В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

• наименование предприятия,
• дату составления документа,
• данные о водителе,
• данные о марке и государственном номере автомобиля,
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
   • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
   • их количество (в литрах),
   • утвержденная на предприятии норма их расходования,
   • фактический расход,
   • стоимость.

   В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

6. Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
7. В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Акт списания ГСМ – бланк и образец заполнения, форма, нормы расхода материалов

Любое предприятие, владеющее транспортными средствами, ведет учет поступления и расходования горючих материалов, и если данное хозяйствование проводится с соблюдением установленных государством норм, использование топлива не облагается НДС. Но когда происходит перерасход в результате ненадлежащей деятельности приходится объясняться с налоговыми органами.

Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ

Акт списания ГСМ – это первичный документ бухгалтерского баланса, содержащий информацию из основных документов прихода и расхода горюче-смазочных материалов.

Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:

• Наведение порядка в бухгалтерской документации. Тут вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
• Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
• Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
• Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.

Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.

Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.

Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.

Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии — смотрите в этом видео:

Кем, когда составляется и подписывается документ

Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:

Важно: документ является юридически значимым, если он содержит подписи всех лиц, участвующих в составлении.

Что такое ГСМ и какой порядок его списания

К горюче-смазочным материалам имеют отношение:

• Дизельное топливо;
• Бензин;
• Природный газ;
• Прочие виды топлива;
• Моторное масло;
• Различного рода смазочные материалы.

ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:

• На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
• В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.

Важно: чтобы списать определенную статью расходования горючего необходимо экономическое обоснование такого списания для налоговой.

Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

Порядок проведения списания горючего

Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:

• Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
• Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
• Формируется акт списания – в соответствующем формате. Здесь вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
• Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.

При этом:

• Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
• Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;

Важно: приказ и акт составляются с соблюдением норм законодательства, иначе это будет поводом для вопросов со стороны ФНС.

• Базовые нормы расхода и перечень транспорта

Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:

• Грузовые, легковые авто, автобусы;
• Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
• Погрузчики ДВС;
• Трактора, грейдеры;
• Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
• Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
• Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.

При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:

• Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
• Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
• Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
• Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.

Форма и реквизиты акта списания ГСМ

Документ составляется согласно требованиям и должен содержать следующие реквизиты:

• Дату составления;
• ФИО, лиц, входящих в комиссию;
• ФИО руководителя предприятия;
• Название механизма с указанием государственных номеров, на который составляется акт;
• Инвентарный номер;
• Вид работы;
• Базовый норматив расхода в соответствующих единицах;
• Расходование за месяц по факту;
• Уточняющие коэффициенты условий работы механизма;
• Средневзвешенная цена ресурса;
• Цена использованных материалов;
• Заключение комиссии;
• Подписи лиц, составивших документ с расшифровкой.

Весь акт доступно оформить в виде таблицы.

Пошаговая инструкция составления документа

Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:

• Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
• Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
• Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
• Датой документа считается дата его составления;
• Подписывается документ всеми членами комиссии;
• Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
• Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.

Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.

Как избежать ошибок

• Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
• Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
• Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.

Заключение

Акт на списание ГСМ является не только важным документом для обоснования перерасхода материала для налоговой, но и основным документом для формирования бухгалтерского баланса, так что в его формировании обязательно должен участвовать бухгалтер, как ответственное лицо за расходование финансов и учет материальных средств.

Инструкция по поступлению бензина на склад и списания ГСМ с помощью документа требование-накладная — в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru

Акт на списание ГСМ – образец, дизельного топлива, при отсутствии спидометров

Каждое предприятие ведет учет, занося сведения о поступлении и расходовании горюче-смазочных материалов в специальную ведомость, если эксплуатирует автотранспортное средство. Оно применяет в своей деятельности рекомендованные Минтрансом нормативы либо разрабатывает собственные.

Но в отдельных предприятиях зачастую не осведомленность в их применении приводит к перерасходу ГСМ, приводя к непредвиденным осложнениям во взаимоотношениях с налоговой службой.

Что это такое

Содержание автотранспортных средств, снабжение их горюче-смазочным материалом приводит к определенным затратам, связанным с эксплуатацией автотранспорта. Они включаются в перечень расходов в налоговом учете.

При совпадении размера затрат на покупку ГСМ с установленными законодателем нормативами на них не осуществляется начисление НДФЛ. В противном случае предприятиям приходится уплачивать налог на прибыль в большем размере.

Предприятию следует составить перечень имеющихся на балансе транспортных средств, чтобы правильно обосновать свой расход на ГСМ.

Его состав должен отражать количество транспорта, их технические характеристики, нормативы расхода топлива с учетом сезона выполнения производственных задач.

К транспортным средствам относятся:

• грузовые, легковые автомобили;
• автобусы;
• краны на автомобильных и тракторных шасси;
• погрузчики с ДВС;
• трактора и грейдеры;
• автономные газовые, дизельные и бензиновые генераторы;
• обогревательные приборы, работающие на бензине, дизеле, природном газе и других видах органического топлива;
• бензопилы, газонокосилки и иные виды механизмов.

Затраты на ГСМ в бухгалтерском учете необходимо списывать фактически израсходованный объем топлива.

Предприятие должно проводить оценку поступающего и используемого объема в ведомости, которое является основанием для оформления акта на списание, которое входит в число первичных учетных документов.

Как правило, на многих предприятиях списание производится один раз в месяц по установленному на них графику. Руководство предприятия издает приказ об осуществлении процедуры.

Если какое-либо транспортное средство было направлено в командировку, то оформление документации производится с учетом производственных заданий, подлежащих выполнению.

При этом акт на списание ГСМ по командировке составляется, исходя из продолжительности командировки, маршрута движения транспортного средства, интенсивности его эксплуатации и объема выполненной работы.

Какие необходимы документы

Как правило, на всех предприятиях ведется первичная документация по расходованию ГСМ.

Материальный бухгалтер ведет первичные документы на списание ГСМ, в число которых входит:

• ведомость учета;
• путевой лист;
• накладная, чек на покупку.

В ведомости учета предприятия поступающий ГСМ подлежит оприходованию по фактической его стоимости с учетом размера НДС.

Она устанавливается на основании предоставленных поставщиком документов, например, накладной. В нее включаются не только расходы на покупку ГСМ, но и стоимость посреднических услуг.

Учет израсходованного топлива и смазочных материалов производится на специальном бланке, который имеет унифицированную форму ведомости «Списание ГСМ».

На каждое автотранспортное средство и отдельный вид материала на протяжении одного месяца составляется индивидуальная ведомость. В ней содержится вся информацию о приходе и расходе, остатке ГСМ. Ведомость составляется на основании путевого листа, накладных и чеков по закупке ГСМ.

Информация, содержащаяся в ведомости:

• полное наименование предприятия;
• наименование структурного подразделения;
• персональные данные водителя;
• марка, государственный номер автомобиля;
• данные о подотчетном периоде списания ГСМ.

Во втором документе – путевом листе указывается маршрут автотранспортного средства, объем израсходованного топлива. Он выдается каждому водителю перед началом рабочего дня диспетчером и подлежит сдаче после его окончания материальному бухгалтеру.

К нему прилагается авансовый отчет по денежным средствам, полученным для покупки ГСМ. Что касается смазочных материалов, то их учет ведется аналогично учета топлива.

Как составить акт на списание ГСМ, образец

На основании ведомости учета и путевых листов он в составе созданной специально для осуществления процедуры комиссии составляет акт на списание ГСМ.

Так как специальной утвержденной законодателем формы акта не существует, то каждое предприятие разрабатывает ее на свое усмотрение.

В акте отражаются сведения относительно:

• членов комиссии, их персональные данные, занимаемые должности;
• личные данные водителей;
• марка, модель, модификация автотранспортного средства, их технические и эксплуатационные характеристики;
• период времени списания;
• объем израсходованного горюче-смазочного материала.

Акт подписывается бухгалтером, членами комиссии, водителем. На нем проставляется дата его составления, которая считается датой списания ГСМ. Он скрепляется печатью предприятия, затем подшивается в дело и передается для хранения в архив бухгалтерии.

Образец акта..

Дизельного топлива

Дизельное топливо списывается соответственно утвержденным на предприятии нормам расхода. При этом они принимаются с учетом норм, изложенных в акте «О введении в действие методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Он был опубликован Минтрансом России 14 марта 2008 года за номером АМ-23-р 14 марта 2008 года.

Нормы на списание дизельного топлива утверждены для всех моделей техники в руководящем документе Р3112194-0366-03, которое указанное ведомство испустило 29 апреля 2003 года.

В нем указывается базовая норма, установленная для механизированных транспортных средств на 100 км пробега в литрах, за исключением тракторов. При этом считается, что они находятся в рабочем состоянии, позволяющем производить все виды работ.

Предприятие для учета топлива должно вести:

• документацию по приему и отпуску;
• дело по требованию-накладной;
• ведомость учета потребления топлива и смазочных материалов;
• отчет об осуществлении движения.

Списывается дизельное топливо на основании накопительной ведомости, составленной по данным путевого листа по фактически израсходованному объему топлива за отчетный период.

Ведомость принимается к учету вслед за осуществлением сверки с данными путевого листа, о чем в ней делается соответствующая пометка.

Для учета дизельного топлива бухгалтерией заводится счет второго порядка «Топливо в баках транспортного средства».

Он ведется по всему предприятию или по его подразделениям. Счет представлен в виде отдельной карточки, заполненной на каждый вид дизельного топлива.

В нее заносятся данные о поступлении дизельного топлива, его стоимости, расхода и остатка на конец отчетного периода.

Данные счета должны совпадает с объемом, оставшегося в баках топлива, которые подтверждаются актом снятия остатков объема дизельного топлива.

Путевые листы подлежат обработке, вследствие чего их данные подлежат сверке с ведомостью учета выдачи и возврата дизельного топлива. Карточка учета расхода топлива заполняется на основании ведомости, путевого листа, отчета движения топлива.

При отсутствии спидометров

Каждое предприятие на основе распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте должно иметь утвержденными в установленном порядке нормы расхода ГСМ.

Данное правило распространено на транспортное средство, которое находится в исправном состоянии с полным комплектом оборудованных в него приборов, включая спидометр.

При его отсутствии из создавшегося положения можно выйти, утвердив норму расхода ГСМ на рабочий день или поставив километраж приблизительно пройденному расстоянию с дальнейшим осуществлением вычисления по нормативам.

Но перед его выходом из гаража необходимо замерить объем топлива, находящегося в баке. Также следует поступить при въезде транспортного средства обратно. Сведения об объеме топлива надлежит внести в ведомость учета.

Списание ГСМ можно осуществить по путевому листу, где указывается общий пробег транспорта за рабочее время. В такой ситуации рассчитывается объем выполненной работы за смену.

Например, при часовой выработке принимается пробег, при выработке объема выполненных работ — тоннокилометры или количество перевезенного груза.

В любом случае при отсутствии спидометра на транспортном средстве первичные документы должны быть оформлены грамотно. Они иметь обязательные реквизиты, которые утверждены положениями статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском  учете».

В документах необходимо отразить фактический пробег и соответствующий ему расход топлива, причем данные должны быть объективными.

На генератор

В конструкции любого генератора предусмотрен счетчик, который показывает число мото-/машино-часов за рабочую смену.

Как правило, общее время работы двигателя вычисляется как разность показаний счетчика в начале смены и ее конце. Хотя возможно установление норм расхода, исходя их технологического процесса производства.

Руководство предприятия должно утвердить нормы списания топлива, которое расходуется генератором. Они могут быть разработаны самим предприятием, исходя их производственных условий и вида его деятельности.

При этом руководство должно обосновать принятые нормы:

• техническими характеристиками генератора;
• документацией завода-изготовителя, его рекомендациями;
• результатами проведенных комиссией испытаний.

Что касается документального оформления списания ГСМ, то можно воспользоваться с учетом выработки мото-/машино-часов:

• товарной накладной на покупку топлива, кассовым чеком;
• путевым листом;
• прочими документами, подтверждающими фактическое потребление топлива генератором.

Списание ГСМ на генератор оформляется составлением акта, в котором отражается приход и расход топлива, смазочных материалов, их остаток на начало отчетного периода и его окончание.

И в заключение необходимо отметить, что на горюче-смазочные материалы любое предприятие затрачивает значительную часть средств.

При этом как показывает практика, применяются для списания ГСМ  в основном путевой лист, оформленный на транспортное средство.

Он служит в качестве основного документа, который подтверждает объем использованного топлива и вспомогательных смазочных материалов.

Видео: Практические советы по учету и списанию ГСМ

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

vkadry.com

Подтверждающие документы к акту списания гсм

Он скрепляется печатью предприятия, затем подшивается в дело и передается для хранения в архив бухгалтерии. Образец акта.. Дизельного топлива Дизельное топливо списывается соответственно утвержденным на предприятии нормам расхода. При этом они принимаются с учетом норм, изложенных в акте «О введении в действие методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Он был опубликован Минтрансом России 14 марта 2008 года за номером АМ-23-р 14 марта 2008 года. Нормы на списание дизельного топлива утверждены для всех моделей техники в руководящем документе Р3112194-0366-03, которое указанное ведомство испустило 29 апреля 2003 года. В нем указывается базовая норма, установленная для механизированных транспортных средств на 100 км пробега в литрах, за исключением тракторов.

Акт на списание гсм

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152). Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).
Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152.

Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2017-2018 годах

Утверждение комиссией Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо.

При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов. В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

Первичная учетная документация для подтверждения расхода гсм

Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы. Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.
О путевом листе Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Порядок списания гсм на предприятии и составление акта

Они могут быть разработаны самим предприятием, исходя их производственных условий и вида его деятельности. При этом руководство должно обосновать принятые нормы:

• техническими характеристиками генератора;
• документацией завода-изготовителя, его рекомендациями;
• результатами проведенных комиссией испытаний.

Что касается документального оформления списания ГСМ, то можно воспользоваться с учетом выработки мото-/машино-часов:

• товарной накладной на покупку топлива, кассовым чеком;
• путевым листом;
• прочими документами, подтверждающими фактическое потребление топлива генератором.

Списание ГСМ на генератор оформляется составлением акта, в котором отражается приход и расход топлива, смазочных материалов, их остаток на начало отчетного периода и его окончание.

Документы, которые обоснуют списание гсм

• наименование предприятия,
• дату составления документа,
• данные о водителе,
• данные о марке и государственном номере автомобиля,
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы. К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов. Правила оформления акта Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Гсм: организация учета и списание

Ведомость составляется на основании путевого листа, накладных и чеков по закупке ГСМ. Информация, содержащаяся в ведомости:

• полное наименование предприятия;
• наименование структурного подразделения;
• персональные данные водителя;
• марка, государственный номер автомобиля;
• данные о подотчетном периоде списания ГСМ.

Во втором документе – путевом листе указывается маршрут автотранспортного средства, объем израсходованного топлива. Он выдается каждому водителю перед началом рабочего дня диспетчером и подлежит сдаче после его окончания материальному бухгалтеру.
К нему прилагается авансовый отчет по денежным средствам, полученным для покупки ГСМ. Что касается смазочных материалов, то их учет ведется аналогично учета топлива.

Расходы на гсм: документальное оформление, учет

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил.

Акт на списание горюче-смазочных материалов

Предприятию следует составить перечень имеющихся на балансе транспортных средств, чтобы правильно обосновать свой расход на ГСМ. Его состав должен отражать количество транспорта, их технические характеристики, нормативы расхода топлива с учетом сезона выполнения производственных задач. К транспортным средствам относятся:

• грузовые, легковые автомобили;
• автобусы;
• краны на автомобильных и тракторных шасси;
• погрузчики с ДВС;
• трактора и грейдеры;
• автономные газовые, дизельные и бензиновые генераторы;
• обогревательные приборы, работающие на бензине, дизеле, природном газе и других видах органического топлива;
• бензопилы, газонокосилки и иные виды механизмов.

Затраты на ГСМ в бухгалтерском учете необходимо списывать фактически израсходованный объем топлива.

Во втором случае норма расхода топлива, как правило, выше, чем в первом, примерно на 10—15 процентов. На основании актов, составленных по контрольному заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка компании (например, приказом). Специальный акт для списания бензина Списание ГСМ — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ.

Подтверждающие документы к акту списания гсм

Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д. Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др. В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т.

д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).
Предприятие должно проводить оценку поступающего и используемого объема в ведомости, которое является основанием для оформления акта на списание, которое входит в число первичных учетных документов. Как правило, на многих предприятиях списание производится один раз в месяц по установленному на них графику. Руководство предприятия издает приказ об осуществлении процедуры.

Если какое-либо транспортное средство было направлено в командировку, то оформление документации производится с учетом производственных заданий, подлежащих выполнению. При этом акт на списание ГСМ по командировке составляется, исходя из продолжительности командировки, маршрута движения транспортного средства, интенсивности его эксплуатации и объема выполненной работы. Какие необходимы документы Как правило, на всех предприятиях ведется первичная документация по расходованию ГСМ.

territoria-prava.ru

Оформление путевых листов и порядок списания ГСМ

Водитель учреждения, выполняя служебные поездки и расходуя при этом бензин подтверждает этот расход путевым листом. На основании путевого листа, оформленного водителем, бухгалтерия учреждения ведет учет ГСМ, выданного в подотчет водителю и списывает горюче-смазочные материалы согласно установленного порядка. При этом очень важна правильность и корректность заполнения путевого листа. Именно этот первичный документ является основой для правильного списания ГСМ не только для целей бухгалтерского, но и для целей налогового учета. Давайте рассмотрим как правильно оформить путевой лист, не выходя за рамки нормативных актов и действующего законодательства , а так-же попробуем выявить ошибки и недочеты,  наиболее часто встречающиеся при оформлении путевых листов. 

В бухгалтерском учете путевой лист подтверждает правомерность списания бухгалтером ГСМ на нужды учреждения, в налоговом учете путевой лист является подтверждением факта включения расходов при списании горюче-смазочных материалов в состав расходов, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Согласно пункта 1 статьи 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственны операции, принимаемые для целей бухгалтерского учета должны быть оформлены первичными учетными документами. Чтоб документ мог быть принят к учету он должен быть составлен по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, о чем нам говорит пункт 2 статьи 9 Закона 129-ФЗ. Основная, используемая учреждениями форма путевого листа утверждена постановлением ГосКомСтата РФ от 28.11.1997 № 78 (Далее по тексту Постановление 78). Но, немногие знают что данная форма ориентирована в первую очередь на транспортные организации..В связи с вышеизложенным возникает вопрос –  могут ли бухгалтера в бюджетных учреждениях использовать данную форму, или же им нужно использовать какую то определенную форму путевого листа для государственных (бюджетных, казенных и автономных) учреждений? Или может нужно разработать свою форму путевого листа?

Департаментом налоговой и таможенной политики Министерства финансов РФ в письме 03-03-04/2/23 от 03.02.2006 г. сказано, что утвержденная Постановлением 78 форма путевого листа распространяется на юридические лица любых форм собственности, не важно государственный или частные, которые осуществляют деятельность по эксплуатации транспортных средств и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. 

Организации же, не осуществляющие деятельности по эксплуатации транспортных средств, в том числе автономные, казенные и бюджетные могут использовать другую форму путевого листа, либо же разработать свою форму, в которой должны быть отражены все реквизиты, утвержденные пунктом 2 статьи 9 Закона 129-ФЗ.

Какие же ошибки наиболее часто встречаются при оформлении путевых листов? 

Первой и самой часто встречающейся ошибкой является несоблюдение сроков, на которые оформлен путевой лист. Естественно, многим водителям вовсе не хочется оформлять путевой лист каждый день, а делать это с как можно более редкой периодичностью. Более того, между различными контролирующими органами возникают разногласия касаемо вопроса – нужно ли оформлять путевые листы ежедневно или же можно составлять например раз в неделю или раз в месяц. На наш взгляд все же по возможности нужно ежедневно оформлять путевые листы, за исключением случаев, когда служебное задание водителя не укладывается в этот срок (например служебная командировка с использованием служебного автомобиля).

Некорректное заполнение основных реквизитов путевого листа так-же может стать причиной частых конфликтов учреждения с контролирующими органами. Очень часто обходятся вниманием например такие реквизиты как время выезда и время возвращения водителя, а ведь путевой лист кроме факта расхода ГСМ еще и показывает факт работы самого водителя. 

Ну и раз у нас разговор идет о прядке списания ГСМ на основании оформленного путевого листа, то нельзя не уделить внимание разделу документа, в котором отражается факт расхода горючего. На правильность заполнения этого раздела бухгалтерам следует уделить особое внимание. Рассмотрим этот момент немного подробнее.

Количество бензина при заправке должно строго соответствовать количеству бензина в чеке ККМ от АЗС. И если с чеке указано что водитель приобрел 6,129 литров ГСМ, то в путевом листе обязательно должна быть указана именно эта цифра. Никакие округления не допускаются. Это же правило касается и указания расхода бензина по норме. Не нужно округлять. Это, безусловно, удобно, но на деле приводит к тому, что путевой лист оказывается неправильно заполненным и соответственно в учете неправильно отразится факт расхода ГСМ со всеми вытекающими последствиями.

Еще одной часто распространенной ошибкой заполнения путевого листа является несвоевременное применение летних и зимних коэффициентов расхода топлива. Так, например водитель может попросту по привычке указать зимний коэффициент расхода, тогда как в это время года зимний коэффициент уже не действует. 

Как правило, показатели расхода фактического и расхода по норме в путевых листах одинаковы. Но, как же списывать ГСМ если это не так? В случае, если расход по норме больше фактического расхода списание бензина должно происходить по фактическому расходу, если же фактический расход превышает норму, то списываем ГСМ по норме.

При заполнении обратной стороны путевого листа одной из повсеместно встречающихся ошибок является то, что водитель не указывает конкретные пункты назначения, с указанием по возможности адреса, а пишет например просто “Поездки по городу”, или нечто похожее. Такую ошибку водителя контролирующие органы однозначно запишут в нарушения, поскольку по таким записям неясно, была ли машина использована именно в служебных целях. 

Естественно, это далеко не полный список возможных ошибок при заполнении путевых листов, а лишь перечень ошибок, наиболее часто встречающихся в учреждениях. 

Списание ГСМ на основании путевых листов вовсе необязательно делать ежедневно и на основании каждого путевого листа. Думаю достаточно, если списание ГСМ для целей бухгалтерского, а атак-же налогового учета будет производиться раз в месяц.

Многие бухгалтера пытаются привязать периодичность списания ГСМ к периодичности сдачи водителями авансовых отчетов. На мой взгляд, это связано с некорректным пониманием  такого первичного документа как авансовый отчет.  Авансовый отчет подтверждает лишь факт расхода денежных средств  (в нашем случае факт приобретения ГСМ), но никоим образом не подтверждает факт расхода этого ГСМ, несмотря на то, водители сдают авансовый отчет вместе с путевыми листами. 

Одновременно с бухгалтерским учетом факт списания ГСМ отражается и в налоговом учете учреждения. 

В конфигурации 1С БГУ 1.0 для целей отражения факта списания ГСМ служит документ “Списание материалов”. Этот документ можно создать и провести, зайдя в меню “Материальные запасы – Выбытие – Списание материалов “.

Кроме того, существуют и специализированные программные продукты на базе 1С :БГУ для более детального учета горюче-смазочных материалов, пробега автомобилей, а так-же оформления и печати путевых листов в бюджетных и казенных учреждениях. Более подробно об этих программных продуктах мы поговорим в одной из следующих статей.

www.1c-bgu.ru

Образец акта на списание ГСМ

Сегодня почти все без исключения активы, различного рода имущество должны соответствующим образом списываться по истечении срока полезного использования, срока годности.

Одним из обязательных условий осуществления подобной процедуры является необходимость составления специальной документации.

В первую очередь это приказ на списание, а также специальный акт. Касаются подобные правила также и горюче-смазочных материалов.

Они имеют различные свойства, именно в зависимости от них устанавливается срок годности, полезного использования. Стоит заранее ознакомиться с основными свойствами, особенностями использования.

Формат данного акта в законодательстве не установлен, может быть разработан специально для списания ГСМ. Все нюансы освещены в законодательстве, разобрать их стоит заранее.

Существует множество самых разных нюансов, связанных с использованием всевозможных расходных материалов. Именно к таковым сегодня и относятся горюче-смазочные.

Очень важный вопрос – процесс списания ГСМ. Для выполнения подобной процедуры необходимо соблюдение определенного алгоритма, составление специальных документов.

К таковым документам сегодня относятся приказ на списание, о формировании специальной комиссии и акт на списание.

В то же время процесс осуществления списания ГСМ часто сильно упрощается. Многие организации составляют сразу общий приказ на один большой объем различных горюче-смазочных материалов.

К основным вопросам, рассмотреть которые по возможности стоит заранее, относятся:

• что нужно знать;
• назначение документа;
• действующие нормативы.

Что нужно знать

Чтобы избежать ошибок при составлении специальных документов необходимо будет заранее рассмотреть некоторые основные понятия.

Это позволит упростить рассмотрение специальных законодательных норм, которые регулируют процесс списания, а также составление самого акта на списание ГСМ.

Рассматриваемого типа материалы являются достаточно специфическими. Обычно под данным термином подразумевается следующее:

• бензин;
• природный газ;
• дизельное топливо;
• сжиженный нефтяной газ;
• масла всевозможного типа (специальное, трансмиссионное, пластинчатые, другое).

Также следует помнить, что помимо приказа и самого акта на списание необходимо будет в обязательном порядке составление путевого листа.

Данный документ позволяет установить документально суммарный пробег автомобиля и отразить его в отчетности. Именно на основании данного пробега определяется количество израсходованного бензина, другого топлива или же смазочных материалов.

Назначение документа

Сегодня акт списания ГСМ дает возможность одновременно решить большое количество самых разных задач.

В первую очередь к таковым относится следующее:

Данный документ является бумагой строгой отчетности. Именно на основании неё осуществляется проверка законности списания различных ГСМ.

Подобное в обязательном порядке проверяется специальными контролирующими органами – Федеральной налоговой службой РФ.

Важно помнить, что нередко подобные акты используются для списания денежных средств незаконным образом. Потому ФНС уделяет этому моменту пристальное внимание.

В случае обнаружения ошибок при составлении документации, ведении отчетности возможно наложение достаточно существенных штрафов.

Образец акта дефектовки оборудования, читайте здесь.

Законодательно установлена мера наказания в таком случае. По возможности стоит заранее ознакомиться с данными нормативно-правовыми бумагами. Это позволит избежать множества различных затруднений в дальнейшем.

Действующие нормативы

Количество законодательных норм, связанных с процессом списания различного рода материальных ценностей, в том числе ГСМ, достаточно велико.

Наиболее существенным нормативным актом, на который стоит в первую очередь ориентироваться, является Приказ Минфина РФ №162н от 06.12.10 г.

Он включает в себя разделы:

Именно на этот нормативно-правовой документ следует ориентироваться в первую очередь. Также необходимо помнить о нормативах, которые устанавливают учетную политику на конкретном предприятии.

Фактически, именно с упором на это необходимо составлять акты рассматриваемого типа. При этом важно помнить, что стандартный формат документа этого вида попросту не устанавливается в законодательстве.

Потому на каждом предприятии возможно оформлять его «по своему». В то же время существует перечень обязательных к размещению таким образом пунктов.

Их отсутствие может послужить причиной возникновения самых разных затруднений. В первую очередь именно с контролирующими органами – Федеральной налоговой службой РФ.

Не менее важным документом является Федеральный закон №402-ФЗ от 06.12.11 г.

В нем обозначены определенные условия хранения, составления и ведения актов этого вида. Обязательные для рассмотрения статьи:

Существует достаточно большое количество нюансов самого разного типа. Перечисляются они в законодательных нормах.

Внимательное рассмотрение нормативных документов позволяет разрешить большое количество самых разных задач. В первую очередь – избежать допущения ошибок при составлении документации этого типа.

Сам процесс составления рассматриваемого типа акта имеет большое количество самых разных нюансов и особенностей. Со всеми ними стоит разобраться заблаговременно.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно, относятся следующие:

• порядок составления;
• если по бензину;
• другое топливо;
• образец составления акта списания ГСМ.

Порядок составления

Формирование документа этого типа осуществляется при соблюдении определенного алгоритма. Он включает в себя:

Каждый этап важен, имеет некоторые особенности, нюансы. Например, составление приказа должно осуществляться за подписью исполнительного органа предприятия, главного бухгалтера.

Причем вне зависимости от сумм, которые фигурируют в рассматриваемом типе акта. Документ будет действителен только лишь при наличии соответствующих подтверждающих подписей.

Комиссия должна состоять не менее чем из 2 человек. Один из них должен являться председателем. Каких-либо особых требований к членам комиссии не предъявляется в рассматриваемом случае.

Но если будет проводиться списание не канцелярских товаров, а какой-либо более существенной или же дорогостоящей продукции, то члены комиссии должны иметь соответствующую компетенцию.

В противном случае акт списания может быть признан недействительным. Приказ на списание также должны быть составлен в соответствии с определенными законодательными нормами.

В противном случае будут иметь место какие-либо сложности. В первую очередь это касается именно законности подобной процедуры.

Приказ и акт должны быть составлены в соответствии с основными требованиями нормативных документов. В противном случае могут возникнуть какие-либо сложности с ФНС при проведении проверки.

Если по бензину

При осуществлении составления акт по бензину обязательно учитывается средний расход топлива на каждые 100 км пути, а также множество других факторов.

Алгоритм расчета может учитывать износ автомобиля, так как в зависимости от этого устанавливается определенного типа расход топлива. Аналогичным образом обстоит дело с газом и другим топливом.

Другое топливо

Нередко на всевозможных коммерческих транспортных средствах используется не только бензин, но и более бюджетные варианты топлива. Это может быть газ, дизель.

Особенностью расчетов подобного рода является более низкий расход на каждые 100 км пути. Также важно помнить о невысокой ценней каждого литра подобного топлива. Этот момент также обязательно учитывается при расчетах.

Образец акта списания ГСМ

Образец акт списания бензина на газонокосилку, а также на различного рода другую технику, применяемую в таком случае, можно без труда найти в интернете.

Стоит использовать правильно составленный образец. Так можно будет избежать допущения типичных ошибок.

Составление документации подобного рода имеет большое количество самых разных нюансов. В то же время существенных затруднений это обычно не вызывает.

buhonline24.ru

образец заполнения бланка, порядок составления и нормы расхода

Любая организация для осуществления своей хозяйственной деятельности несет затраты на закупку топлива со своих доходов. Эти затраты включаются в перечень налоговых расходов.

Если расход ресурса соответствует тем нормам, которые установлены государством, то на них не начисляется НДС.

Содержание статьи

Зачем нужен такой документ

По актам на списание производится постоянный контроль расхода топлива внутри организации. Эти акты, которые составляются на основе документов о расходе горючего при выполнении работ, после заполнения сдаются в бухгалтерию и хранятся там, так как служат обоснованием одного из видов затрат на ведение хозяйственной деятельности перед налоговой инспекцией.

Горюче-смазочными материалами считаются дизельное топливо, бензин, природный газ, иные виды топлива, моторное масло и специальные смазочные материалы.

Документы по расходу ресурсов составляются на каждую единицу транспортных средств, тракторов, погрузчиков и других механизмов, расходующих топливо и смазку.

Их составление регламентируется внутренними документами организации, и они могут составляться ежедневно, еженедельно или ежемесячно в зависимости от режима работы конкретного механизма или транспортного средства.

Перечень механизмов, расходующих ГСМ

Каждая организация для корректного обоснования своих расходов на хозяйственную деятельность должна иметь перечень механизмов и транспортных средств, которые расходуют горючее и смазочные материалы. Это могут быть:

• грузовые и легковые автомобили (в том числе арендованные), автобусы;
• краны на автомобильных и тракторных шасси;
• погрузчики с ДВС;
• трактора и грейдеры;
• автономные газовые, дизельные и бензиновые генераторы;
• обогревательные приборы, работающие на бензине, дизеле, природном газе и других видах органического топлива;
• бензопилы, газонокосилки и прочее.

Базовые нормы расхода

Базовые нормы расхода ресурсов техникой, которая имеется в организации, разрабатывает главный инженер и главные специалисты в соответствии с техническими характеристиками конкретной единицы и ее износом:

• Для легковых и грузовых автомобилей базовая норма расхода горючего и масла ставится в соответствие с пробегом.
• Для обрабатывающих землю механизмов (в основном — тракторов) расход ставится в зависимость от выполняемых работ.
• Для автономных электрогенераторов – от вырабатываемой электроэнергии.
• Для обогревательных приборов – от выработанной тепловой энергии или поддержания установленных показателей микроклимата при определенных погодных условиях.

О том, как производится списание горючих материалов в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Составление документа

В идеале, акт о списании ежемесячно составляется в произвольной форме на каждую единицу техники или устройства, расходующих горючие и смазочные материалы.

Обычно его составляет бухгалтер, лицо, работающее на конкретном механизме, и специалист, разработавший базовые нормативы расхода. Акт имеет силу правового и финансового документа только при наличии на нем подписей составивших его лиц и руководителя организации, его утвердившего.

Что в нем следует указать?

В документе должны быть указаны:

• Дата составления.
• Фамилии и инициалы лиц, составивших документ.
• Фамилия и инициалы руководителя, его утвердившего.
• Название механизма (для автомобилей указывается также государственный номер), на который составляется акт.
• Инвентарный номер.
• Вид работы.
• Базовый норматив расхода в соответствующих единицах (кг/га, л/км, кг/час, кг/КВт х час).
• Фактическая выработка механизмом за прошедший месяц в соответствующих единицах (га, км, час, КВт х час).
• Уточняющие коэффициенты, которые отражают условия, в которых работал механизм.
• Средневзвешенная цена ресурса за прошедший месяц.
• Стоимость израсходованных материалов.

В уточняющих коэффициентах выражаются климатические условия, тяжесть обрабатываемого грунта трактором, загруженность грузовика, частота остановок автобуса, затраты на непродуктивный прогрев механизма и многое другое.

znaydelo.ru