Складской учет и схема документооборота склада – основной перечень документации кладовщика

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура — обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение — рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

1. Товарно-транспортная накладная 1-Т
2. М-4. Приходный складской ордер
3. Торг — 1. Акт о приемке товаров
4. М-17. Карточки учета материалов
5. Торг-12. Товарная накладная

Готовые решения для всех направлений Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара. Узнать больше Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара. Узнать больше Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя. Узнать больше Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты. Узнать больше Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь. Узнать больше Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей. Узнать больше Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок. Узнать больше Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта. Узнать больше Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.. Узнать больше Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса. Узнать больше Показать все решения по автоматизации Продукты
	Для склада		Для магазина		Для учреждения

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Вид	Название	Основание
Прием	Накладная от поставщиков	На его основании происходит приемка.
	Приходная накладная	Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию.
	ТТН №1-Т	Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором — логистика и расчеты проведенные мероприятия.
	М-4	В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание.
	М-7	Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов.
	ТОРГ-1	Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным.
	ТОРГ-2	Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема.
Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы	ТОРГ-11	Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии.
	М-17	С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели — каждое сырье, элемент ассортимента.
	ТОРГ-13	Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая — для принимающей.
Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения	М-15	Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт — стоимость отгружаемого имущества.
	ТОРГ-12	Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций.
	ТОРГ-16	Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей.

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

• тара;
• ГСМ;
• сырье для производства;
• полуфабрикаты;
• вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
• запчасти;
• отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная.

Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.

Для повышения эффективности этого процесса оптимальнее его оптимизировать.

ПО для автоматизации склада от Клеверенс Склад 15 позволяет ускорить приемку товара и исключить ошибки человеческого фактора. Подробнее >>

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны.

По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

• сменился человек, который отвечал за помещение;
• фирма ликвидируется;
• недавно произошло ЧС;
• выявили лиц, которые портили имущество;
• регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

• ИНВ-22;
• ИНВ-3;
• ИНВ-18 при необходимости.

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

• Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
• Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
• Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

• Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
• Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе — М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

• названии предприятия;
• кому принадлежит;
• номер каждой карты отдельно;
• название помещения;
• подробности о ценности, которая хранится;
• информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены — остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Операции прихода

Приходные ордера склада — это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

• название компании грузополучателя;
• имя контрагента, от которого запасы поступили;
• номер — обязательно условие;
• дата составления;
• название помещений;
• код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах — один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

• объемы;
• в чем измеряется;
• по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

• за средства человека, отвечавшего за изделия;
• если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование.

Его реализует наша компания «Клеверенс». Мы имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего.

Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями. Оставьте заявку, и наши специалисты помогут подобрать нужное решение под ваши задачи. Подробнее >>

У автоматизации множество преимуществ:

• Адресное хранение — кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
• Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
• Разработка справочника имущества.
• Учет поступающего товара и сырья.
• Возможность контролировать запасы и остатки.
• Серьезное облегчение поиска любой вещи.
• Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

• Mobile SMARTS: Склад 15.
• Mobile SMARTS: Магазин 15.
• Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
• 1С.
• Модуль адресного хранения.
• Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

1. Инвентаризация.
2. Списание брака/порчи.
3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
4. Возврат поставщику.
5. Возвращение от покупателя.
6. Продажа.
7. Введение документа в систему.
8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Количество показов: 193825

Документы складского учета в 2022 году

Гончарова Алина Юрист

8 декабря 2022

38976

Распечатать

Поделиться

Размер шрифта:

Складские документы — это комплекс бумаг, фиксирующих приход, передвижение и выбытие ТМЦ, который необходим для строгой организации учета на предприятии.

Содержание

Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

• что относится к складским документам;
• в каких ситуациях используется каждый из них;
• где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Этапы учета и их документирование

Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

Таблица. Перечень складских документов.

Компонент учета	Что это	Образцы складских документов	Зачем нужны	Количество экземпляров
Поступление	Товарная накладная	ТОРГ-12	Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ	Два: один — у продавца, второй — у покупателя
	Накладная на отпуск материалов на сторону	М-15	Получить ТМЦ с другого адреса
	Приходный ордер	М-4	Зафиксировать прибытие	Один с подписями кладовщика и экспедитора
	Акт о расхождении	ТОРГ-2	Задокументировать несоответствие по количеству и качеству	Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии
	Чек из кассового аппарата	Фискальный чек	Подтвердить факт покупки	Два: один — для покупателя, второй — для ФНС
	Складская ведомость, акт, справка	Прочие	Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом
Фактический учет	Партионная карта	МХ-10	Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной	Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию
	Карточка учета материалов	М-17	Учесть материалы по сортам и видам	Один
Внутреннее перемещение	Требование-накладная	М-11	Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)	Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад
Инвентаризация	Приказ о проведении инвентаризации	ИНВ-22	Инициировать проверку с указанием причины	Один — для председателя инвентаризационной комиссии
	Инвентаризационная опись	ИНВ-3	Отразить фактическое наличие ТМЦ	Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию
	Сличительная ведомость	ИНВ-19	Зафиксировать отклонение от учетных показателей
	Ведомость учета результатов инвентаризации	ИНВ-26	Оформить результаты	Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию
Хранение	Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение	МХ-1	Оформить принятие по договору хранения	В соответствии с договором
	Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение	МХ-2	Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя	Один
Выбытие	Лимитно-заборная карта	М-8	Отразить отпуск материалов при наличии лимитов	Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел
	Накладная на отпуск материалов на сторону	М-15	Передать ТМЦ по другому адресу	Два: один — у продавца, второй — у покупателя
	Требование-накладная	М-11	Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)	Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел
	Товарная накладная	ТОРГ-12	Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ	Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Почему некоторые формы совпадают

Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.

То же самое касается требования-накладной М-11. При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.

Что значит «ценная бумага» в учете склада

Обратимся к статье 912 Гражданского кодекса. Из нее понятно, какие складские документы являются ценными бумагами. К ним относятся:

• двойное складское свидетельство;
• каждая из его частей в отдельности;
• простое складское свидетельство.

Все они являются доказательствами принятия товаров на хранение, выдаваемыми на руки владельцу этих ТМЦ. В дальнейшем обладатель может брать под них кредиты или давать товары в залог.

‘;}

Распечатать

Поделиться

Гончарова Алина Юрист

Юрист сайта “Правовед. ру”, автор научных статей по юриспруденции.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Подписаться

Что сохранить и что можно выбросить – Forbes Advisor

Обновлено: 14 июля 2020 г., 23:00

Примечание редактора: мы получаем комиссию от партнерских ссылок на Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.

Гетти

Если вы похожи на многих из нас, то количество бумаги, поступающее в ваш дом, порой трудно обработать. Будь то почта, квитанции и документы, организовать все это непросто. Хотя многие предприятия переходят на безбумажные системы, это не так, когда вы смотрите на стопки финансовых бумаг у себя дома.

Когда вы принимаете жизненные и финансовые решения, обычно есть бумажный след. То же самое верно, когда вы покупаете, продаете или страхуете что-то. И каждый год после уплаты налогов в ваши файлы добавляется еще одна стопка документов. Что вы должны сохранить, а что можно выбросить в сбор мусора на этой неделе, под которым мы подразумеваем, что нужно измельчить и утилизировать должным образом?

Основной причиной сдачи финансовых документов является возможность защитить свои ежегодные налоговые декларации, если это необходимо, но есть и другие причины для сохранения определенных типов документов. Вот краткое руководство о том, что делать с вашими финансовыми документами: как долго вам нужно хранить важные документы, как хранить сохраненные документы и как безопасно утилизировать остальные.

Как долго следует хранить финансовые документы?

Некоторые финансовые документы следует хранить в течение длительного времени. Вот разбивка документов, которые нужно сохранить, в зависимости от времени, в течение которого они должны храниться.

Семь лет и более

Что касается налогов, то лучше всего вести налоговую отчетность не менее семи лет. Срок давности IRS для аудита составляет три года. Однако бывают обстоятельства, при которых они могут вернуться на шесть или семь лет назад, например, если вы занизили доход на 25% и более. Сроки исковой давности в штатах могут различаться, поэтому уточните у налогового специалиста об ограничениях в вашем штате.

Лучше всего держать налоговые декларации как можно дольше. Если вы когда-нибудь столкнетесь с налоговой проверкой, то у вас будет вся необходимая информация. Вам также следует подумать о сохранении документов, подтверждающих информацию о ваших доходах как минимум за семь лет, таких как формы W-2 и 1099, квитанции и платежи. Если у вас есть квитанции, связанные с активами, например, квитанции за проекты реконструкции дома, храните их до тех пор, пока вы являетесь владельцем.

Один год

К этой категории относятся не связанные с налогами выписки с банковских счетов и кредитных карт, отчеты об инвестициях, платежные квитанции и квитанции о крупных покупках. Храните эти записи под рукой в ​​течение года, если они понадобятся вам для подготовки налоговой отчетности за текущий год или в качестве подтверждения дохода при совершении крупной покупки.

Федеральная торговая комиссия предлагает придержать ваши оплаченные медицинские счета в течение года, прежде чем выбросить их, если только у вас нет неразрешенного страхового спора, и в этом случае вы должны сохранить медицинские счета до разрешения спора. Медицинские счета сбивают с толку, и разумно иметь записи под рукой, чтобы оспорить платежи или ошибки.

Многие банки и эмитенты кредитных карт теперь предлагают электронные выписки, так что вам, возможно, не придется держать под рукой бумажные копии, что сократит лишний беспорядок. Если хранение других документов в течение длительного времени вызывает у вас беспокойство, вы можете отсканировать их, чтобы создать электронные копии, а затем избавиться от оригиналов бумажных документов.

Менее года

Некоторые документы не должны занимать ценное место в вашем доме очень долго. Например, не беспокойтесь о сохранении чеков, если они не относятся к:

• Товарам на гарантии
• Ваши налоговые декларации
• Страховые претензии

Вы можете отказаться от большинства ежемесячных счетов после их оплаты или после того, как платежи будут зачислены на вашу банковскую выписку. Если вам в конечном итоге потребуется вернуться, чтобы что-то проверить, посмотрите, можете ли вы получить доступ к прошлым счетам через доступ к онлайн-аккаунту. Многие компании хранят прошлые счета и счета-фактуры доступными в Интернете за последние несколько месяцев или дольше.

Банки, как правило, больше не отправляют вам погашенные чеки по почте, но если вы это делаете, большинство погашенных чеков можно уничтожить после того, как вы подтвердите правильность своей банковской выписки. Однако некоторые аннулированные чеки следует сохранить, если они связаны с налоговыми декларациями, как и любые благотворительные пожертвования.

Какие финансовые документы следует хранить вечно?

Мы рассмотрели документы, которые можно выбросить через определенное время, но есть много документов, которые вы должны хранить неопределенное время. Важные бумаги, которые нужно сохранить навсегда, включают:

• Свидетельства о рождении
• Карточки социального обеспечения
• Свидетельства о браке
• Документы об усыновлении
• Свидетельства о смерти
• Паспорта
• Завещания и завещания о жизни
• Доверенности
• Юридические документы
• Военный учет
• Пенсия и пенсионные планы
• Документы о наследстве
• Формы получателя

Для всего, что вы купили или застраховали, вы должны сохранять соответствующие документы, по крайней мере, до тех пор, пока они у вас есть, или до окончания гарантии. Однако не помешает держать их подольше, просто на всякий случай. Это включает в себя титулы, дела, страховые полисы, гарантийную документацию и многое другое.

Полисы медицинского страхования и сопутствующие документы также важно хранить в долгосрочной перспективе. Пока действует ваша медицинская страховка, вы должны хранить эти записи. Если ваше страховое покрытие закончилось или вы перешли в другую страховую компанию, смело бросайте документы, как только убедитесь, что они вам не понадобятся. То же самое верно, если вы получаете пособие по инвалидности или безработице. Сохраняйте документацию до тех пор, пока не поймете, что она вам больше не нужна.

Если у вас есть финансовые отчеты или документы, в необходимости которых вы не уверены, будьте осторожны. Сохраняйте документы до тех пор, пока не убедитесь, что они вам не нужны.

Как хранить финансовые документы

Вы можете избавиться от беспорядка, создав надежную систему хранения финансовых документов. Не менее важно обеспечить сохранность ваших документов. При хранении документов вам понадобится решение для хранения, которое:

• Легкодоступно
• Защита от кражи
• Защита от окружающей среды/погоды/повреждений
• Хорошо организовано

Независимо от того, есть ли у вас бумажные документы или электронные версии, здесь есть варианты безопасного хранения ваших финансовых документов в течение длительного времени.

Хранение бумаги

Многие люди предпочитают хранить документы в картотеке. Используйте папки с файлами, чтобы упорядочить документы по предметам, годам или другим способом по вашему выбору. Банковские ящики — еще один вариант хранения, но они более подвержены повреждению водой.

Для самых важных документов стандартного картотечного шкафа может быть недостаточно. Использование домашнего сейфа может быть лучшим вариантом. Ищите огнестойкий и водонепроницаемый сейф для максимальной защиты. Домашний сейф не обязательно должен быть сложным или дорогим, как то, что вы, вероятно, видели в кино (нет необходимости в скрытых настенных сейфах за произведениями искусства). Простой ящик с замком, который вы можете взять с собой, идеально подходит для хранения документов в случае домашнего пожара или наводнения.

Сейфы раньше были популярным способом хранения ценностей, в том числе важных документов. Сегодня не все банковские отделения предлагают сейфы, но это может быть вариантом, если вы предпочитаете хранить эти документы вне офиса. Имейте в виду, что вы зависите от финансового учреждения в отношении того, когда вы можете получить доступ к своей сейфовой ячейке.

Электронное хранилище

Если вы хотите использовать меньше бумаги, существует множество вариантов цифрового хранилища.

Многие финансовые учреждения и предприятия теперь позволяют вам выбирать электронные счета и отчеты либо по электронной почте, либо через доступ к учетной записи в Интернете. Некоторые банки теперь взимают плату за бумажные выписки, поскольку электронные документы становятся более доступными.

Другие документы можно отсканировать на компьютер с помощью сканера или сделать фотографии с помощью мобильного телефона.

Хранение всех документов на компьютере не очень эффективно и может привести к перегрузке системы. Другие варианты цифрового хранения включают внешние жесткие диски, такие как HDD и SDD, которые представляют собой компактные решения для хранения больших объемов электронных данных. Еще более компактным решением является хранение электронных документов на флэш-накопителе, хотя флешки также легче потерять или повредить.

Если вы идете по цифровому пути, может быть хорошей идеей создать несколько резервных копий на случай, если одна из них будет повреждена или выйдет из строя. Цифровые резервные копии занимают гораздо меньше места, чем несколько бумажных копий важных документов.

Другой вариант — использовать облачное хранилище для важных документов. За последние несколько лет произошел взрыв облачных решений, в том числе:

• Dropbox
• Google Диск
• Майкрософт OneDrive
• iCloud
• Облачный диск Amazon
• Коробка
• NextCloud
• iDrive
• Карбонит

Использование облачных хранилищ не только экономит место, но и может быть полезным для организации и обеспечения безопасности ваших документов, поскольку большинство служб гарантируют защиту через зашифрованные сети. Многие облачные решения обеспечивают доступ через мобильные устройства, что делает ваши документы доступными практически в любой точке мира.

Если в конечном итоге вы выберете решение для хранения цифровых данных, убедитесь, что в будущем вам не понадобится физическая копия или оригинал документа. Последнее, что вы хотите сделать, это уничтожить что-то, чтобы сэкономить место, только чтобы оно понадобится пять лет спустя.

Как избавиться от старых финансовых документов

Очистить свой дом от кучи старых, бесполезных документов — прекрасное чувство, но не выбрасывайте его еженедельной уборкой мусора. Большинство этих документов содержат личную информацию, которую вы не хотите раскрывать.

Согласно отчету Федеральной торговой комиссии (FTC), в 2019 году в Consumer Sentinel Network было подано более 3,2 миллиона жалоб потребителей, и 20% из них касались кражи личных данных. Выбрасывая документы вместе с мусором, вы раскрываете свою информацию любому, кто готов выполнить небольшую грязную работу, чтобы украсть вашу личность. Вы можете не осознавать, сколько информации содержится в ваших старых счетах, выписках, аннулированных и аннулированных чеках и других финансовых документах.

Вот что может быть на документах, которые вы хотите выбросить:

• Полные имена
• Физические адреса
• Номера телефонов
• Номера счетов
• Маршрутные номера
• Номера водительских прав
• Номера полиса
• Имена пользователей
• Пароли
• Информация о членстве
• Медицинские записи
• Подписи

Лучше всего уничтожить все документы, содержащие конфиденциальную информацию, прежде чем выбрасывать их. Либо инвестируйте в измельчитель для дома, либо воспользуйтесь профессиональными услугами по измельчению. Скорее всего, вы заплатите за эту услугу, но это небольшая плата за обеспечение безопасности вашей личной информации.

Вот несколько розничных магазинов, предлагающих услуги по измельчению:

• Office Depot
• Офис Макс
• Скобы
• Магазин UPS
• Офисные центры печати и доставки FedEx

Во многих городах также проводятся дни бесплатного уничтожения бумаги для жителей. Посетите веб-сайт вашего города для получения информации о подобных мероприятиях.

Финансовая жизнь обязательно связана со значительным объемом документации — от ежемесячных банковских выписок до страховых документов и различных материалов, необходимых для подачи налоговой декларации. Узнав, что нужно оставить, а что можно оставить бесплатно, вы сможете свести к минимуму количество материалов, которые вы накапливаете с течением времени.

Была ли эта статья полезна?

Оцените эту статью

★ ★ ★ ★ ★

Пожалуйста, оцените статью

Пожалуйста, введите действительный адрес электронной почты

Комментарии

Мы будем рады услышать от вас, пожалуйста, оставьте свой комментарий.

Неверный адрес электронной почты

Спасибо за отзыв!

Что-то пошло не так. Пожалуйста, повторите попытку позже.

Еще от

Информация, представленная на Forbes Advisor, предназначена только для образовательных целей. Ваше финансовое положение уникально, и продукты и услуги, которые мы рассматриваем, могут не подходить для ваших обстоятельств. Мы не предлагаем финансовые консультации, консультационные или брокерские услуги, а также не рекомендуем и не советуем отдельным лицам покупать или продавать определенные акции или ценные бумаги. Информация о производительности могла измениться с момента публикации. Прошлые показатели не свидетельствуют о будущих результатах.

Forbes Advisor придерживается строгих стандартов редакционной честности. Насколько нам известно, весь контент является точным на дату публикации, хотя содержащиеся здесь предложения могут быть недоступны. Высказанные мнения принадлежат только автору и не были предоставлены, одобрены или иным образом одобрены нашими партнерами.

Кевин Пейн — автор личных финансов и путешествий, который освещает кредитные карты, банковское дело и другие темы личных финансов. Помимо Forbes, его работы были отмечены Bankrate, Fox Business, Slick Deals и другими. Он занимается составлением бюджета и энтузиастом семейных путешествий, стоящим за Family Money Adventure. Кевин живет в Кливленде, штат Огайо, с женой и четырьмя детьми.

Редакция Forbes Advisor независима и объективна. Чтобы поддержать нашу отчетную работу и продолжать предоставлять этот контент бесплатно нашим читателям, мы получаем компенсацию от компаний, размещающих рекламу на сайте Forbes Advisor. Эта компенсация происходит из двух основных источников. Сначала мы предоставляем рекламодателям платные места для представления своих предложений. Компенсация, которую мы получаем за эти места размещения, влияет на то, как и где предложения рекламодателей появляются на сайте. Этот сайт не включает все компании или продукты, доступные на рынке. Во-вторых, мы также размещаем ссылки на предложения рекламодателей в некоторых наших статьях; эти «партнерские ссылки» могут приносить доход нашему сайту, когда вы нажимаете на них. Вознаграждение, которое мы получаем от рекламодателей, не влияет на рекомендации или советы, которые наша редакция дает в наших статьях, или иным образом влияет на какой-либо редакционный контент в Forbes Advisor. Несмотря на то, что мы прилагаем все усилия, чтобы предоставить точную и актуальную информацию, которая, по нашему мнению, будет для вас актуальной, Forbes Advisor не гарантирует и не может гарантировать, что любая предоставленная информация является полной, и не делает никаких заявлений или гарантий в связи с ней, а также ее точностью или применимостью. . Вот список наших партнеров, которые предлагают продукты, на которые у нас есть партнерские ссылки.

Вы уверены, что хотите оставить свой выбор?

Как организовать важные документы

Рэмси Солюшнс

Рэмси Солюшнс

Быть взрослым имеет свои преимущества. . . и проблемы. Когда ты маленький, ты мечтаешь о том дне, когда сможешь водить собственную машину, иметь собственный дом и ложиться спать столько, сколько захочешь. Но вы никогда не думаете о не очень приятных вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав. О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать важные документы, которые вы должны хранить годами?

В какой-то момент попросить 75-летнюю маму оставить копию свидетельства о рождении на ночь уже не получится. Итак, как, черт возьми, вы знаете разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в шредер?

Не волнуйтесь — мы вас прикроем. Давайте поговорим о том, какие документы защищать, какие документы выбрасывать, и и почему за обоими решениями.

Что такое важные документы?

Важные документы — это те бумаги, которые вам нужно держать под рукой «на всякий случай». Вероятно, вам редко когда-либо понадобится их использовать, если только не произойдет важное событие в жизни, например, покупка дома, рождение ребенка, смена имени или составление завещания.

Храните и защищайте все важные детали жизни с помощью Ramsey Vault.

Но именно в те важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам нужен где-то органайзер для важных документов, чтобы вы могли легко их найти. Итак, какие документы являются наиболее важными? К ним относятся:

• Документы, удостоверяющие личность
  • Карточки социального обеспечения
  • Свидетельства о рождении
  • Документы об усыновлении
  • Свидетельство о браке
  • Паспорта
     
• Налоговые документы
  • Налоговые декларации
  • W-2 и формы 1099
  • Любые налоговые формы, квитанции и записи
     
• Записи о свойствах
  • Регистрация транспортных средств и титулы
  • Заявления об ипотеке, акты и купчие
  • Страховые полисы (дома, авто, личного имущества и т. д.)
     
• Медицинские записи
  • Завещания, доверенности или завещания
  • Медицинские счета
  • Инструкции по захоронению
  • Полисы медицинского страхования
     
• Финансовые записи
  • Платежные квитанции
  • Аннулированные чеки
  • Сведения об инвалидности или безработице
  • Записи пенсионного плана/пенсионного плана
  • Инвестиционные отчеты

Все остальное, вероятно, просто беспорядок. Приступайте к измельчению! Но эй . . . Вы задаетесь вопросом, почему вам нужно хранить так много документов? Особенно в печатном виде? Мы получим это!

Мы знаем, что хранение цифровых копий всех этих важных документов на жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких лишних бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда хорошая идея иметь под рукой печатную копию, надежно спрятанную на всякий случай. Вы когда-нибудь слышали трагические истории о неисправных жестких дисках? Потеряли ноутбуки? Сломались компьютеры? Такие вещи случаются каждый день, и когда они происходят, это часто означает, что важные документы теперь утеряны навсегда. В случае сомнений распечатайте его (и сохраните в надежном месте).

Поэтому, когда вы проводите весеннюю уборку, обязательно сохраните печатные копии перечисленных выше документов в надежном месте. И нет, мы не говорим об этом «безопасном месте», настолько безопасном, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.

Мы говорим о важном органайзере для документов с надежной защитой — например, огнеупорным сейфом для документов, замком или шкафом. Потратьтесь также на несколько папок и ярлыков, чтобы вы могли четко классифицировать все свои документы. Таким образом, вы или любой член семьи сможете легко их найти.

Здорово, что органайзер для важных бумаг на месте! Разве все уже не кажется чище и безопаснее? Теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.

Как долго я должен хранить свои банковские выписки?

Банковские выписки: на что они вообще годятся? Заманчиво выбросить их прямо в ближайшую мусорную корзину, как только вы их получите. Но не так быстро! Это отличный способ просмотреть все ваши ежемесячные транзакции в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, потратьте несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Это простой способ следить за красными флажками, которые могут предупредить вас о краже личных данных.

Вроде все нормально? Вау! А теперь иди и положи это заявление в несгораемый сейф и храни его хотя бы год. То же самое касается всех ваших платежных квитанций. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вы совершаете крупную покупку, или чтобы оспорить любое подозрительное поведение, которое всплывает в ваших учетных записях позже.

Как долго я должен хранить свои медицинские записи?

Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета в течение как минимум одного года. Послушайте: люди ошибаются. Тот стажер в больничном отделе счетов? Они, вероятно, еще не изучили все тонкости своей работы, поэтому вы можете получить или не получить один и тот же счет дважды. Но ваши медицинские счета пригодятся в качестве записи о том, какие счета вы уже оплатили. Затем вы можете любезно сообщить отделу выставления счетов, что вас дважды обманули. И если вы не заплатили или оспариваете счет, вы захотите сохранить эти записи, пока пыль не уляжется и все не будет решено.

Как долго я должен хранить счета за коммунальные услуги?

Ненадолго — если вы не знаете , вам предстоит поездка в DMV и вам нужно подтвердить свою личность или место жительства. В таких случаях вам понадобятся счета за коммунальные услуги за последний месяц с вашим именем и адресом спереди и по центру. В противном случае получайте удовольствие, создавая собственные конфетти с помощью измельчителя.

Как долго я должен хранить свои налоговые декларации?

Семь лет. Ага — семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может быть, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы будете покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы ответственны в финансовом отделе. Вы действительно никогда не знаете! Так что лучше держать все, что связано с налогами. . . на всякий случай.

Как долго я должен хранить квитанции?

Немедленно разорви этих лохов! Если вы не работаете в своем домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом дома или чем-то еще, на что вы можете получить налоговую скидку, они вам действительно не нужны. Так что вперед, возьмите стопку чеков, которые вы собирали во время еженедельных походов за продуктами, и уничтожьте их. Этот минимализм может доставить массу удовольствия!

И на всякий случай, если вам интересно, сохранять ли гарантийные записи, квитанции за дорогие товары (например, этот новый телевизор) и даже доказательства ремонта дома — да, вы должен хранить их до тех пор, пока не истечет гарантия, вы не продадите этот телевизор или не переедете из дома. Затем выбросьте их, как горячие (в корзину).

Как долго я должен хранить записи об имуществе?

Как угодно. Вы действительно должны хранить такие вещи, как титулы, документы, выписки об ипотеке и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или на весь срок кредита). И как только вы скажете hasta la vista на этот платеж по ипотеке, и ваш дом будет погашен, вы будете в восторге, но вы все равно захотите сохранить эти документы по кредиту в течение как минимум 10 лет.

Если вы ездите на машине, взятой взаймы, пришло время расплатиться с этим лохом! Но когда дело доходит до ваших платежей по кредиту, деталей контракта, титулов и подтверждения страховки, вы захотите сохранить их как минимум на 10 лет. . . на всякий случай. Долг не часто возвращается, чтобы преследовать вас, но всегда хорошая идея быть готовым. Совет для профессионалов: погасите все эти старые долги и попрощайтесь навсегда с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!

Как долго я должен хранить личные записи?

Выше мы упомянули несколько важных личных записей. Примерами могут служить свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карты социального обеспечения, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности. Вам нужно сохранить все эти вещи — навсегда.

В то время как ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального обеспечения имеют наибольшее значение, когда вы живы , вашим близким потребуется легкий доступ к вашему завещанию, доверенности, завещанию жизни и полисам страхования жизни (например, на срок жизни и инвалидности ) если когда-либо вы не можете говорить за себя или после того, как вы ушли.

Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний о жизни, страхования жизни (например, срочной жизни или инвалидности) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите отправлять членов вашей семьи и близких на поиск мусора, чтобы узнать, что они должны делать с вашей личной собственностью.

Вот практическое правило: если вы считаете, что это может вам понадобиться, если это удостоверяющий личность документ, если это что-то, что связано с вашими финансами, или , если это защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание) , то держись! И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией, прежде чем выбросить его в мусорный бак. Вы никогда не знаете, кто может получить их в свои руки!

Это все, что вам нужно знать о важных документах и ​​о том, как долго они вам нужны. Но есть еще кое-что, что вам нужно знать — лучший способ сохранить ваши драгоценные документы в целости и сохранности!

Хранилище Рэмси обеспечивает душевное спокойствие, потому что оно обеспечивает безопасность вашей важной информации и доступность ».