Типичные ошибки при заполнении путевых листов

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или
собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат
служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того,
является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не
надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и
значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не
один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его
заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера —
добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии
со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распространенные из них.

Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных
реквизитов не допускается.

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности
водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность
оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных
документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о
том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время
не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать
обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с
подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где
водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому
без этих данных в путевом листе не обойтись. Если время не проставлено, то
возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого

листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько
литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и
израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному
листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не
предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек,
который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.

Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива
автомобиля. Несмотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не
идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.

Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно,
т. к. указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город,
улицу, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования

позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания
счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не
следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области».
Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе
либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

Ошибка 6. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для
каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в
междугороднем сообщении.

Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указ гаражный номер автомобиля, что
осложняет автоматизированный учет его работы.

Ошибка 9. В соответствующих строках медицинский работник подписью и личным

штампом не удостоверил возможность допуска водителя по

Путевые листы по-новому

Путевой лист – это транспортный документ, которым оформляется использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза или пассажиров (абз. 2 части первой, часть вто­рая ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-3 «Об автомобильном транспорте и автомо­бильных перевозках»).

 

Важное в статье:

1. Путевой лист и необходимость его использования
2. Разработка собственной формы путевого листа
3. Внесение исправлений в данные путевых листов
4. Сроки хранения путевых листов

 

 

1. Путевой лист и необходимость его использования

 

Обязательное использование путевых листов на территории Беларуси отменено с 26 февраля 2018 г. (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»; далее – Декрет № 7).

Важно! Факт использования автомобилей организации и соответствую­щего расхода топлива должен быть под­твержден документально. Это необходимо в т.ч. для целей налогообложения прибыли организации, так как важно подтвердить производ­ственный характер использования автомобилей.

Каждая хозяйственная операция оформляется первичным учет­ным документом (далее – ПУД) (Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском уче­те и отчетности»; далее – Закон № 57-З).

Путевые листы и ранее не содержали стои­мостных показателей израсходованного топлива и не являлись ПУД для спи­сания топлива на затраты. Основанием для списания горюче-­смазочных средств (далее – ГСМ) на за­траты производства могут служить накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчет­ный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путе­выми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ве­дущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструк­ции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).

Данные документы должны со­держать обязательные реквизиты, преду­смотренные ст. 10 Закона № 57-З. Разработанные организацией для при­менения формы ПУД вклю­чаются в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

Таким образом, для целей бухгалтерского и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомо­биля, которые при необходимости используют для со­ставления ПУД, на основании которого списывают стоимость топлива на затраты.

Таким документом может быть путевой лист. Его составляют по ра­нее утвержденным формам либо организации могут самостоятельно разработать и утвердить формы путевых листов.

 

2. Разработка собственной формы путевого листа

 

Как уже говорилось выше организация может разработать форму путевого листа и правила его оформления. При создании формы путевого листа и правил его оформления следует определить круг сведений, которые будут в нем фиксироваться.

В документе целесообразно предусмотреть следующее:

• время выезда и возвращение автомобиля,
• показания спидометра,
• пробег,
•  движение топлива,
• информацию оисправности автомобиля,
•  допуск воителя к управлению,
• принятие и сдача автомобиля водителем,
• иные необходимые организации сведения.

Данные о показаниях спидометра при выезде и по возвращении в путевом листе являются обязательными так как на их основании производится расчет затрат на ГСМ.

Нормы расхода топлива легковым автомобилем устанавливают на 100 км пробега. Учет норм топлива организация ведет в литрах с точностью два знака после запятой.

Расход топлива при его оперативном учете обычно рассчитывается как разность между остатками топлива в баке автомобиля на начало и конец дня плюс количество заправленного топлива.

Стоимость топлива, израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, списывается в бухучете в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 в зависимости от направления использования этих транспортных средств.

Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм. Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.

 Степень детализации маршрута следования в путевом листе организация определяет самостоятельно с учетом потребности в такой информации.

Путевой лист легкового автомобиля может заполняться один за календарный месяц (неделю, декаду) с детализацией информации в разрезе дней или на каждый день отдельный.

Разработанная форма путевого листа и правил его заполнения утверждается руководителем организации.

 

 

3. Внесение исправлений в данные путевых листов

 

С учетом того что путевые листы не являются ПУД, поскольку не содержат всех необходимых реквизитов для признания их ПУД, а также не являются бланками строгой отчетности, важно знать, как правильно вносить в них исправления.

ПУД для списания топлива составляются на основании путевых листов, поэтому вносить исправления в данные путевых листов нужно так же, как в данные ПУД.

Справочно: порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением ПУД, формы которых утверждает Нацбанком) определяется Минфином Республики Беларусь (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Такой порядок определен, например, для бланков строгой отчетности. Им же целесообразно руководствоваться и при внесении исправлений в ПУД, не являющиеся бланками строгой отчетности, по которым законодательством не определен порядок внесения исправлений. А в нашем случае – и для путевых листов.

Ошибочные записи исправляются методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

 Ошибочные записи исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, производит оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18. 12.2008 № 196).

 

4. Сроки хранения путевых листов

 

Путевые листы и журналы учета путевых листов имеют сроки хранения, оговоренные в гл. 47 «Транспортное обслуживание» перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 

См. таблицу сроков хранения путевых листов в журнале GB.BY Срок хранения путевых листов

 

Читайте статьи по этой теме:

Товарно-транспортные накладные

Почти все государственные и коммерческие организации имеют транспорт или арендуют его, а водитель должен иметь накладную, если он перевозит грузы.

Учет труда водителей является задачей хозяйственной деятельности предприятия. , смазочные материалы, место отправления и прибытия машины, наименование груза и другие сведения должны быть зафиксированы в отчетных документах.

Основным документом в дороге является путевой лист автомобиля.

Для водителей-дальнобойщиков путевой лист является документом строгой отчетности. Бланк изготавливается по заказу министерств, ведомств и предприятий из бумаги с типографской нумерацией в необходимом количестве для обеспечения нужд организаций.

• форма 4-С (сдельная) применяется для выполнения работ транспорта по сдельным расценкам по Единому тарифу;
• форма N 4-р – на грузовой автомобиль с повременной оплатой;
• форма № ПГ-1 (Приказ Минтранса России от 30.06.2000 № 68) – для перевозки предпринимателя.

Тип Интерсити (форма 4) используется для перевозки на дальние расстояния. При этом лист имеет красную полосу на лицевой стороне с соответствующей типографской надписью «междугородние перевозки».

Оплата международных перевозок осуществляется в соответствии с установленными транспортными уставами и в соответствии с утвержденными постановлениями правительства.

Бухгалтерия выписывает водителю один экземпляр накладной. Информация о весе груза и номер накладной. Кроме того, в его бланке есть 2 отрывных талона, в которые заказчик вносит информацию. Эти ваучеры позже передаются клиенту вместе со счетом в качестве доказательства того, что работа была завершена.

Отрывной талон используется как приложение к путевому листу и необходим для выставления счета на оплату транспортных услуг.

Клиент вводит дату выдачи и номер в соответствующие графы. В талоне также отражается наименование организации, на транспорте которой перевозится груз, марки и номерные знаки автомобилей и прицепов (при их наличии).

Иногда бухгалтеры упрощают ведение путевых листов (не вносят). Такая ситуация характерна для небольших организаций.

В Постановлении Госкомстата России № 78 путевой лист должен быть заполнен диспетчером, начальником участка или начальником гаража. Либо организация уполномочивает бухгалтера утвержденным приказом руководства.

Строка «Автомобиль» отражает марку, государственный номер, тип автомобиля, его гаражный номер. В строке «Водитель» запишите фамилию, инициалы, номер служебного удостоверения, класс водителя. В «Табельном номере» — номер, присвоенный водителю в автофирме.

В строке «Колонна, бригада» отражаются номера колонны, бригады, в состав которых входит водитель и автомобиль. В графе «Сопровождающие лица» запишите фамилии лиц, их инициалы (грузчики, экспедитор, стажер).

Форма 4-р содержит раздел «Поручение водителю». В 16-й графе «В чьем распоряжении» (разовый заказ клиента) диспетчер записывает адрес, наименование предприятия, на которое прибывает грузовик. Строки №18 и №17 содержат информацию о времени отправления/прибытия (по плану). Вписывается в столбец №19, а количество рейсов – в № 20.

В строке “Заказчик” – наименование принимающей организации, фамилия с инициалами лица, ответственного за прием транспорта.

В графе «Время» отображаются часы и минуты прибытия/убытия транспортных средств. “Спидометр” – показания счетчика на момент заезда/отъезда. В графе «Количество поездок» указывается количество совершенных поездок.

Строка “Печать и подпись клиента” заполняется заказчиком. Его информация подтверждает правильность деталей. В графе “Выполнение задания” – информация о маршрутах транспорта – куда и откуда поездка. Информация подтверждается подписью клиента.

В строке «Режим работы» отражается код или режим работы (командировка, по будням, сводный, работа в выходной или праздничный день, работа по графику, вне графика).

Графа 22 «Расстояние» – расстояние перевозки груза по карте или по данным дорожных органов, по спидометру автомобиля (в сезон), зафиксированное в акте предприятия. В графе №23 «Транспортные тонны» – количество груза, необходимое для заказчика.

Для легкового автомобиля

Бланки для легкового автомобиля:

• Накладная. Форма № 3, (Постановление Госкомстата № 78 от 28.11.97),
• Форма № ПГ – 1,
• Товарно-транспортная накладная (ТТН).

При выпуске автомобиля в рейс организация обязана выдать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск автомобиля без заполненного бланка утвержденного образца категорически запрещен.

Заполнение путевых листов по форме № ПГ-1

Строка/Раздел
“Транспортная накладная”	Номер уч. Дата (день, месяц, год).
Раздел «Предприниматель»	Сведения о предпринимателе: ФИО, домашний адрес, телефон.
«Водитель», «Номер водительского удостоверения»	Фамилии и инициалы водителей, номера водительских удостоверений.
Строки, идентифицирующие транспортное средство	Марка транспортного средства, прицеп, регистрационные номера.
«… допущен к управлению»	Подпись работника, проведшего предрейсовый медицинский осмотр и допущенного к управлению транспортными средствами.
«Машина… исправна. Выезд разрешен»	Подпись лица, ответственного за проведение предрейсового осмотра.
«Отправление» и «Возвращение»	Дата и время в часах и минутах, показания спидометра на выходе/возврате ТС.
Раздел I	Оказание услуг в течение смены.
Раздел II	Заполняется Предпринимателем по результатам за период действия путевого листа.
«Результаты использования грузового автомобиля»	Суммарный пробег автотранспорта, время в работе за вычетом времени обеда/отдыха водителя, объем перевезенных грузов (общее количество грузов), перевезенных по данной накладной за весь время работы.
“Спецзнаки”	Фиксация проверок, проводимых сотрудниками РТИ, сотрудниками полиции.

Упрощенная неточная информация влечет за собой проблемы. Документацию проверяют налоговые органы, и чаще всего на пути следования машины стоят посты ГИБДД.

Водитель должен иметь при себе отчетный документ и предъявлять его сотруднику ГИБДД для проверки по требованию.

За отсутствие путевого листа налагается административный штраф.

Контроль показаний спидометра – журнал Jp

| Практическое руководство – Трансмиссия

Коррекция спидометра стала проще

Потерпите, пока я жалуюсь, как маленькая девочка, у которой слишком тесные туфли. Мне надоело отвечать на одно и то же: «Почему мой спидометр не регистрируется правильно, так как я поменял размеры шин?» вопрос снова и снова каждую неделю. Вот, я сказал это. Назовите меня нытиком, назовите меня элитой или называйте меня как хотите. Просто пообещай, что прочитаешь эту историю и придумаешь какой-нибудь другой вопрос, на который я буду отвечать сотни раз. Мне нужно немного разнообразия.

Ваши показания спидометра основаны на простой арифметике. Двигатель вращается столько-то оборотов в минуту, что выходной вал трансмиссии вращается столько-то раз, и так далее вплоть до Т-образного картера, осевого венца и шин. Изменение диаметра шин или зубчатых колес и шестерен изменяет не только скорость вращения других компонентов трансмиссии, но и соотношение, в котором они вращаются по отношению друг к другу. Простая формула, которой вы можете манипулировать, чтобы увидеть, как все это работает вместе:

3 90683 9068

	Ос -передаточный обчисление
RPM -rpm =	XPH x 336 x Transmission Final Drive
	Диаметр шины
9068	Диаметр шины
9068	Диаметр шины
Диаметр шины
. потому что шины должны сделать меньше оборотов, чтобы преодолеть то же расстояние. Измените численно более высокое передаточное отношение, и ваш спидометр будет регистрироваться быстрее, потому что требуется больше оборотов двигателя и выходного вала, чтобы пройти ту же землю. Процент, при котором обороты двигателя на данной скорости зависят от переключения шин или передачи, равен проценту, при котором зависит ваш спидометр. Поэтому, когда вы меняете одну часть уравнения, вы должны скорректировать другие части, чтобы они совпадали. Вот как это сделать, независимо от того, какой тип привода спидометра установлен на вашем джипе. Если вы собираетесь использовать переходник спидометра, вот хорошая формула для определения наиболее близкого передаточного отношения: число оборотов на милю x передаточное число заднего моста

Примечание 1. Чтобы определить номер ведущей шестерни спидометра, разделите количество зубьев на ведущей и ведомой шестернях спидометра (например, ведущая шестерня спидометра с 10 зубьями и шестерня спидометра с 27 зубьями). ведомая шестерня спидометра = 27, деленное на 10; номер ведущей шестерни спидометра = 2,7).

Note 2: To find your tire revolutions per mile, check your tire manufacturer’s Web site or use:

5,280

tire diameter x 3. 14

12

If you’ve у вас есть более современный спидометр, просто посмотрите на эту таблицу для вашего комбо или подойдите как можно ближе к нему.

Диаметр шины (измеряется в дюймах) Передаточное число зубчатого венца и шестерни

92069 33 4 30068

	35 дюймов	33″	32″	31″	30″
4.56	35	36	37	37	38
4.10	33	34	35	36	37
3,73	31	32	32	3.55	30	31	31	32	33
3.07	26	26	27	27	NA

Trending Pages

• 2022 SEMA Шоу в прямом эфире с Дэйвом Киндигом и Кевдоггом: эпизод 254 подкаста The Truck Show

• 1000+ HP HurriCrate I-6: эпизод 255 подкаста The Truck Show

• Объявление победителей конкурса MotorTrend Software-Defined Vehicle Innovator Awards!

• .