Как учитывать компенсацию расходов на ГСМ при использовании работником личного автомобиля

Как учитывать компенсацию расходов на ГСМ при использовании работником личного автомобиля – БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Новости для бухгалтера, бухучет, налогообложение, отчетность, ФСБУ, прослеживаемость и маркировка, 1С:Бухгалтерия

• Новости
• Статьи
• Вопросы и ответы
• Видео
• Форум

13.07.2023

---

Минфин разъяснил, вправе ли организация включить в базу налога на прибыль расходы на оплату горюче-смазочных материалов, связанных с использованием работниками личного транспорта.

В своем письме от 29.06.2023 №03-03-06/2/60502 ведомство напоминает, что статья 264 НК РФ разрешает отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы расходов утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Таким образом, организация может учесть в расходах для целей налога на прибыль компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного автомобиля только в пределах установленных норм.

Данная компенсация уже учитывает возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт).

Это значит, что стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, дополнительно возмещаемую сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, нельзя повторно включить в состав расходов.

Если бухгалтерия – то в 1С, если бухгалтерские новости – то на БУХ.1С, если следить за новостями в телефоне – то в нашем Telegram-канале.

Темы: компенсации работникам, компенсация за использование личного имущества, расходы на ГСМ, прочие расходы

Рубрика: Компенсации, надбавки, доплаты , Налог на прибыль организаций

Поделиться с друзьями:

Подписаться на комментарии

Отправить на почту

Печать

Написать комментарий

Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию работнику платы за детский сад Опубликована видеозапись лекции об 1С-Отчетности за полугодие 2023 года – новое в отчетности, особенности формирования в “1С:Бухгалтерии 8” По безвозмездно полученному НМА амортизацию не начисляют Увольнение по соглашению сторон не лишает работника права на выходное пособие Повышение лимита доходов для упрощенцев, капвложения за счет налога на прибыль и регистрация бизнеса по электронному адресу: самые хорошие новости недели

 

Опросы

Налог на сверхприбыль для крупного бизнеса

---

Нужно ли вводить налог на сверхприбыль для крупного бизнеса на постоянной основе?

Да, за счет этого можно снизить налоги для малого бизнеса.

Нет, повышение налогов для крупного бизнеса приведет к росту цен.

Налог на сверхприбыль нужно ввести для любого бизнеса.

Мероприятия

27 июля 2023 года — Вебинар “Как правильно организовать перенос данных с помощью конвертера для перехода на “1С:ITILIUM” 3 августа 2023 года — Вебинар “Практики управления каталогом и уровнем услуг в “1С:ITILIUM”

1C:Лекторий: 25 июля 2023 года (вторник, все желающие) — Новое в программе “1С:ЗУП 8” (версии 3.1.25-3.1.27) 1C:Лекторий: 27 июля 2023 года (четверг, начало в 12:00) — Развитие функциональности по отражению изменений условий договоров аренды в программах в “1С:ERP” и “1С:КА”

Все мероприятия

Что должен включать расчет компенсации за использование личного транспорта сотрудника?

Л. М. Золина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Что должен включать расчет компенсации за использование личного транспорта сотрудника? Он должен быть составлен на предполагаемых показателях, чтобы определить сумму компенсации, которая будет указана в соглашении? Если сотрудник в течение месяца не совершит ни одной поездки по служебным целям, ему полагается компенсация по соглашению? Если да, можно ли принять ее в расходы по налогу на прибыль в таком случае?

Ответ

В принципе, организация может установить любой размер компенсации, но если не разделить суммы выплат на норму, установленную постановлением № 92, и возмещение фактических расходов, то из общей суммы компенсации налоговые органы выделят нормируемую величину, а остальную сумму не примут для целей налогообложения прибыли.

Таким образом, как бы вы не рассчитывали сумму компенсации (а метод расчета законодательно не установлен), налоговые органы учтут в расходах сумму в пределах норм по постановлению Правительства от 08.

02.2002 N 92.

 Предлагаю рассмотреть следующий вариант выплат работнику за использование личного автомобиля в служебных целях.

Можно заключить с работником соглашение в виде дополнения к трудовому договору следующего содержания:

1. Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в размере, установленном постановлением Правительства от 08.02.2002 N 92.
2. Работнику возмещаются фактические расходы на ГСМ и другие, связанные с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях на основании подтверждающих документов, прилагаемых к авансовому отчету работника.

При использовании предлагаемого варианта соглашения у организации есть реальная возможность учесть в расходах и выплаты в пределах норм, и возмещение документально подтвержденных расходов.

Выплаты в пределах, установленных Постановлением № 92, законодательно не поставлены в зависимость от времени работы сотрудника и его нахождения в отпуске.

Однако, если автомобилем управляет только владелец и на время его отпуска автомобиль не используется организацией (например, управлять автомобилем может другой сотрудник), то на время отпуска, болезни или отсутствия владельца автомобиля по другим причинам за дни отсутствия компенсация не выплачивается.

По этому вопросу имеется официальное мнение сотрудника ФНС России.

Что касается возмещаемых расходов, то они должны быть подтверждены документально, например, чеками АЗС, что не может вызвать претензий у налоговых органов, поскольку чеки должны быть представлены только за рабочие дни.

Обоснование

Так как гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Согласно Письму ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@ использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.

Таким образом, в силу норм ст. 188 ТК РФ работник, использующий личное имущество в производственных целях с согласия работодателя, вправе получить от последнего как компенсацию за использование этого имущества, то есть, по сути, плату за пользование, так и возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества.

Представляется, что применительно к ситуации использования в производственных целях личных автомобилей работников в состав расходов, связанных с использованием, должны включаться затраты работника на приобретение горюче-смазочных и иных расходных материалов. Данный вывод косвенно подтверждается положениями Правил выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563. Так, данные Правила разграничивают компенсацию за использование автомобилей работниками, подразумевая под ней компенсацию износа транспортного средства, и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, которые определяются как самостоятельные выплаты, производимые в сумме фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др. ).

Пунктом 1 Постановления N 92 в целях гл. 25 НК РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ) определены предельные размеры выплат именно в виде компенсации использования легковых автомобилей работников в интересах работодателя. Ограничений в части возмещения работнику расходов, понесенных им на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля в интересах работодателя, законодатель в НК РФ не установил.

Следуя этому, по моему мнению, суммы, выплаченные работнику в счет возмещения осуществленных им расходов на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля для служебных поездок, не следует отождествлять с выплатой компенсаций в пределах норм. Эти суммы могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль в качестве иных расходов, произведенных с согласия работодателя в размере документально подтвержденных фактических затрат.

Моментом признания расходов в виде возмещения работнику затрат на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля в интересах работодателя в расчете налоговой базы может быть признана дата утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Однако представители финансового ведомства применительно к совокупности положений пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и ст. 188 ТК РФ на протяжении многих лет последовательно придерживаются мнения о том, что в выплачиваемой работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсации, учитываемой в расходах в пределах норм, установленных Постановлением N 92, содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Следуя этому, представители Минфина России приходят к выводу о том, что стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая работнику дополнительно к нормативной сумме компенсации, в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Такая точка зрения изложена, например, в Письмах Минфина России от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239.

По моему мнению, Минфин в какой-то мере использует в своих интересах объединение понятий «компенсация» и «возмещение». Именно поэтому предлагаю разграничить данные термины, что позволит в случае возникновения налоговых споров исключить возможность их отождествления.

Должна отметить, что, учитывая позицию Минфина, налоговые споры по учету в расходах сумм возмещения расходов на ГСМ помимо сумм компенсаций в пределах норм, не исключены.

По вопросу выплаты компенсации за полный месяц, если сотрудник находился, например, в отпуске, в ответе на частный вопрос свое мнение изложил Действительный государственный советник Российской Федерации 3 класса С.В. Разгулин (письмо от 07.02.2020).

Сотрудник ФНС России разъясняет, что если в отсутствие работника автомобиль остается в распоряжении организации, то размер компенсации на дни отсутствия не уменьшается.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Использование автомобиля в деятельности организации может подтверждаться путевыми листами, иными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Но факт нахождения автомобиля в распоряжении организации должен быть подтвержден документально. Например, при уходе в отпуск между сотрудником и организацией подписывается соглашение, что автомобиль передается в распоряжение организации на время отпуска.

Иная ситуация может иметь место, если компенсация выплачивается за дни месяца, когда доказательства пользования автомобилем в отсутствие сотрудника отсутствуют, или в случаях, когда организация в принципе не подтвердила деловую цель расходов, – использование автомобиля в служебных поездках. В подобных обстоятельствах расходы на выплату компенсации не учитываются.

Компенсация топлива

Важное примечание Не используйте топливную компенсацию для компенсации плохой работы, вызванной другими проблемами. Также обратите внимание, что изменения, сделанные в таблицах компенсации температуры воздуха и воды, могут не вступить в силу до выключения зажигания, повторного запуска двигателя и его работы в течение нескольких минут.   Компенсация температуры воздуха Таблицы компенсации температуры воздуха определяют, как ECU изменяет количество подаваемого топлива в зависимости от температуры воздуха на впуске. Имеются две таблицы компенсации температуры приточного воздуха; один для низкой нагрузки и холостого хода, а другой для средней и высокой нагрузки. В качестве ориентира используется таблица низкой нагрузки ниже 3500 об/мин при легком давлении в коллекторе, 2000 об/мин при среднем давлении в коллекторе и 1000 об/мин при высоком давлении в коллекторе. Таблицы компенсации имеют две строки – температура и поправочный коэффициент. Более высокий поправочный коэффициент увеличит количество подаваемого топлива, более низкий поправочный коэффициент уменьшит количество подаваемого топлива.   Теория компенсации температуры воздуха   Плотность воздуха уменьшается с повышением температуры, поэтому соответствующее количество топлива должно быть меньше при более высоких температурах всасываемого воздуха. Расчет изменения плотности (и теоретического изменения топлива):   Коэффициент плотности = Temp 1                      Темп 2   Обе температуры измеряются в градусах Ранкина (= градусов по Фаренгейту + 4590,67) или градусов Кельвина (= градусов C + 273)   напр. при изменении температуры воздуха на впуске с 80 до 100 градусов изменение плотности воздуха составляет 80 + 460 / 100 + 460 = 0,964 = -3,6 %   Однако на практике потребность двигателя в топливе отличается от той, которая рассчитывается на основе приведенного выше расчета плотности воздуха. На практике снижение потребности двигателя в топливе меньше, чем можно предположить по изменению плотности воздуха. Что происходит, так это то, что скорость звука увеличивается по мере увеличения температуры воздуха, и двигатель работает немного лучше. Как правило, компенсация температуры воздуха должна быть чуть меньше половины от рассчитанной по изменению плотности воздуха.   Настройка таблиц компенсации температуры воздуха   Двигатель ведет себя при малой нагрузке иначе, чем при высокой нагрузке, поэтому существуют две таблицы для настройки компенсации температуры воздуха. Как правило, на холостом ходу и при малой нагрузке двигатель практически не требует снижения расхода топлива при более высоких температурах воздуха на впуске.   Для таблицы средних/высоких нагрузок ориентировочное значение снижения расхода топлива на 1 % на каждые 10 градусов по Фаренгейту повышения температуры воздуха на впуске. При высоких температурах воздуха на впуске обычно лучше не уменьшать количество топлива, чтобы охлаждать двигатель более богатой смесью.   Компенсация температуры воды Таблицы компенсации температуры воды определяют, как ECU изменяет количество подаваемого топлива в зависимости от температуры охлаждающей жидкости двигателя.   Двигатель требует гораздо больше топлива, когда двигатель холодный, так как часть топлива будет потеряна в виде отложений на впуске и на стенках цилиндров, а также для того, чтобы как можно быстрее прогреть каталитический нейтрализатор. Обратите внимание на то, как ECU буферизует температуру воды, чтобы предотвратить колебания показаний из-за воздушных карманов и т. д. Следовательно, изменения, внесенные в таблицы компенсации температуры воды, не будут иметь немедленного эффекта. Время отклика ЭБУ можно уменьшить, закоротив сервисный разъем.   Фаза форсунки Фаза форсунки (или синхронизация форсунки) относится к точке, в которой форсунка открывается и начинает подавать топливо. Поскольку впрыскиваемому топливу требуется некоторое время, чтобы попасть в цилиндр, обычно форсунка открывается примерно на 400–500 градусов коленчатого вала до ВМТ на такте сжатия двигателя. Перекрытие впускных/выпускных клапанов составляет 360 градусов перед рабочим тактом, то есть за 20-100 градусов до открытия впускного клапана.   Обратите внимание, что значения фазы форсунки, используемые в ЭБУ серии K, определяют окончание события форсунки. т.е. когда форсунка закрывается.   Используются четыре значения фазы форсунки: холостой ход, круиз (низкая нагрузка), круиз (средняя нагрузка) и WOT (высокая нагрузка). Первые три значения фазы являются фиксированными (не могут изменяться в зависимости от об/мин), а значения полной нагрузки индексируются в зависимости от об/мин.   Таблица компенсирует фазу впрыска по углу впускного распределительного вала (VTC). Обычно по мере того, как впускной распределительный вал продвигается вперед, событие форсунки также продвигается вперед.

Справочник по законам и политикам о возмещении пробега

• Согласно федеральному законодательству работодатели не обязаны возмещать работникам расходы за пробег и транспортные средства, но в некоторых юрисдикциях могут применяться законы штатов.
• Компенсация за пробег требуется на федеральном уровне, если невыплата компенсации приведет к снижению чистой заработной платы работника ниже минимальной заработной платы; в противном случае предприятия могут столкнуться с судебными исками и финансовыми санкциями.
• Текущая ставка возмещения расходов по пробегу IRS составляет 0,625 доллара США, но вам следует использовать программу с фиксированной и переменной ставкой (FAVR), чтобы определить справедливую и эффективную ставку возмещения в зависимости от географического положения.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят установить политику возмещения расходов на километраж и транспортные средства, понесенных сотрудниками при вождении в служебных целях.

Если у вас нет парка транспортных средств компании, а сотрудники ездят на своих транспортных средствах от имени вашего бизнеса — осуществляют доставку, инспектируют рабочие места и собирают расходные материалы — каковы ваши обязательства в отношении расходов на топливо, техническое обслуживание и амортизацию транспортных средств?

Существуют как юридические требования, так и деловые соображения, которые необходимо учитывать при принятии решения о том, нужна ли вам политика возмещения расходов на пробег и как она должна выглядеть. В этом руководстве объясняются основы возмещения расходов на пробег и способы разработки политики справедливого и эффективного возмещения расходов вашим сотрудникам.

Что такое компенсация пробега?

Компенсация за пробег — это когда работодатели предлагают работникам компенсацию расходов, связанных с вождением от имени бизнеса. Эти расходы могут включать расходы на топливо, техническое обслуживание и амортизацию транспортного средства.

Компенсация за пробег обычно устанавливается из расчета за милю – обычно менее 1 доллара за милю. Некоторые компании предпочитают устанавливать ежемесячную фиксированную ставку для возмещения расходов, когда сотрудники регулярно используют свои автомобили для целей компании. Однако такой подход может привести к переплате сотрудникам за километраж, что может привести к дополнительным налогам.

Управление политикой возмещения расходов на пробег означает понимание минимальных обязательств в соответствии как с федеральным законодательством, так и с законодательством штата, а также с тем, как установить эффективную ставку, которая справедливо возмещает расходы сотрудников без увеличения их вознаграждения и уплаты налога на заработную плату и подоходного налога как для работодателя, так и для работника.

Пробег — это одна из многих статей расходов, которые вы должны контролировать, чтобы максимизировать свои налоговые поступления и оптимизировать денежные потоки. Вот другие деловые расходы, которые вам нужно отслеживать.

Как действует закон о возмещении пробега?

При разработке политики возмещения пробега необходимо учитывать два юридических аспекта: трудовое законодательство и налоговое законодательство.

Трудовое законодательство, касающееся компенсации пробега

На федеральном уровне работодатели не обязаны возмещать работникам расходы за пробег, когда работники используют личные транспортные средства для целей компании. Тем не менее, все работодатели на федеральном уровне обязаны возмещать работникам любые расходы, связанные с работой, в определенной степени. Когда невыплата работникам возмещения, в том числе за пробег и транспортные расходы, приводит к тому, что чистая заработная плата работника падает ниже федерального минимума, работодатели могут быть открыты для судебных исков и юридических санкций, связанных с невыплатой минимальной заработной платы.

«Что касается трудового законодательства, вы обязаны возмещать работникам расходы, — сказала Даниэль Лэки, главный юрисконсульт Motus. «Вы хотите убедиться, что вы возмещаете им достаточно, чтобы покрыть их расходы».

В некоторых штатах, включая Калифорнию, Иллинойс и Массачусетс, работодатели обязаны возмещать работникам расходы на пробег и транспортные средства, связанные с работой.

Налоговое законодательство, касающееся возмещения расходов на километраж

Возмещение расходов на километры не облагается налогом для работодателей и независимых подрядчиков. Кроме того, он не считается доходом работника и, следовательно, не подлежит налогообложению. [Читать статью по теме: Налоговые вычеты, которые вы должны брать, и некоторые безумные вычеты, которых следует избегать ]

Однако, если работодатель возмещает работнику расходы, превышающие фактические расходы на вождение автомобиля в служебных целях, часть возмещения может считаться компенсацией и подлежать налогообложению.

«С точки зрения налогов, если вы возмещаете расходы, это считается не облагаемым налогом как для работодателя, так и для работника», — сказал Лэки. «Если вы платите больше, чем стоимость возмещения, это считается компенсацией и облагается налогом».

Некоторые работодатели предпочитают предлагать фиксированные ставки возмещения расходов на километраж, чтобы убедиться, что они соблюдают применимое трудовое законодательство. Однако этот подход может иметь неприятные последствия, если фиксированные ставки слишком высоки, что приводит к налогообложению дохода для работника и налогообложению заработной платы для работодателя.

Руководство по ставкам компенсации за пробег

Ежегодно IRS устанавливает ставку возмещения за пробег. По состоянию на июль 2022 года стандартная ставка за километраж составляет 0,625 доллара за милю. Для поездок в 2022 году, которые происходили с января по июль, ставка составляла 0,585 доллара за милю. Многие работодатели возмещают работникам расходы по этой ставке, но сумма IRS является средней по стране на основе данных за предыдущий год. Это более полезно для целей налогового вычета, чем для установления реальной ставки возмещения расходов для ваших сотрудников.

При разработке политики возмещения расходов на пробег важно учитывать, что стоимость топлива значительно различается в зависимости от региона.

«Расчет географических затрат для каждого водителя очень важен», — сказал Лэки. «Ваш собственный класс транспортного средства, стоимость вождения этого автомобиля, в котором вы живете, исходя из стоимости топлива и стоимости амортизации… приближает вас к чему-то точному».

«Ставка IRS — это ставка, которую вы можете использовать для вычета [пробегов в качестве независимого подрядчика]», — добавила она. «Некоторые люди используют его в качестве ставки возмещения, и вокруг него существует концепция безопасной гавани, но он неэффективен для большинства предприятий и не зависит от географического положения».

Лаки рекомендовал использовать программу фиксированной и переменной ставки (FAVR), чтобы определить подходящую ставку возмещения расходов на пробег для вашего бизнеса. Метод FAVR учитывает постоянные затраты, такие как страховые взносы, лицензионные и регистрационные сборы, налоги и амортизация. Он также включает в себя любые переменные расходы, такие как топливо, масло, техническое обслуживание и износ шин. Каждая из этих затрат оценивается на основе географических данных.

Возмещение расходов на мили находится на стыке трудового законодательства и налогового законодательства. На федеральном уровне вы обязаны возмещать работникам расходы на километраж, если невыполнение этого требования приведет к снижению их заработной платы ниже минимальной заработной платы. Также могут применяться дополнительные соображения состояния.

Должны ли работодатели выплачивать работникам компенсацию за пробег?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели не требуют от работодателей возмещения расходов на пробег, накопленный за время вождения в служебных целях. Тем не менее, могут существовать требования штата по возмещению расходов на пробег, поэтому владельцы бизнеса должны проверить законы штата и проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить, обязаны ли они возмещать расходы своим сотрудникам.

Опять же, работодатели должны возмещать работникам расходы на километраж, если невыполнение этого требования приведет к снижению их чистой заработной платы ниже минимальной заработной платы. Это правило распространяется на бизнес любого размера. В зависимости от законодательства штата недоплата работникам может быть незаконной, независимо от их заработной платы или окладов, и всегда незаконно платить работникам меньше минимальной заработной платы.

В контексте возмещения расходов на пробег, Лаки добавил: «Минимальная заработная плата рассчитывается как чистая заработная плата работника за вычетом расходов, которые они могут понести для необходимого бизнеса».

Однако существуют ограничения на возмещение расходов работодателем. По словам Лэки, стандартом по закону являются «разумно необходимые расходы» для выполнения должностных обязанностей. Например, если сотрудник решает водить Ferrari для доставки пиццы, работодатель не несет ответственности за огромные затраты на топливо, техническое обслуживание и амортизацию такого автомобиля. Вместо этого ставки возмещения за пробег могут быть основаны на более часто используемом автомобиле для описания работы, таком как четырехдверный седан.

— Компания не обязана возмещать вам стоимость этой конкретной машины, — сказал Лаки, — но разумно необходимые расходы.

Программное обеспечение

для отслеживания расходов помогает владельцам бизнеса отслеживать расходы и управлять ими с течением времени, позволяя вам оставаться в рамках своего бюджета и тратить деньги более стратегически. Ознакомьтесь с лучшими трекерами расходов, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Каковы ставки компенсации за пробег в 2022 году?

Текущая ставка вычета миль IRS по состоянию на июль 2022 года составляет 0,625 доллара США за милю. Это означает, что работодатели и независимые подрядчики по закону имеют право вычитать эту сумму из своих налогов при возмещении работникам расходов за пробег, накопленный за время вождения в целях компании.

Эта ставка выросла на 6,5 цента по сравнению с 2021 годом, когда ставка вычета составляла 0,56 цента за милю. IRS использует средние данные по стране для определения своих годовых ставок. Для более точного отображения местных расходов на вождение рассмотрите возможность использования программы FAVR и сотрудничества с третьей стороной для разработки ставки, которая отражает реальные затраты, которые несут ваши водители.

Подача налоговой декларации как владельцу бизнеса может быть сложной задачей, но правильное программное обеспечение может сделать этот процесс намного менее болезненным. Ознакомьтесь с нашими руководствами по лучшему онлайн-программному обеспечению для налогообложения и высоко оцененному программному обеспечению для бухгалтерского учета.

Как вы управляете политикой возмещения пробега?

Создание политики возмещения расходов на пробег и управление ею может быть сложной задачей, но есть несколько шагов, которые можно предпринять, чтобы упростить этот процесс.

1. Соберите соответствующие географические данные.

Географические данные решают все. Понимание типичных затрат на вождение в вашем регионе может помочь вам определить справедливую ставку, которая покроет расходы на сотрудников в соответствии с требованиями закона без чрезмерной оплаты труда персонала и дополнительных налогов.

2. Отслеживайте пробег и стоимость автомобиля по водителям.

Отслеживание пробега и стоимости транспортных средств для каждого водителя дает более точную картину индивидуальных расходов. Возмещение на основе индивидуальных водителей, а не продление фиксированной ставки на ежемесячной основе, может помочь вам управлять затратами на возмещение и избежать дополнительных налогов.

3. Используйте автоматизированные решения для отслеживания пробега.

Некоторое программное обеспечение, такое как приложение Motus для компенсации пробега, может исключить завышение пробега водителями и упростить документирование возмещения пробега.

«Работодатели часто просят сотрудников отслеживать мили вручную… мы обнаружили, что количество миль, отслеживаемых с помощью автоматического сбора по сравнению с ручным сбором, на 20% меньше», — сказал Лэки. Она добавила, что «люди не обязательно лгут или пытаются обмануть систему», а часто просто округляют до ближайшего километра.

Использование системы управления автопарком GPS — отличный способ эффективно управлять всеми аспектами работы вашей команды водителей, включая отслеживание и возмещение пробега. Эти инструменты предоставляют данные о расходе топлива сотрудниками, времени простоя и пройденном расстоянии в режиме реального времени, чтобы помочь вам найти возможности для снижения затрат на топливо и повышения общей эффективности вашего автопарка. Узнайте больше в нашем обзоре лучшего программного обеспечения и систем управления парком GPS.

4. Четко изложите свою политику.

Сотрудники должны четко понимать вашу ставку возмещения и политику, в том числе, когда расходы будут возмещаться и кому они должны отправлять отчеты о расходах. Программное обеспечение может автоматизировать часть процесса, автоматически отправляя отчеты о пробеге руководителям для утверждения. Также четко укажите способ возмещения расходов — например, будет ли он добавляться к зарплате работника каждый цикл? Или это будет отдельный депозит?

Правильный выбор услуги по расчету заработной платы для вашего бизнеса поможет сделать процесс возмещения и оплаты труда сотрудников простым, быстрым и эффективным. Ознакомьтесь с нашим выбором лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы.

Компенсация пробега и трудовое законодательство

Используя данные для определения оптимальной ставки и используя программное обеспечение для отслеживания действий ваших водителей, вы можете установить эффективную и подходящую политику возмещения пробега. Это позволит вам соблюдать юридические требования, не нанося ущерба прибыли вашей компании. Узнайте больше о трудовом законодательстве, которое необходимо знать для вашего бизнеса.