Учет гсм по талонам

Следует отметить, что талоны являются бланками строгой отчетности и подлежат отражению на забалансовом счете 03. При этом в соответствии с п. 241 Инструкции N 70н независимо от фактической стоимости их закупки талоны отражаются по учетной цене 1 рубль за бланк. Кроме того, талоны на ГСМ бывают двух видов: одни из них назовем “денежными”, а другие – “литровыми”.

“Денежные” талоны сразу включают стоимость приобретаемого на них горючего, оплачиваемую учреждением при их приобретении (в таких талонах указывается и количество приобретаемых ГСМ в литрах, и цены этого горючего). “Денежные” талоны являются не только бланками строгой отчетности, но еще и денежными документами. Операции по их приобретению и использованию отражаются в бюджетном учете учреждения в следующем порядке:

1. Закуплены “денежные” талоны на бензин (по стоимости приобретения):

Дебет счета 1 201 05 510 “Поступление денежных документов”

Кредит счета 1 302 23 730 “Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов”

2. Одновременно приобретенные талоны учтены на забалансовом счете (по учетной цене 1 рубль):

Приход 03 “Бланки строгой отчетности” (аналитический счет “В кассе”)

3. Оплачены за счет бюджетных средств талоны на бензин:

Дебет счета 1 302 23 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов”

Кредит счета 1 304 05 550 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению иных финансовых активов”

4. Обратите внимание: денежные документы включены в состав финансовых активов, поэтому в кредите счета 1 304 05 000 указан код 550 КОСГУ. Однако, учитывая, что талоны потом будут использованы в качестве средства расчетов за ГСМ, при отражении в бюджетном учете операций по принятию соответствующих бюджетных обязательств используется код 340 КОСГУ, соответствующий приобретению материальных запасов. Такой порядок усложняет сверку расчетов учреждения с обслуживающим его органом федерального казначейства, но необходим для применения, так как полностью соответствует требованиям Инструкции N 70н:

Дебет счета 1 501 03 340 “Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по приобретению материальных запасов”

Кредит счета 1 502 01 340 “Принятые бюджетные обязательства текущего года за счет приобретения материальных запасов”

5. Закупленные “денежные” талоны на бензин выданы под отчет водителям:

Дебет счета 1 208 14 560 “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов”

Кредит счета 1 201 05 610 “Выбытие денежных документов”

6. Одновременно на забалансовом счете отражают изменения аналитической структуры бланков строгой отчетности:

Расход 03 “Бланки строгой отчетности” (аналитический счет “В кассе”)

Приход 03 “Бланки строгой отчетности” (аналитический счет “У подотчетных лиц”)

7. Согласно авансовым отчетам водителей отражается стоимость закупленного бензина:

Дебет счета 1 105 03 340 “Увеличение стоимости материальных запасов” (аналитический счет “Баки машин”)

Кредит счета 1 208 14 660 “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов”

8. На основании приложенных к авансовому отчету корешков использованных талонов на ГСМ списываются с забалансового счета бланки строгой отчетности:

Расход 03 “Бланки строгой отчетности” (аналитический счет “У подотчетных лиц”)

Дальнейшие операции по списанию приобретенных ГСМ отражаются в бюджетном учете учреждения в порядке, аналогичном описанному в разделе “Учет операций по обеспечению ГСМ”.

“Литровые” талоны дают их предъявителю право на заправку определенного количества ГСМ по текущей цене продавца. В таких талонах указывается только количество горючего в литрах без цены. Стоимость заправленного бензина определяется на основании кассового чека продавца. Если фактическая стоимость ГСМ превышает оплаченную при приобретении талона, то разница является доходом, а если она ниже оплаченной при покупке талона – убытком учреждения. Учитывая отсутствие в “литровых” талонах такого обязательного для денежных документов реквизита, как стоимость талонов, оснований для признания их денежными документами не имеется. Вместе с тем в соответствии с п. 241 Инструкции N 70н бланки строгой отчетности, которыми являются все талоны на ГСМ, отражаются в бюджетном учете по учетной цене 1 рубль, поэтому при списании “литровых” талонов на расходы учреждения данные об их фактической стоимости могут быть утеряны. Кроме того, оплаченную стоимость талонов по аналогии с бухгалтерским учетом коммерческих организаций невозможно отнести на расходы будущих периодов, так как в Плане счетов бюджетного учета такой счет не предусмотрен. Исходя из вышеизложенного, а также учитывая, что в соответствии с п. 96 Инструкции N 70н денежными документами являются все оплаченные талоны на бензин и масла, “литровые” талоны на ГСМ следует учитывать как денежные документы, регламентировав такое решение в учетной политике учреждения. Операции по приобретению и использованию “литровых” талонов в бюджетном учете учреждения отражаются в следующем порядке.

Первые шесть проводок аналогичны проводкам 1-6 по отражению операций по учету, закупке, оплате и выдаче водителям “денежных” талонов. Трудности возникают при отражении сумм отклонений стоимости приобретения талонов и фактической стоимости приобретения ГСМ (нумерацию проводок начнем с 7-го номера).

7. Согласно авансовым отчетам водителей отражается стоимость закупленного бензина с одновременным отнесением на доходы либо на убытки сумм отклонений стоимости приобретения использованных для расчетов за ГСМ талонов от фактической стоимости приобретения ГСМ:

7.1. На стоимость, указанную в приложенном к авансовому отчету кассовом чеке:

Дебет счета 1 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)”

Кредит счета 1 208 14 660 “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов”

7.2. На сумму превышения стоимости использованных для приобретения ГСМ талонов над стоимостью ГСМ, указанной в приложенном к авансовому отчету кассовом чеке. В соответствии с п. 49 Инструкции N 70н суммы убытков, связанных с приобретением материальных запасов, включаются в их стоимость:

Дебет счета 1 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)”

Кредит счета 1 208 14 660 “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов”

7.3. На сумму превышения стоимости ГСМ согласно кассовому чеку над ценой талонов. Поскольку талоны на ГСМ в данном случае оплачивались за счет бюджетных средств, эта сумма подлежит сдаче в доход бюджета:

Дебет счета 1 208 14 560 “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов”

Кредит счета 1 401 01 180 “Прочие доходы”

7.4. На сумму, сформированную с учетом убытков (доходов) стоимости ГСМ:

Дебет счета 1 105 03 340 “Увеличение стоимости материальных запасов” (аналитический счет “Баки машин”)

Кредит счета 1 106 04 440 “Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)”

Все последующие проводки составляются так же, как и проводки по отражению операций с “денежными” талонами.

Похожие статьи

www.platinalog.ru

Списание ГСМ в 1С 8.3

Часто бухгалтеры допускают ошибку, списывая в 1С 8.3 ГСМ операцией, введенной вручную. Это не совсем правильно. Расскажу, почему. Дело в том, что при ручном вводе проводок затрагиваются только бухгалтерские счета из плана счетов («Регистры бухгалтерии»). А на самом деле этого зачастую недостаточно, так как при оприходовании ГСМ могут участвовать и другие регистры учета.

Рассмотрим на примере поступление ГСМ путем оформления авансового отчета, а затем пошаговую инструкцию по списанию ГСМ в 1С Бухгалтерия 8.3.

Поступление ГСМ с помощью Авансового отчета

Создадим новый документ авансовый отчет (меню «Банк и касса» – «Авансовые отчеты»):

Не забудьте установить счет учета 10.03 (Топливо). Проведем документ и посмотрим, какие проводки по ГСМ сформировались.

Нажимаем на кнопку :

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Как видим, кроме бухгалтерской проводки сформировались еще движения по двум регистрам. При ручном вводе проводки списания мы спишем только ГСМ с 10.03 счета — Топливо, а другие регистры не затронем. В дальнейшем это может привести к ошибкам в учете и неправильному формированию отчетности.

Правильно оформлять списание ГСМ документом «Требование — накладная«.

Списание ГСМ в 1С документом «Требование – накладная»

Итак, ГСМ на счете 10.03, аналитика «Основной склад», в количестве 20 литров у нас есть. Теперь по отчету водителя и с учетом нормативов нам нужно их списать.

Создадим новый документ «Требование – накладная». Заходим в меню «Производство», далее в разделе «Выпуск продукции» выбираем «Требования – накладные». В окне со списком документов нажимаем кнопку «Создать».

В шапке документа заполняем реквизиты «Организация» и «Склад».

В табличной части на закладке «Материалы» добавляем наш «Бензин АИ-95» и указываем количество и при необходимости правильный счет учета (10.03):

Вот, собственно, документ и готов. Нажимаем «Провести» и смотрим проводки:

Как видим, кроме бухгалтерской проводки формируются еще движения по регистру «Расходы при УСН» (как и в авансовом отчете). В ручной операции этого сделать нельзя.

При закрытии месяца данные затраты распределятся на финансовый результат согласно учетной политики организации.

Смотрите наше видео про учет ГСМ в 1С на примере бензина:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

programmist1s.ru

Приобретение и использование ГСМ: порядок отражения в учете

Использование транспортных средств в деятельности предприятия предполагает приобретение для них горюче-смазочных материалов. О том, как правильно учесть поступившее тем или иным образом топливо, а также отразить в налоговом и бухгалтерском учете связанные с этим расходы, поговорим в данной статье.

Приобретение ГСМ: общий порядок

Порядок отражения в учете операций по приобретению горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) зависит от применяемой формы расчета за них и правил их отпуска на автозаправочных станциях (далее — АЗС).

Правила отпуска топлива на АЗС регулируются Инструкцией № 281. Так, в соответствии с п. 7.1 данной Инструкции отпуск нефтепродуктов потребителям осуществляется на основании заключенных договоров или за наличные.

При этом на сегодняшний день наиболее распространены следующие способы приобретения ГСМ по безналичному расчету по:

— ведомостям;

— талонам;

— топливным смарт-картам.

Подобные нормы содержатся и в п. 10 Правил № 1442, согласно которому расчеты за проданные нефтепродукты осуществляются в наличной и/или безналичной форме (с применением платежных карточек, талонов, ведомостей на отпуск нефтепродуктов и т. д.) в установленном законодательством порядке. Причем расчеты за топливо, проданное с применением согласно договорам талонов или ведомостей на отпуск нефтепродуктов, осуществляются исключительно через учреждения банков.

Отпуск ГСМ по ведомостям. Отпуск топлива по безналичному расчету по ведомостям осуществляется АЗС на основании договоров, заключенных с предприятиями — потребителями ГСМ.

Факт отпуска топлива отражается в ведомости на отпуск нефтепродуктов по форме № 16НП, форма которой приведена в приложении 16 к Инструкции № 281. Количество отпущенных ГСМ фиксируется в ведомости, которая ведется непосредственно на АЗС, и подтверждается подписями оператора АЗС и водителя (п.п. 10.3.2.1 Инструкции № 281). Кроме того, отметка о марке и количестве отпущенного топлива проставляется и в путевом листе водителя (см., в частности, Инструкцию № 74).

На основании ведомостей на отпуск нефтепродуктов по форме № 16НП АЗС периодически, но не реже одного раза в месяц, выписывают сводные ведомости-счета каждому предприятию — потребителю ГСМ. В таких счетах обязательно указываются количество и общая стоимость отпущенных ГСМ по маркам и ценам, установленным в течение месяца. Также в них в обязательном порядке приводится информация о сумме НДС, включенного в стоимость отпущенных ГСМ.

Сверка расчетов с потребителями за отпущенные нефтепродукты осуществляется ежемесячно не позднее 5 числа следующего за отчетным месяца (п.п. 10.3.2.2 Инструкции № 281).

Отпуск ГСМ по талонам. Согласно разд. 3 Инструкции № 281 талон представляет собой специальный талон, приобретенный на условиях и по отпускной цене установленного номинала, подтверждающий право его собственника на получение на АЗС фиксированного количества ГСМ определенного наименования и марки, указанных на нем.

Таким образом, талон — это документ, который подтверждает право покупателя на получение уже оплаченного топлива, хранящегося на АЗС. При этом талоны не являются средством платежа за ГСМ, поскольку их оплата уже предварительно осуществлена по безналичному расчету. На то, что талоны на отпуск топлива не являются средствами платежа, указали и налоговики в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 13, с. 11.

Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает их эмитент, т. е. предприятие — поставщик ГСМ. На талоне обязательно должны быть указаны его серийный и порядковый номера (п.п. 10.3.3.1 Инструкции № 281).

Часто талоны изготавливаются из пластика и содержат номинал, вид и марку топлива. АЗС могут выпускать талоны различного номинала на приобретение различных марок топлива (например, 5 л, 10 л, 15 л, 20 л и т. д. на бензин, А92, А95, дизельное топливо и т. п.). Талоны действуют только в пределах одной сети АЗС, поэтому если поставщики ГСМ не являются партнерами, получить топливо на заправке одной фирмы по талонам другой не удастся.

Механизм приобретения ГСМ по талонам заключается в следующем. Между продавцом нефтепродуктов и покупателем талонов на ГСМ заключается договор, в котором в обязательном порядке указываются марка и вид ГСМ, их стоимость, способ получения (в рассматриваемой ситуации это талоны), перечень АЗС, которые отпускают топливо, момент перехода права собственности, срок действия талонов. Кроме того, в договоре предусматриваются варианты действий с «просроченными» и поврежденными талонами (например, продление, обмен на денежные средства или другие талоны) и утерянными талонами (в частности, блокирование, аннулирование).

После заключения договора покупатель перечисляет денежные средства на текущий счет продавца топлива в сроки, указанные в счете-фактуре. Как правило, именно в этот момент, т. е. после перечисления оплаты, право собственности на ГСМ переходит от продавца к покупателю. Далее ГСМ передаются на хранение поставщику.

По завершении описанных процедур предприятию-покупателю предоставляются талоны на топливо.

В дальнейшем эти талоны выдаются предприятием водителям, а те уже обменивают талоны на соответствующее количество топлива на любой из АЗС, перечисленных в договоре с продавцом нефтепродуктов.

Приобретение топлива и получение талонов предприятие-потребитель отражает в своем аналитическом учете. Для этого лицо, ответственное за ведение учета талонов на ГСМ, оформляет ведомость учета талонов, где фиксируются факты поступления талонов и их выдача водителям.

Указанная ведомость составляется в произвольной форме. Вместе с тем учет талонов на ГСМ должен быть организован таким образом, чтобы позволял получать информацию о:

1) талонах, поступивших на предприятие; выданных водителям под отчет; оставшихся на предприятии;

2) марках топлива, отпускаемого по талонам. Причем на каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость;

3) водителях, получивших талоны. При этом водители, получившие талоны, должны обязательно расписаться в ведомости. Если полученные талоны не были использованы, водитель должен сдать их материально ответственному лицу (это также отражается в ведомости учета талонов).

Приведем образец ведомости учета талонов на ГСМ (см. табл. 1).

 

Таблица 1

Ведомость учета талонов на бензин марки А92 за октябрь 2012 года

buhgalter.com.ua

Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана»

Одним из важных и сложных участков бухгалтерского учета является учет запасов учреждения. Запасы включают в себя продукты питания, спецодежду, медикаменты и перевязочные средства, запасные части, топливо и горючее и так далее. И практически для каждого вида запасов есть своя особенность при ведении бухгалтерского учета. Так, например, учет такого вида запасов как медикаменты должен вестись в разрезе серий медикаментов, а топливо должно списываться строго по установленным законодательством нормам расхода. 

Другой немаловажной задачей является правильное отражение хозяйственных операций в учетной системе, используемой для автоматизации бухгалтерского учета. Одной из таких систем является прикладное решение «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана». На примере данной учетной системы рассмотрим порядок оформления операций по таким запасам, как горюче-смазочные материалы.

Под горюче-смазочными материалами, далее – ГСМ, понимаются автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, применяемый в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

Бюджетный учет ГСМ осуществляется в соответствии с Правилами бухгалтерского учета в государственных учреждениях на счете 1315 «Топливо, ГСМ». На счете организован аналитический учет по субконто «Номенклатура» и «Центр материальной ответственности».

Приобретение за оплату как талонов на бензин, так и литров определенной марки бензина в конфигурации оформляется документом «Поступление ТМЗ и услуг» с видом операции «Покупка».

В табличной части «ТМЗ» документа указывается приобретаемая номенклатура, ее количество и счет бухгалтерского учета.

При создании номенклатуры обязательно указывается вид номенклатуры «Топливо и ГСМ» – это необходимо для корректного формирования отчетов, а также отбор по виду номенклатуры используется при заполнении документа по списанию ГСМ по нормам – «Путевой лист».

В шапке документа «Поступление ТМЗ и услуг» указывается контрагент, у которого были приобретены ГСМ и место хранения, на которое они будут оприходованы.

При проведении документа формируется проводка по поступлению ГСМ на склад учреждения.

Факт оплаты поставщику за приобретенные ГСМ оформляется денежным документом, например, документом «Счет к оплате», который можно ввести на основании документа «Поступление ТМЗ и услуг».

При проведении документа «Счет к оплате» формируется проводка по списанию денежных средств со счета учреждения. 

Кроме приобретения за оплату, ГСМ в учреждение могут поступить и безвозмездно, например, по централизованному снабжению. Для оформления операции безвозмездного получения запасов предусмотрен специализированный документ «Безвозмездное получение».

В этом документе, аналогично ранее рассмотренному документу «Поступление ТМЗ и услуг», присутствует табличная часть «ТМЗ», в которой также указывается поступающая номенклатура, количество и счет бухгалтерского учета. В шапке документа указывается контрагент, от которого поступили ГСМ и место хранения, на которое они будут оприходованы.

При проведении документа формируется проводка по безвозмездному поступлению запасов, следовательно, платежный документ в этом случае вводить не нужно.

Поступившие на склад ГСМ впоследствии по мере необходимости выдаются в подотчет водителей. Для оформления операций по выдаче ГСМ в подотчет водителей используется документ «Перемещение ТМЗ».

В этом документе в шапке указывается место хранения – отправитель, то есть, тот центр материальной ответственности с которого будут перемещены ГСМ, и место хранения – получатель, то есть, тот центр материальной ответственности, на который будут перемещены ГСМ. И так как под центром материальной ответственности в конфигурации «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана» может подразумеваться склад, подразделение и\или материально-ответственное лицо, то для каждого подотчетного лица необходимо создать отдельный элемент справочника «Центры материальной ответсвенности».

Кроме операции выдачи ГСМ в подотчет, документом «Перемещение ТМЗ» можно оформить операции по перемещению ГСМ с одного склада на другой, с одного подразделения на другое и так далее в рамках заведенных в учреждении центров материальной ответственности.

Списание израсходованных ГСМ с подотчетного лица в конфигурации «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана» можно оформить двумя способами – без расчета норм расхода и в соответствии с заданными для транспортного средства нормами расхода. Рассмотрим сначала способ, при котором нет необходимости в расчете нормы расхода топлива. В этом случае списывается указанное пользователем количество ГСМ. Для такого списания предназначен документ «Списание ТМЗ».

В шапке документа в реквизите место хранения указывается центр материальной ответственности, соответствующий подотчетному лицу. В табличной части «ТМЗ на складе» указывается списываемая наоменклатура, ее количество, счет отнесения затрат при списании и его аналитика. Здесь следует обратить внимание на то, что количество к списанию указывается пользователем вручную. При проведении документ формирует проводку по списанию ГСМ со счета учета на счет затрат. 

Второй вариант списания ГСМ – это списание по заданным нормам расхода. Для каждой модели, марки и модификации устанавливаются свои нормы расхода, в пределах которых и списываются ГСМ.

Списание ГСМ по нормам оформляется при помощи специализированного документа «Путевой лист». Документ «Путевой лист» используется для регистрации в учетной системе и печати путевых листов, расчета нормы расхода и списания ГСМ.

Для каждого транспортного средства задается своя формула расчета расхода. Все виды транспортных средств хранятся в справочнике «Транспортные средства».

В справочнике обязателен для заполнения только реквизит «Наименование». Реквизит «Гос. номер» используется для вывода государственного номера транспортного средства в печатных формах, в списках документов, а также для быстрого выбора транспортного средства с использованием механизма ввода по строке. Например, если у транспортного средства гос. номер «F 688 KM», то для выбора транспортного средства в путевом листе, достаточно в поле ввода набрать «688» и транспортное средство будет выбрано.

Флажок «Прицеп» указывает на то, что транспортное средство является прицепом. Добавлять в справочник «Транспортные средства» прицепы необходимо в том случае, если при оформлении путевого листа, заполняется табличная часть «Прицепы и механизмы». При установке флажка, все прочие реквизиты скрываются, поскольку для прицепов не предусмотрено оформление путевых листов.

В реквизите «Основной водитель» указывается водитель, обычно управляющий данным транспортным средством. Указанное значение, используется для заполнения графы «Основной водитель» в отчете «Ведомость движения ГСМ», а также для автоматического заполнения водителя при выборе транспортного средства в документе «Путевой лист».

В реквизите «Место хранения ГСМ» указывается место хранения, на котором отражаются в бухгалтерском учете остатки ГСМ, заправленные в баки транспортного средства или числящиеся на подотчетном лице. Указанное значение будет автоматически заполняться в табличной части «Расход ГСМ» документа «Путевой лист».

На закладке «Сведения для расчета расхода ГСМ» в реквизите «Формула расчета» указывается основная формула, по которой будет выполняться расчет нормы расхода ГСМ в документе «Путевой лист». Список формул расчета расхода ГСМ хранится в специальном справочнике «Формулы расчета», заполнить который можно с помощью механизма подбора из классификатора по нажатию кнопки «Подбор».

Данный классификатор утвержден совместным приказом Министрерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20.07.2001 № 226-I и Министерства энергетики и минеральных ресурсов Республики Казахстан от 16.07.2001 № 176 «Об утверждении правил по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники». 

Кроме этого можно добавлять и корректировать произвольные формулы расчета.

Формулы расчета, в свою очередь, состоят из показателей расчета. В табличной части «Значения показателей расчета» указываются значения, которые будут использованы при расчете нормы расхода ГСМ.

Перечень показателей расчета также хранится в отдельном справочнике «Показатели расчета». 

Следует обратить внимание на то, что значение такого показателя расчета как «Пробег», присутствующего в большинстве формул расчета, в табличной части «Значения показателей расчета» указывать не нужно. Его значение мы будем указывать непосредственно в документе «Путевой лист». А вот такой показатель как «Базовая норма расхода топлива» необходимо указать именно в табличной части справочника «Транспортные средства». При этом, базовые норы расхода топлива можно задать для летнего и зимнего периода.

Если в регистре сведений «Периоды действия сезонов» заданы периоды, то становятся доступными для заполнения сезонные значения.

Указанные значения месяца и дня в периоде действия сезона применяются не только для текущего года, указанного в реквизите «Год», но и на все последующие годы, до тех пор, пока не будет установлено новое значение на более позднюю дату. При первом запуске конфигурации, периоды действия сезонов заполняются автоматически. 

Для автоматического расчета норм расхода в документе «Путевой лист» на закладке «Основные» достаточно указать транспортное средство, водителя и пробег. При этом, для транспортного средства обязательно должны быть указаны значения прочих показателей расчета, используемых в формуле расчета. Для наиболее полного заполнения печатной формы путевого листа также можно заполнить такие реквизиты как дата и время выезда и возвращения водителя, указать перечень прицепов и механизмов в соответствующей табличной части и список сопровождающих лиц.

Непосредственно расход норм расхода ГСМ осуществляется в документе на закладке «Движение ГСМ». Внешний вид данной табличной части зависит от того какая настройка параметров учета указана в соответствующем списке констант.

Если в настройках параметров учета установлен признак «Вести учет ГСМ по транспортным средствам», то в документе становится видимой табличная часть «Выдача ГСМ» и реквизит «Остаток топлива при выезде». 

Следует отметить, что реквизит «Остаток топлива при выезде» предназначен для вывода на печать и его изменение не влияет на фактический остаток по бухгалтерскому учету. 

Заполнение табличной части «Выдача ГСМ» необходимо с целью ведения учета ГСМ по транспортным средствам. Указанное количество, увеличивает в учетной системе остаток в баке транспортного средства. Остатки по транспортным средствам можно увидеть в специализированном отчете «Ведомость движения ГСМ».

В бухгалтерской отчетности, остатки по транспортным средствам можно увидеть только в том случае, если месту хранения соответствует транспортное средство.

Расчет количества ГСМ к списанию производится в табличной части «Расход ГСМ» документа «Путевой лист». В колонке «ГСМ» доступны для выбора только те элементы справочника «Номенклатура», у которых вид номенклатуры имеет тип «Топливо и ГСМ» как говорилось ранее.

В колонке «Количество к списанию» указывается количество, которое будет списано с подотчета водителя и транспортного средства. 

Заполнение табличной части «Расход ГСМ» можно выполнить с помощью нажатия на кнопку «Расчет», при этом, открывается форма расчета нормы расхода ГСМ.

Когда форма расчета открывается в первый раз, она автоматически заполняется значениями, заданными по умолчанию в настройках расчета, на закладке «Сведения для расчета расхода ГСМ» формы элемента транспортного средства. Кроме того, заполняется значение пробега, заданного в путевом листе на закладке «Основные». В реквизите «Результат» выводится значение расхода ГСМ, рассчитанного по формуле. При изменении значений показателей расчета, значение результата автоматически пересчитывается. Если ведется учет ГСМ по транспортным средствам, рассчитанное количество автоматически распределяется по маркам ГСМ в табличной части «Расход ГСМ по маркам».

Правила распределения расхода ГСМ по маркам задаются все в той же форме настроек параметров учета параметром «Способ распределения расхода ГСМ по маркам». 

Доступны следующие способы распределения:

·         По количеству в баках соответствующей марки ГСМ (По возрастанию) – сначала будут списываться те марки ГСМ, которых в баке меньше. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 60 литров будут распределены на летнее дизельное топливо, поскольку его меньше в баках и оставшиеся к списанию 40 литров будут распределены на зимнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться 0 литров летнего дизельного топлива и 30 литров зимнего;

·         По количеству в баках соответствующей марки ГСМ (По убыванию) – сначала будут списываться те марки ГСМ, которых в баке больше. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 70 литров будут распределены на зимнее дизельное топливо, поскольку его больше в баках и оставшиеся к списанию 30 литров будут распределены на летнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться 0 литров зимнего дизельного топлива и 30 литров летнего;

·         Пропорционально остаткам в баках – расход по маркам распределяется пропорционально их остаткам в баке транспортного средства. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 70/(70 + 60) * 100 = 53,8 литров будут распределены на зимнее дизельное топливо, и 60/(70 + 60) * 100 = 46,2 литров будут распределены на летнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться (70 – 53,8) = 16.2 литров зимнего дизельного топлива и (60 – 46,2) = 13.8 литров летнего;

Результат расчета и распределенный расход по маркам могут быть округлены автоматически. Правила округления задаются в настройках параметров учета параметрами «Порядок округления» и «Метод округления».

Если правильно заданы все необходимые показатели для расчета норм расхода ГСМ, то колонки «Расход по норме» и «Количество к списанию» будут рассчитаны и заполнены автоматически. По нажатию кнопки «ОК» форма будет закрыта и данные будут перенесены в табличную часть «Расход ГСМ» путевого листа. Таким образом, будет автоматически рассчитано количество ГСМ к списанию. Количество по норме и количество к списанию может быть откорректировано пользователем вручную.

При необходимости можно заполнить табличную часть «Задание водителю» для вывода на печать. Колонка «Адрес пункта назначения» может быть заполнена как вручную, обычным текстом, так и с помощью кнопки выбора адреса из контактной информации контрагента.

На закладке «Счета учета затрат» указывается счет и аналитика дебета проводки по списанию ГСМ.

При проведении документ формирует проводку № 123.1 приложения 3 к плану счетов бухгалтерского учета по списанию ГСМ на счет затрат.

У документа доступны следующие печатные формы:

·      Путевой лист легкового автомобиля (Форма № АТ-3).

·      Путевой лист грузового автомобиля (Форма № 462).

Кроме этого, при помощи отчета «Ведомость на списание ГСМ» можно получить сведения о списанных с подотчетного лица ГСМ, учитываемых на счете 1315 «Топливо, ГСМ».

Предусматривается следующий порядок работы с документом «Путевой лист»:

1. Выписка путевого листа

Перед тем как отправить водителя на задание, диспетчер создает новый документ:

·         на закладке «Основные» заполняются: транспортное средство, водители, а также, при необходимости, дата и время выезда, показание спидометра при выезде, прицепы и сопровождающие лица;

·         если в настройках параметров учета установлен учет ГСМ по транспортным средствам, на закладке «Движение ГСМ» заполняются: остаток топлива при выезде, табличная часть «Выдача ГСМ»;

·         на закладке «Задание водителю», при необходимости вывода на печать, заполняется табличная часть «Задание водителю».

После заполнения документа, диспетчер выводит на печать печатную форму путевого листа и закрывает документ нажатием на кнопку «ОК».

2. Закрытие путевого листа

После выполнения задания, водители сдают диспетчеру путевые листы. Диспетчер передает путевые листы в бухгалтерию. Бухгалтер обрабатывает поступившие путевые листы следующим образом: находит в списке путевых листов по номеру созданный ранее документ, открывает его и заполняет сведения:

·         На закладе «Основные» заполняются: дата и время возвращения, показание спидометра при возвращении или пробег;

·         На закладке «Движение ГСМ»: заполняется табличная часть “Расход ГСМ;

·         На закладке «Счета учета затрат» указываются счета и аналитика отражения затрат в бухгалтерском учете.

При проведении документа выполняется списание ГСМ с подотчета водителя.

Возможен также такой порядок работы, когда диспетчерская не автоматизирована: оформление путевых листов ведется диспетчером вручную. После выполнения задания, водители сдают диспетчеру печатные бланки путевых листов. Диспетчер заполняет необходимые данные и сдает путевые листы в бухгалтерию. Бухгалтер по печатным формам создает в учетной системе путевые листы и вводит в них все необходимые данные, выполняет расчет нормы расхода и проводит документ.

 

pro1c.kz

Проводки – списание ГСМ и приобретение

Тема: Учет ГСМ, Бухгалтерский учет.

Дополнительно:  Справочник “Бухгалтерские проводки” , Справочник “Автомобиль на предприятии”

Таблица 1. Бухгалтерские Проводки – приобретение и списание ГСМ.

Содержание хозяйственной операции	Проводки в бухгалтерском учете
	дебет	кредит
Выданы денежные средства водителю под отчет	37 2	30 1
Представлен авансовый отчет от водителя, оприходован бензин	20 3	37 2
Налоговый кредит по НДС	64 1	37 2
Возвращен остаток денежных средств в кассу предприятия от подотчетного лица	30 1	37 2
Перечислен аванс за бензин	37 1	31 1
Налоговый кредит по НДС	64 1	64 4
Оприходовано топливо	20 3	63 1
Cумма НДС, относящаяся к стoимости приобретенного топлива	64 4	63 1
Произведен взаимозачет задолженностей	63 1	37 1
Списание топлива исходя из путевых листов	92	20 3
Списание топлива не в связи с хозяйственной деятельностью	94 9	20 3
Начислены налоговые обязательства нa сумму НДС, относящуюся к стоимоcти топлива, израсходованного не в хозяйственной деятельности (или в необлагаемых операциях).	94 9	64 3
Выписана налоговая накладная на стоимость топлива израсходованного не в хозяйственной деятельности (или в необлагаемых операциях)	64 3	64 1
Примечание 1.  Последние две проводки указаны в Інструкции №141 по бухучету НДС. Большинство конфигураций 1С используют в этих проводках субсчет 6435. Примечание 2. У плательщика акцизного налога добавляются проводки по учету сумм акциза при приобретении и продаже.

Смотрите также сборники:
Бухгалтерский учет, Бухгалтерские проводки, Бухгалтерский баланс.

Еще страницы по темам Проводки, списание ГСМ, приобретение ГСМ, топливо, горюче-смазочные материалы:

01) Компенсация за использование автомобиля,

02) Учет шин,

03) Учет аккумуляторов,

www.buhoblik.org.ua