективный договор

Условия возмещения затрат могут быть регламентированы в коллективном договоре. Предварительно детали компенсирования согласуют с профсоюзным комитетом, администрацией организации, бухгалтерией и работниками.

Вариант 4. Договор аренды

Между сотрудником и организацией заключается договор аренды автомобиля, в котором расписаны все условия эксплуатации личного имущества. Документ составляется в двух экземплярах: один для работника, второй остается в организации.

Сколько денег должны вернуть за использование автомобиля

Ограничений на минимальный и максимальный размер компенсационных выплат в законодательстве не установлено. Следовательно, размер возмещения устанавливается по соглашению сторон.

В локальных нормативных документах предприятия часто устанавливают предельный (максимальный) размер выплат. Тогда подчиненному возмещают сумму расходов, не превышающую установленный предел. А если лимит не закреплен, то возмещение производится по фактически произведенным затратам, без ограничений. Такие расходы следует подтвердить документально. Например, предоставить чеки, квитанции, заправочные талоны, акты на ремонт и обслуживание.

Облагается ли компенсация ГСМ налогами

Нет, не облагается. Она освобождена и от обложения НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ), и от начисления страховых взносов (пункт 1 статьи 420 НК РФ).

Наталья Евдокимова

Что такое ГСМ

ГСМ (горюче-смазочные материалы)

– это готовые продукты, полученные в результате процесса нефтепереработки. К таким материалам относятся различные виды топлива (сжатый природный газ, бензин, дизель и т.д.), смазки (трансмиссионные, моторные и другие масла), охлаждающие и тормозные жидкости. Все эти вещества необходимы для качественной работы автотранспорта.

Приобретение ГСМ

В соответствии с МСФО 2 Запасы – активы:

(a) предназначенные для продажи в ходе обычной деятельности;
(b) находящиеся в процессе производства для такой продажи; или
(c) находящиеся в виде сырья или материалов, которые будут потребляться в процессе производства или оказания услуг.

Активы признаются запасами в учете, когда соответствуют критериям признания их в качестве запасов:

• использование данных активов в производстве для производства продукции (сырье)
• приобретены для продажи (товары)
• используются в краткосрочном периоде в качестве материалов (расходные материалы) до 12 месяцев.

Приобретенные ГСМ будут использоваться компанией в краткосрочном периоде, в качестве расходных материалов или сырья, потребляемых в процессе хозяйственной деятельности компании при производстве и (или) реализации товаров или оказании услуг. Поэтому в учете приобретенные ГСМ будут признаваться запасами и будут учитываться на счете 1310 «Сырье и материалы» подраздела 1300 «Запасы» Типового плана счетов.

Приобретение ГСМ может быть:

– оплачено наличными или банковской картой на АЗС в момент непосредственной заправки,
–  заправкой определенного количества ГСМ  по талонам,
– пополнением денежного или литрового кошелька на смарт-карте,
– приобретением ГСМ большими партиями и хранение в собственных резервуарах.

Учет ГСМ по чекам

В соответствии со ст.7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» все события и операции в учете оформляются на основании первичных учетных документов, составленных в момент совершения операции и утвержденных уполномоченным органом.

При реализации товаров в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета поставщик выписывает Накладную на отпуск запасов на сторону Форма 3-2, форма которой утверждена приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562

В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета при получении наличных денег кассир обязан выписать приходный кассовый ордер и выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру покупателю.

Учет ГСМ по талонам

Часто компании приобретают ГСМ у поставщиков и получают в качестве подтверждения выкупленного объема топлива специальные талоны, разработанные поставщиком и дающие право заправки соответственно номиналу талона на АЗС поставщика. Данные талоны в налоговом учете признаются товарораспорядительными документами.

Для использования талонов поставщика компания-потребитель заключает договор купли-продажи со специализированной организацией, которая осуществляет продажу талонов на нефтепродукты и организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС.

Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в приложении к договору (с указанием их адресов). В данном договоре не оговаривается отдельно количество, вид и стоимость приобретаемых ГСМ.

Для этого разрабатывается определенное приложение к договору, чаще всего именуемое «Заявка на приобретение ГСМ». В подаваемой заявке (заявка может быть отправлена по факсу, по e-mail, представлена нарочно) потребитель указывает, какой вид топлива, его количество он собирается приобрести. Заявка подписывается руководителем или уполномоченным лицом компании-потребителя. На основании полученной заявки поставщик выставляет счет на оплату.

После оплаты определенного количества ГСМ (наличными или по безналичному расчету) компания получает талоны на ГСМ. Форму талонов продавцы разрабатывают сами, так как законодательством она не установлена.

Приказом руководителя предприятия назначается материально ответственное лицо, которое регистрирует движение талонов (приход и расход) в «Книге учета талонов на нефтепродукты», которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Книга заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально-ответственного лица. Отрывной лист периодически сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами. Утвержденной формы книги учета талонов на нефтепродукты нет. Поэтому компании самостоятельно разрабатывают книгу в соответствии с требованиями законодательства по бухгалтерскому учету и финансовой отчетности

Учет ГСМ по смарт-картам

Топливная микропроцессорная пластиковая карта (смарт-карта) – это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и (или) владельцем сети АЗС, предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС, участвующих в программе по внедрению технологии расчетов с использованием микропроцессорных карт.

Смарт-карты могут иметь как денежный кошелек (когда на карточку поступает определенная сумма, которая может использоваться не только для заправки топлива, но и на другие нужды), так и литровый кошелек (номиналом, выраженным в количестве определенного вида топлива).

При использовании карточки с литровым кошельком при внесении предоплаты на такой карточке отражается количество определенного вида топлива. Перечисление денег для последующей оплаты за ГСМ производится, как правило, по безналичному расчету, что приводит к зачислению денег на смарт-карту (соответствующий счет, предназначенный исключительно для оплаты за ГСМ и за другие услуги и товары, реализуемые на АЗС). При этом в платежном поручении по тексту обязательно указывается номер договора и номер смарт-карты (счета), на которую производится перечисление.

Учет смарт-карт должен производиться в соответствии с положениями законодательства о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, учетной политикой.

Заправка ГСМ производится в пределах имеющейся на карточке суммы (литрового номинала). При заправке ГСМ по смарт-картам водитель получает документ, подтверждающий получение и оплату топлива. Таким документом может быть чек, в котором отражается не только информация о количестве и стоимости заправленного топлива (которые и списываются с карточки), но и информация о порядковом номере операции по карточке, а по денежным бессрочным картам – и о последнем поступлении денег на карточку и остатке денежных средств на карточке после проведения последнего списания.

Все полученные чеки должны прикладываться к отчету о заправках за месяц, который составляется материально ответственным лицом (водителем), использующим выданную смарт-карту, и проверяется бухгалтерией.

По каждой заправке компания-поставщик топлива обязана выдать подтверждающие заправку документы. Сюда относятся: накладная на отпуск запасов на сторону, ЭСФ, отчет о заправке транспортного средства.

Установление базовой нормы расхода ГСМ 

Расход ГСМ осуществляется в соответствии с нормами расхода топлива, утвержденными Постановлением Правительства РК «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов Республики Казахстан и расходов на содержание автотранспорта» от 11 августа 2009 года № 1210.

Данным Постановлением регламентированы базовые нормы расхода ГСМ для автотранспорта.

Уровень расхода топлива определяется для транспортного средства по утвержденной методике и устанавливает норму расходования ГСМ при обычных условиях использования.

Определение оплаты топлива | Law Insider

• означает оплату счетов коммунальным, телекоммуникационным или другим компаниям или властям через Службу или такие каналы, которые предоставляются Банком.

• означает, как это описано в настоящем Соглашении.

• имеет значение, указанное в Разделе 7(b).

• означает общую сумму платежа в размере 250 000 долларов США для урегулирования всех претензий по пункту

• Общая сумма, подлежащая выплате Администратору расчетного фонда расчетными дистрибьюторами в Дату платежа каждый год, рассчитанная администратором расчетного фонда в соответствии с Разделом IV. .B.1.е. Во избежание сомнений, этот термин не включает Дополнительную сумму возмещения или суммы, выплаченные в соответствии с Разделом X.

• является платежом (в дополнение к регулярным ежемесячным платежам в счет основной суммы плюс начисленные проценты, но не заменой), подлежащим выплате в наиболее раннюю из следующих дат: (а) Даты погашения или (б) досрочного погашения любого Срочного займа или (c) досрочное погашение Срочной ссуды в соответствии с Разделом 2.2(c) или (d), равное первоначальной основной сумме такой Срочной ссуды, умноженной на Окончательный процент платежа, подлежащей уплате Кредиторам в соответствии с их соответствующей Пропорциональной ставкой. Акции.

• имеет значение, указанное в разделе 1.3 Соглашения.

• означает количество газа, которое должно быть поставлено и принято по согласованию сторон в сделке.

• означает платежи, подлежащие уплате Компанией в Даты платежей в отношении каждого Договора купли-продажи, по годовой ставке [ ]% от Заявленной суммы по Договору купли-продажи.

• означает в отношении любой Ценной бумаги платеж (если таковой имеется), определенный Агентом по определению, который требуется для уменьшения или устранения, насколько это практически возможно, любой передачи экономической стоимости Эмитенту или от него, как в результате замены Индекса Альтернативным предварительно номинированным индексом. Агент по определению может определить, что корректировочный платеж равен нулю.

• означает сумму, фактически уплаченную или выделенную в отношении покупки, развития, строительства или улучшения Имущества, или сумму средств, авансированных в отношении Ипотеки, или сумму, фактически уплаченную или выделенную в отношении покупки другие Активы, в каждом случае исключая Плату за приобретение и Расходы на приобретение, но в каждом случае включая любую задолженность, предполагаемую или понесенную в отношении такого Имущества.

• имеет значение, указанное в разделе 2.04.

• означает обязательство по оплате производства (выраженное в объемах или в долларах) Заемщика или любой из его Ограниченных дочерних компаний, которое подлежит оплате из определенной доли выручки, полученной от добычи на определенных нефтегазовых объектах, вместе со всеми обязательствами и обязательствами. в связи с этим.

• означает 500 000 долларов.

• для любого Ипотечного кредита и любого месяца означает минимальную сумму, которую должен выплатить соответствующий залогодатель в этом месяце.

• означает сумму, указанную как таковую в Приложении о ценах.

• означает (a) в случае любого Прекращенного обязательства сумму, определенную в соответствии с пунктом 4, и (b) в случае любого погашенного обязательства, сумму, определенную в соответствии с пунктом 5, и

• означает цена, подлежащая уплате Исполнителю в течение всего срока действия Договора за полное и надлежащее выполнение своих договорных обязательств.

• означает платеж в денежной форме или в форме выгоды или услуги, осуществляемый страховщиком или от его имени заявителю в качестве выражения доброй воли, направленный на разрешение жалобы, когда страховщик не принимает на себя ответственность за какие-либо финансовые ущерб заявителю в результате обжалуемого дела;

• означает в отношении каждого Займа сумму, равную первоначальной Сумме Займа, умноженную на процент, равный произведению (i) частного, полученного от деления начального Коэффициента Займа в отношении такого Займа на 30, и (ii) количество дней от (включая) Даты финансирования такого Займа до (но не включая) Даты первого платежа в отношении такого Займа.

• означает цену, подлежащую уплате поставщику по контракту за полное и надлежащее выполнение его договорных обязательств.

• имеет значение, присвоенное термину в сопроводительном письме с ценами.

• означает цену, подлежащую уплате Поставщику услуг в течение всего срока действия Договора за полное и надлежащее выполнение своих договорных обязательств.

• означает платеж поставщику мощности в соответствии с настоящими Правилами за его обязательство по выполнению обязательства по мощности в течение года поставки;

• означает календарный месяц (или его часть) в течение срока действия настоящего Соглашения. Первый месяц Контракта начинается в первый день первого календарного месяца, следующего за Датой вступления в силу, и заканчивается в последний день этого календарного месяца.

• означает для всех программ, кроме EA, календарный месяц, за который выдаются льготы.

Приложение Shell с мобильным платежом

Продолжительность: 1:20 минут

Описание:  

Знакомство с приложением «Шелл» с функцией «Плати и экономь» с обзором того, как легко и безопасно использовать мобильные платежи в «Шелл».

Приложение Shell с приложением Chase Pay Transcript

[Играет фоновая музыка]

Веселая, поднимающая настроение музыка

[Анимационный ролик]

iPhone с приложением Shell летит в руку мужчине в офисе.

[Разговорный диалог]

Сегодня телефон НАМНОГО больше, чем просто телефон.

[Анимированный эпизод]

Затем мужчина из офиса встает и бежит по пляжу, слушая музыку на своем телефоне.

[Разговорный диалог]

Используем для работы, а потом для тренировок.

[Анимированный эпизод]

Затем он бежит в продуктовый магазин и расплачивается своим телефоном.

[Разговорный диалог]

Мы даже можем использовать телефоны с мобильными кошельками, когда покупаем такие вещи, как кофе и продукты.

[Анимированный эпизод]

Супер появляется логотип Shell.

[Разговорный диалог]

Теперь, когда вы загрузили приложение «Шелл», вы можете легко и безопасно пользоваться мобильным платежом на заправке.

[Анимированный эпизод]

Телефон с приложением Shell, показывающим, как использовать Pay & Save и получать вознаграждения.

[Разговорный диалог]

Кроме того, вы будете экономить на каждой заправке через Shell и программу лояльности Fuel Rewards!

[Анимационный ролик]

Две машины у бензоколонки в ветреный день. В одной машине мужчина и женщина расплачиваются изнутри, а в другой мужчина борется с ветром.

[Разговорный диалог]

Приложение позволяет оплачивать топливо, не вставая с места водителя. Независимо от того, какая погода, вам будет комфортно в машине с любимой музыкой или важными пассажирами.

[Анимированный эпизод]

Внутри машины мужчина использует телефон, чтобы расплатиться на заправке и заправить свой бак.

[Разговорный диалог]

Это просто: Просто подтвердите станцию ​​Shell и свою помпу в приложении. Наблюдайте, как цена откатывается и подпитывается.

[Анимационный эпизод]

На экране телефона отображаются шаги, которые необходимо выполнить в приложении для завершения платежа.

[Разговорный диалог]

А как участник программы Fuel Rewards, вам больше никогда не придется платить полную цену за бензин! Когда вы закончите заправку, приложение покажет вам сводную информацию о сумме, которую вы заработали и сэкономили с помощью программы Fuel Rewards.